Kaum eine Organisation führt heute noch all ihre Projekte durchgängig mit klassischer Terminplanung durch oder wickelt diese ausschließlich agil ab. Gemischte Portfolios aus agilen und klassischen Projekten gehören daher heute ebenso zum Alltag wie hybride Programme und Projekte, in denen je nach Teilaufgabe die passende Vorgehensweise gewählt wird. Planforge, vormals ONEPOINT Projects, deckt den Projektlebenszyklus vom Ideenmanagement über Projektanträge, die Planung und Steuerung der Projekte bis hin zum dokumentierten Projektabschluss ab. Dabei positioniert sich die Software als ein Tool, das auf allen Ebenen flexibel ist: Projekte, Programme und Portfolios lassen sich wahlweise agil, klassisch oder hybrid planen und steuern.

Übersicht im hybriden Projektportfolio

Unabhängig von der Methodik, die in einem Projekt verwendet wird, ist für das Portfoliomanagement entscheidend, stets eine zentrale Übersicht über alle Projekte zu haben – sowohl für die Personal- und Finanzplanung als auch, um den strategischen und wirtschaftlichen Nutzen des Portfolios zu beurteilen. Diese Übersicht bietet Planforge auch für hybride Portfolios. Das Planforge-Portfoliomanagement liefert dazu grafische Zusammenfassungen der Projekte als Dashboards (Bild 1).

Um einen Projektantrag für ein neues Projekt zu erstellen, werden zunächst die wichtigsten Stakeholder benannt, anschließend wird das Projekt anhand von Scoring-Modellen bewertet. Das gewährleistet eine systematische Analyse, bevor Projektideen zur genauen Planung oder für die Umsetzung freigegeben werden.

Portfolio-Pipelines regeln das Vorgehen je nach Projekttyp

Welcher Weg zur Bewertung einer Projektidee eingeschlagen wird und welches Phasenmodell dabei zum Einsatz kommt, regeln sogenannte Portfolio-Pipelines (Bild 2). Planforge ermöglicht mehrere Varianten von Pipelines, sodass sich für verschiedene Projekttypen die jeweils passenden Phasenmodelle berücksichtigen lassen. Für die Gesamtübersicht verdichtet die Software diese dann auf ein übergeordnetes Phasenmodell. So kann man zum Beispiel bei technischen Projekten zwei getrennte Phasen für Basis- und Detail-Engineering vorsehen, bei internen IT-Projekten nur eine Konzeptionsphase. In der Gesamtansicht ist es möglich, diese Phasen dann als Planungsphase zusammenzufassen.

Die Freigabe der jeweils nächsten Projektphase regelt ein Workflow, der sich individuell je Projektphase definieren lässt. So kann z.B. die Freigabe einer Projektidee für die Voranalyse anders ablaufen als die endgültige Zustimmung zu einem ausgearbeiteten Projektantrag.

Neue Funktionen im Portfoliomanagement

Top-down-Planung und Integration von OKR

Für das strategische Portfoliomanagement stellen die letzten beiden Versionen wichtige neue Funktionen zur Verfügung. Seit Version 23 unterstützt Planforge mit der "Strategic Management Option" die Top-down-Planung der Projektlandschaft: Strategische Ziele können nun nicht mehr nur für das ganze Unternehmen festgelegt werden, sondern auch für jedes einzelne Portfolio. Außerdem unterstützt Planforge jetzt auch die agile Methode "Objectives and Key Results" (OKR) zur Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Key Results werden mit den Projekten verknüpft, und die Beiträge der Projekte zu den Key Results werden bewertet. Falls ein Projekt zu mehreren Key Results beiträgt, ist auch eine flexible Zuordnung möglich, bei der einzelne Phasen, Arbeitspakete oder Epics des Projekts direkt mit Key Results verknüpft werden. Auch die OKR-Funktion ist hybrid und funktioniert mit agilen wie klassischen Vorgehensweisen gleichermaßen. Planforge verdeutlicht mit dieser Funktion in übersichtlicher Weise, wie die einzelnen Aktivitäten zum großen Ganzen beitragen.

Eigenständiges Ideenmanagement

Wer seine Ideensammlung einen Schritt früher – noch vor der systematischen Bewertung von Projektideen im Portfoliomanagement – beginnen will, dem bietet Version 24 jetzt ein eigenständiges Ideenmanagement an. Das neue Modul "Idea Management Option" behandelt Ideen als unabhängige Planungsobjekte, die alle Beteiligten einreichen und mit nur wenigen Angaben beschreiben können. Anschließend werden diese anhand der für das Portfolio festgelegten Kriterien bewertet. Die Ideen können dann zu neuen Projekten im Portfolio werden oder in Form von Arbeitspaketen oder Epics in neue Projekte einfließen (Bild 3). Dieses Vorgehen bietet ein leichtgewichtiges Vorschlagswesen, bei dem auch mehrere Ideen zusammen in einen Projektantrag münden können.

Zentrale Übersicht über Kosten und Teams

Kosten- und Finanzfunktionen

Die Kosten- und Finanzfunktionen von Planforge unterstützen frei definierbare Kosten- und Erlösarten sowie mehrere Währungen, um die Projektfinanzen zu planen und Projekte zu budgetieren. Die Plan-Daten vergleicht die Software dann später mit den Ist-Daten, die oftmals via Schnittstelle importiert werden. Planforge berücksichtigt dabei Obligos und erlaubt so auch die Übersicht über Kosten, die durch bereits beauftragte, jedoch noch nicht abgeschlossene Leistungen zu erwarten sind.