Vorteile von Timeboxing

• Die Priorisierung der anstehenden Aufgaben sorgt für eine gesteigerte Produktivität in der Projektarbeit.
• Nicht spezifizierte Arbeiten können ebenfalls geplant und es kann ein (schleichender) Funktionszuwachs beim Projekt vermieden werden.

Nachteile und Grenzen von Timeboxing

Timeboxing ist ungeeignet für Aufgaben

• mit einem definierten Umfang bzw. feststehendem Termin (z.B. ein Umzug),
• an denen kontinuierlich gearbeitet werden muss und
• für die kreative Phasen, wie z.B. ein Arbeitsflow, genutzt werden soll.

Zudem können traditionelle Methoden wie die Bottom-up-Aufwandsschätzung oder die Earned Value Analysis beim Timeboxing nicht eingesetzt werden. Denn beide Methoden basieren darauf, dass Inhalt und Umfang von Arbeitspaketen genau definiert sind.

Weitere Informationen zum Timeboxing erhalten Sie in unserem Glossareintrag.

So verwenden Sie die Timeboxing-Vorlage

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben!  

Dies tun Sie mit einer Aufgabenliste oder To-do-Liste. Beschreiben Sie die Aufgaben in der Aufgabenliste möglichst konkret und vermeiden Sie vage Formulierungen. Statt bloß "Präsentation erstellen" zu schreiben, sollten Sie die Aufgabe genauer formulieren, z.B.: "Folien für die fünfzehnminütige Präsentation für den nächsten Projektlenkungsausschuss erstellen". Bild 1 zeigt die Vorlage mit Hinweisen für das Ausfüllen.

Schritt 2: Schätzen Sie die Bearbeitungszeiten!

Eine gute Basis für Ihre Schätzung erhalten Sie, indem Sie im Nachhinein überprüfen, wie lange Sie tatsächlich für Ihre Aufgaben benötigt haben. Mit der Zeit bekommen Sie dadurch ein Gefühl für die Bearbeitungszeiten.

Schritt 3: Passen Sie den Wochenplan an!

Für den Kalender können Sie die Vorlage dieses Tools nutzen oder sie analog in Ihren elektronischen Kalender (z.B. Microsoft Outlook) übertragen. In Bild 2 ist eine beispielhafte Struktur für den Montag zu sehen. Hier sind feste Blöcke für regelmäßige Tätigkeiten und Pausen bereits eingetragen. Passen Sie den Wochenplan an Ihren persönlichen Arbeitstag an, indem Sie die Zeitfenster für die regelmäßigen Tätigkeiten und Pausen in die entsprechenden Zeiten verlegen.

Schritt 4: Tragen Sie die Aufgaben in den Kalender ein!

In den vorstrukturierten Wochenplan tragen Sie jetzt die Aufgaben für die Woche ein.

Beim Ausfüllen sollten Sie die folgenden Regeln beachten:

• Tragen Sie alle Termine ein, die Sie vereinbart haben oder zu denen Sie eingeladen wurden.  
• Planen Sie, falls erforderlich, Vor- und Nachbereitungszeiten für die Termine ein.
• Überarbeiten Sie jeden Morgen Ihren Tagesplan.
• Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihre persönliche Leistungsform. Planen Sie Arbeiten, die große Konzentration und Aufmerksamkeit erfordern, zu Zeiten ein, in denen Sie am leistungsfähigsten sind (siehe auch "Regelmäßig Spitzenleistungen abrufen, ohne auszubrennen").
• Planen Sie einen Puffer vor dem Tagesabschluss ein, um sicherzustellen, dass Sie alles Dringende erledigen.
• Planen Sie am letzten Arbeitstag der Woche große Puffer ein, damit Sie unvorhergesehene Auf-gaben dorthin verschieben können.
• Kennzeichnen Sie die Aufgaben mit einem Farbcode. Dies erleichtert die Orientierung im Kalender. In der Vorlage finden Sie einen Vorschlag für ein Farbschema, das Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Schritt 5: Arbeiten Sie die Aufgaben ab und aktualisieren Sie den Kalender!

Halten Sie sich bei der Abarbeitung der Aufgaben streng an Ihren Kalender. Ziehen Sie am Ende des Tages Bilanz und überarbeiten Sie ggf. die Planung der nächsten Tage. Das ist insbesondere dann relevant, wenn Sie sich bei Bearbeitungszeiten in dieser Woche verschätzt haben oder neue Aufgaben hinzugekommen sind. (ne)