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Noemi Eberlein
Marketing & Communication Expert
Projekttagebuch | Vorlage Word & Excel
Was ist ein Projekttagebuch?
In einem Projekttagebuch halten Projektmanager:innen chronologisch alle relevanten Ereignisse und Informationen im Zusammenhang mit einem Projekt fest. Als beständiges Arbeitstool dient es dazu, den Verlauf des Projekts transparent zu dokumentieren und wichtige Projektinformationen zu sichern. Das Projekttagebuch kann auch zur Unterstützung des Claim Managements sowie zur Vorbereitung von Retrospektiven und Lessons Learned verwendet werden.
Was sind die Vorteile eines Projekttagebuchs?
- Transparenz: Es schafft Transparenz über den Verlauf eines Projekts, indem es alle Ereignisse und Entscheidungen chronologisch dokumentiert. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, den Projektstatus und die Entwicklungen im Auge zu behalten.
- Wissenssicherung: Ein Projekttagebuch sichert wertvolles Wissen über das Projekt. Wenn Mitglieder das Team verlassen oder Führungskräfte wechseln, bleibt das Projektwissen erhalten und geht nicht verloren.
- Claim Management: Im Fall von Ansprüchen oder rechtlichen Angelegenheiten kann ein gut geführtes Projekttagebuch dazu beitragen, Nachforderungen zu begründen oder abzuweisen. Es dient z.B. als Dokumentation für Vertragsvereinbarungen und Projektereignisse.
- Retrospektiven und Lessons Learned: Das Projekttagebuch bildet die Grundlage für Retrospektiven, bei denen das Projektteam seine Erfahrungen reflektiert. Es hilft auch bei der Identifizierung von Lessons Learned, die für zukünftige Projekte nützlich sind.
- Effizienz: Durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen im Projekttagebuch können Fragen oder Unsicherheiten rasch geklärt werden, was die Effizienz im Projektmanagement steigert.
Projekttagebuch | Vorlage Word & Excel
Was ist ein Projekttagebuch?
In einem Projekttagebuch halten Projektmanager:innen chronologisch alle relevanten Ereignisse und Informationen im Zusammenhang mit einem Projekt fest. Als beständiges Arbeitstool dient es dazu, den Verlauf des Projekts transparent zu dokumentieren und wichtige Projektinformationen zu sichern. Das Projekttagebuch kann auch zur Unterstützung des Claim Managements sowie zur Vorbereitung von Retrospektiven und Lessons Learned verwendet werden.
Was sind die Vorteile eines Projekttagebuchs?
- Transparenz: Es schafft Transparenz über den Verlauf eines Projekts, indem es alle Ereignisse und Entscheidungen chronologisch dokumentiert. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, den Projektstatus und die Entwicklungen im Auge zu behalten.
- Wissenssicherung: Ein Projekttagebuch sichert wertvolles Wissen über das Projekt. Wenn Mitglieder das Team verlassen oder Führungskräfte wechseln, bleibt das Projektwissen erhalten und geht nicht verloren.
- Claim Management: Im Fall von Ansprüchen oder rechtlichen Angelegenheiten kann ein gut geführtes Projekttagebuch dazu beitragen, Nachforderungen zu begründen oder abzuweisen. Es dient z.B. als Dokumentation für Vertragsvereinbarungen und Projektereignisse.
- Retrospektiven und Lessons Learned: Das Projekttagebuch bildet die Grundlage für Retrospektiven, bei denen das Projektteam seine Erfahrungen reflektiert. Es hilft auch bei der Identifizierung von Lessons Learned, die für zukünftige Projekte nützlich sind.
- Effizienz: Durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen im Projekttagebuch können Fragen oder Unsicherheiten rasch geklärt werden, was die Effizienz im Projektmanagement steigert.
Auf einen Blick
Projekttagebuch | Vorlage Word & Excel
Dateiformat
Microsoft Word
Microsoft Excel
Wie führe ich ein Projekttagebuch?
Wie Sie Ihr Projekttagebuch führen, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und den Anforderungen des Projekts ab. Folgendes sollten Sie vorab im Team klären:
- Analog oder digital?
- Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Ihr Projekttagebuch in physischer Form (analog) oder elektronisch (digital) führen möchten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt von Ihrer Präferenz und den Anforderungen des Projekts ab. Mehr dazu lesen Sie im Artikel ""Liebes Projekttagebuch …" – so sichern Sie Erfahrungen im Projekt!" von Noemi Eberlein und Dr. Georg Angermeier.
- Wer ist verantwortlich?
- Entscheiden Sie, ob die Dokumentation allein bei der Projektleitung liegt oder ob sie im Team gemeinsam durchgeführt wird. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile, und die Entscheidung hängt von Ihrer Arbeitsorganisation und den Präferenzen ab.
- Commitment zur Pflege des Tagebuchs
- Damit Ihr Projekttagebuch alle relevanten Informationen zum Projekt enthält, muss dieses regelmäßig aktualisiert werden. Machen Sie sich bzw. Ihrem Team bewusst, wie wichtig diese Aufgabe ist. Denn ein Projekttagebuch braucht kontinuierliche Pflege, damit ein Projektdesaster verhindert werden kann.
Was gehört in ein Projekttagebuch?
- Übersichtsinformationen: Halten Sie am Anfang Ihres Projekttagebuchs wichtige Übersichtsinformationen fest. Das können Kontaktdaten von Stakeholder:innen, der Projektstrukturplan oder andere relevante Rahmendaten sein. So sind diese Informationen leicht zugänglich, und Sie vermeiden zeitraubende Suchen.
- Chronologische Mitschrift: Jeder Eintrag in Ihrem Projekttagebuch sollte bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören folgende Informationen:
- Datum
- Name der eintragenden Person
- Thema oder Anlass des Eintrags
- Art des Eintrags
- Beschreibung der Ereignisse
- Relevante Entscheidungen und Arbeitsaufträge
- Deadline
- Status
- Nachspann (optional): Jedes Projekt endet irgendwann. Dann ist es hilfreich, wenn Sie sich schon während der Projektlaufzeit Anmerkungen zu Lessons Learned sowie für zukünftige Projekte notiert haben. Diese können Sie für die Projektretrospektive oder als Unterstützung für den Projektabschlussbericht verwenden. Außerdem hilft Ihnen eine Checkliste dabei, den Projektabschluss optimal vorzubereiten. Reservieren Sie hierfür die letzten Seiten des Projekttagebuchs.
Weiterführende Artikel, Methoden und Tools
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Projekttagebuch: Häufige Fragen (FAQ)
Was ist ein Projekttagebuch?
In einem Projekttagebuch halten Projektmanager:innen chronologisch alle relevanten Ereignisse und Informationen im Zusammenhang mit einem Projekt fest. Als beständiges Arbeitstool dient es dazu, den Verlauf des Projekts transparent zu dokumentieren und wichtige Projektinformationen zu sichern. Das Projekttagebuch kann auch zur Unterstützung des Claim Managements sowie zur Vorbereitung von Retrospektiven und Lessons Learned verwendet werden. [Weiterlesen]
Wie schreibe ich ein Projekttagebuch?
Wie Sie Ihr Projekttagebuch führen, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und den Anforderungen des Projekts ab. Folgendes sollten Sie vorab im Team klären:
- Analog oder digital?
- Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Ihr Projekttagebuch in physischer Form (analog) oder elektronisch (digital) führen möchten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt von Ihrer Präferenz und den Anforderungen des Projekts ab. Mehr dazu lesen Sie im Artikel ""Liebes Projekttagebuch …" – so sichern Sie Erfahrungen im Projekt!" von Noemi Eberlein und Dr. Georg Angermeier.
- Wer ist verantwortlich?
- Entscheiden Sie, ob die Dokumentation allein bei der Projektleitung liegt oder ob sie im Team gemeinsam durchgeführt wird. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile, und die Entscheidung hängt von Ihrer Arbeitsorganisation und den Präferenzen ab.
- Commitment zur Pflege des Tagebuchs
- Damit Ihr Projekttagebuch alle relevanten Informationen zum Projekt enthält, muss dieses regelmäßig aktualisiert werden. Machen Sie sich bzw. Ihrem Team bewusst, wie wichtig diese Aufgabe ist. Denn ein Projekttagebuch braucht kontinuierliche Pflege, damit ein Projektdesaster verhindert werden kann.
Was gehört in ein Projekttagebuch?
Ein Projekttagebuch besteht aus drei Teilen:
- Übersichtsinformationen: Hier werden am Anfang des Projekttagebuchs wichtige Übersichtsinformationen festgehalten. Das können Kontaktdaten von Stakeholder:innen, der Projektstrukturplan oder andere relevante Rahmendaten sein.
- Chronologische Mitschrift: Jeder Eintrag in Ihrem Projekttagebuch bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören folgende Informationen:
- Datum
- Name der eintragenden Person
- Thema oder Anlass des Eintrags
- Art des Eintrags
- Beschreibung der Ereignisse
- Relevante Entscheidungen und Arbeitsaufträge
- Deadline
- Status
- Nachspann (optional): Jedes Projekt endet irgendwann. Dann sind Anmerkungen zu Lessons Learned sowie für zukünftige Projekte hilfreich. Diese können für die Projektretrospektive oder als Unterstützung für den Projektabschlussbericht verwendet werden. Außerdem eine Checkliste dabei, den Projektabschluss optimal vorzubereiten.
Was sind die Vorteile eines Projekttagebuchs?
- Transparenz: Es schafft Transparenz über den Verlauf eines Projekts, indem es alle Ereignisse und Entscheidungen chronologisch dokumentiert.
- Wissenssicherung: Ein Projekttagebuch sichert wertvolles Wissen über das Projekt.
- Claim Management: Im Fall von Ansprüchen oder rechtlichen Angelegenheiten kann ein gut geführtes Projekttagebuch dazu beitragen, Nachforderungen zu begründen oder abzuweisen.
- Retrospektiven und Lessons Learned: Das Projekttagebuch bildet die Grundlage für Retrospektiven, bei denen das Projektteam seine Erfahrungen reflektiert. Es hilft auch bei der Identifizierung von Lessons Learned, die für zukünftige Projekte nützlich sind.
- Effizienz: Durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen im Projekttagebuch können Fragen oder Unsicherheiten rasch geklärt werden, was die Effizienz im Projektmanagement steigert.