Wer heute in einem Bürojob arbeitet, kommt in der Regel nicht an Online-Meetings vorbei. In den letzten Jahren sind sie in vielen Berufen zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden, da sie standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen. Doch nach und nach kommen auch Nachteile dieses Meetingformats zum Vorschein. Zudem sind digitale Meetings oft anstrengender als solche, die in Präsenz stattfinden. Wie können Unternehmen dem entgegenwirken? Mit Gamification! Was nach großem Spaß klingt, ist auch einer. Und die Meetingteilnehmenden können zudem davon profitieren.

Ganz so dramatisch wie zwischenzeitlich während der Coronapandemie gedacht, hat sich die Arbeitswelt dann doch nicht verändert. So arbeitete 2022 beispielsweise zwar jeder vierte Erwerbstätige (24 Prozent) in Deutschland im Homeoffice, aber nicht einmal jeder Zehnte (sieben Prozent) täglich (DeStatis, 2023). Das heißt, das Büro im Unternehmen wird weiterhin rege genutzt. In der Praxis führt aber schon das gelegentliche Arbeiten in den eigenen vier Wänden dazu, dass die Anzahl an Online-Meetings für viele Arbeitnehmende enorm zugenommen hat. Denn es kann immer sein, dass ein Kollege am Tag des Meetings zu Hause ist – oder auch unterwegs. Gleichzeitig haben sich Meetings über Zoom, Microsoft Teams oder andere Softwarelösungen vielerorts auch für Termine mit Externen wie Kunden, Partnern oder Lieferanten durchgesetzt.

Ermüdende Videokonferenzen: Warum sind sie ein Problem?

Doch bei aller Flexibilität, die durch Videokonferenztools entsteht, gibt es natürlich auch Nachteile. So ist der Reiz für die Teilnehmenden oft groß, nebenbei andere Aufgaben zu erledigen, etwa zu lesen oder E-Mails zu schreiben. Auch kann es manchen Arbeitnehmer:innen schwerer fallen, im Online-Meeting das Wort zu ergreifen, da es häufig passiert, dass mehrere Teilnehmende gleichzeitig sprechen.

Eine große Herausforderung ist die allgemeine Ermüdung durch Videokonferenzen – die sogenannte „Zoom-Fatigue“. Denn häufige virtuelle Meetings führen oft zu Stress und mentaler Belastung. Von diesem Phänomen können alle Arbeitnehmenden betroffen sein, wobei Forscher der Stanford-Universität schon im Jahr 2021 in einer Studie herausfanden, dass die Ausprägung nicht nur nach Geschlecht, sondern auch nach Alter unterschiedlich ist (SSRN, 2021). Demnach sind Frauen stärker von Zoom-Fatigue betroffen als Männer sowie – womöglich entgegen der Erwartung – jüngere Arbeitnehmer:innen stärker als ältere.

Für Unternehmen kann dies schnell zum Problem werden, wenn sich die häufigen Videokonferenzen auf die körperliche und geistige Gesundheit ihrer Mitarbeitenden auswirken. Das kann sich durch Konzentrationsschwierigkeiten, Ungeduld und eine erhöhte Reizbarkeit bemerkbar machen. Auch Kopfschmerzen, Rückenschmerzen und Sehstörungen sind mögliche Symptome, die zu einer verringerten Produktivität und vermehrten Krankschreibungen führen.

(Mehr) Spaß sorgt für Motivation und Engagement

Gerade da Online-Meetings inzwischen ein fester Bestandteil der Arbeitskultur sind, müssen Unternehmen Wege finden, die dadurch entstehenden Belastungen zu reduzieren. Eine Möglichkeit ist sicherlich, ihre Mitarbeitenden zu motivieren, weniger Meetings durchzuführen. Nicht immer braucht es einen eigenständigen Termin, stattdessen könnte oftmals schon eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen ausreichen.

Aber auch die Meetings selbst können verändert werden, um sie angenehmer zu gestalten und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu erhöhen. Dies gelingt beispielsweise durch Gamification. Hierbei werden spielerische Elemente oder Vorgänge in einen Kontext eingebaut, in dem diese ursprünglich nicht vorkommen. Das Ziel ist dabei vor allem, den Spaß und den freundschaftlichen Wettbewerb zu erhöhen und dadurch die Motivation und das Engagement der teilnehmenden Personen zu steigern.

5 Tipps für ansprechendere Meetings

Doch wie genau lassen sich Gamification-Elemente in Meetings einbauen? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nach Sinn und Zweck der Meetings:

1. Persönlicher Check-in: Am Anfang eines Meetings kann es sinnvoll sein, die Stimmung des Teams zu ergründen. Aber nicht alle möchten unbedingt ihre Gefühlswelt mit den Kolleg:innen teilen. Eine kurze anonyme Umfrage oder die Möglichkeit, Worte einzutippen, aus denen sich dann eine Wortwolke bildet, kann Meeting- und Teamleiter:innen helfen, die Stimmung zu erfassen. Elemente wie diese können ganz einfach im Vorhinein mit Online-Plattformen vorbereitet und anschließend während des Meetings von den Teilnehmenden per Link oder QR-Code aufgerufen werden.
2. Thema-Check: Wortwolken können aber auch genutzt werden, um weitere Gedanken der Teilnehmenden zu erfahren, beispielsweise zum Thema des Meetings. Dies bietet sich etwa an, wenn es um die Wahrnehmung interner Prozesse geht, den Außenauftritt des Unternehmens oder die Entwicklung eines neuen Produkts. So kann die Person, die die Gastgeber-Rolle innehat, lernen, welche Wörter den Teilnehmern als Erstes einfallen, und diese Erkenntnisse in das Meeting einfließen lassen.
3. Lernerfolge überprüfen: Vor allem in Trainingssessions, aber auch in anderen Videocalls bietet es sich an, mithilfe von (Multiple-Choice-)Quizfragen die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu erhöhen. Dafür sollte die moderierende Person am Anfang des Meetings erwähnen, dass sie zwischendurch Fragen stellen wird. Diese können entweder einfach Teil der Präsentation sein oder durch spezielle Tools, Apps und Online-Plattformen eingebunden werden. Letzteres ermöglicht auch, die teilnehmende Person mit den meisten richtigen Antworten zu küren und ihr gegebenenfalls eine Belohnung zukommen zu lassen – was den Mitmacheffekt erhöht.
4. Interaktion durch Fragen: Die Moderation kann die Teilnehmenden die Antwort auf eine Frage zudem zunächst raten lassen, bevor sie die richtige Antwort verrät. Dafür sind Brainstorming-Tools ideal, mit denen die Teilnehmenden – anonym oder mit Namen – ihre Ideen beispielsweise zu einer Statistik, einem neuen Produkt oder einem Kunden aufschreiben können.
5. Allen Stimmen im Brainstorming Raum geben: Überhaupt sind digitale Lösungen für Brainstormings sehr gut geeignet, weil im mündlichen Diskurs in Videokonferenzen oft unabsichtlich durcheinandergeredet wird. Manche Teilnehmende mögen es nicht, sich in einer solchen Runde zu äußern. Anwendungen, mit denen Ideen schriftlich geteilt und von der Moderation eingeordnet und nacheinander besprochen werden können, bringen daher mehr Ordnung und Beteiligung in Brainstormings.

Darüber hinaus sollten Unternehmen überlegen, ob sie grundsätzliche Anreize für die aktive Teilnahme an Meetings schaffen. Die Mitarbeitenden könnten beispielsweise Punkte für Wortmeldungen, richtige Antworten u.Ä. sammeln, die sich ab einer gewissen Zahl in Belohnungen – wie ein kostenloses Mittagessen in der Firmenkantine – eintauschen lassen. Eine Möglichkeit ist z.B. auch, dass die verschiedenen Teams Punkte erhalten und so eine Art “interner Wettbewerb“ entsteht.

Fazit