Stellen Sie sich vor, es ist Montagmorgen und Sie betreten mit einer langen Liste an Aufgaben im Kopf Ihr Büro. Kaum haben Sie sich an Ihren Schreibtisch gesetzt, klingelt bereits Ihr Telefon, während unaufhörlich E-Mails in Ihrem Posteingang landen. Zwischen Besprechungen, dringenden Anfragen von Kolleg:innen und dem ständigen Gefühl, der Zeit hinterherzuhetzen, scheint der Tag schon jetzt außer Kontrolle zu geraten. Und die Arbeitswoche hat gerade erst begonnen.

Dieses Szenario kennen wohl alle berufstätigen Menschen so oder so ähnlich. Die permanente Flut an Aufgaben und Unterbrechungen macht es schwer, den Überblick zu behalten und effektiv zu arbeiten. Da sind Werkzeuge und Strategien hilfreich, um den Arbeitstag zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und die Kontrolle über den Arbeitsalltag zurückzugewinnen.

Wer seine Zeit bewusst managt, reduziert die Belastung und hat letztlich mehr Zeit für die Dinge, die (einem) wirklich wichtig sind. Die folgenden vier Tipps sowie die passenden weiterführenden Artikel im projektmagazin helfen Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Tipp 1: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig oder dringend. Wer seine To-dos priorisiert, erhält eine bessere Übersicht darüber, was in welcher Dringlichkeit erledigt werden muss und was warten kann. Das spart Zeit, weil Sie so vermeiden, sich in Details zu verzetteln.

Die anfallenden Aufgaben können Sie nach unterschiedlichen Aspekten priorisieren: Zum einen sollten Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein und die Reihenfolge Ihrer Aktivitäten dementsprechend festlegen. Ebenfalls sinnvoll ist eine Priorisierung nach Dringlichkeit, also zu prüfen, welche Termine (z.B. Deadlines) Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Überlegen Sie, welche Aufgaben den größten Nutzen oder die größte Wertschöpfung in Bezug auf die investierte Zeit bringen. Ziehen Sie Aufgaben vor, die einen hohen Return on Investment bieten.

Egal, nach welchen Kriterien Sie Ihre Aufgaben priorisieren: Es gibt verschiedenen Techniken, die Ihre Produktivität und Ihre Konzentration steigern. Beliebt sind beispielsweise:

• Ivy-Methode: Stellt sicher, dass am Ende des Arbeitstages die wichtigsten Aufgaben abgearbeitet sind, und verhindert Multitasking sowie Aufschieberitis (siehe auch "So setzen Sie Prioritäten mit der Ivy-Methode").

• Eisenhower-Prinzip: Die Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt (wichtig und dringend; wichtig, aber nicht dringend; dringend, aber nicht wichtig, nicht dringend und nicht wichtig). Ziel ist, die Aufgaben mit dem größten Nutzen zu identifizieren (siehe auch die Methodenbeschreibung "Eisenhower-Prinzip").

• Getting Things Done (GTD): Raus aus dem Kopf, hinein in ein festes System. Alle Aufgaben durchlaufen die fünf Phasen Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Dabei werden sie priorisiert und abgearbeitet (siehe auch "'Getting Things Done®' im Projektmanagement").

Bedenken Sie jedoch: Prioritäten können sich im Laufe eines Tages jederzeit ändern. Bleiben Sie also flexibel, um schnellstmöglich auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Tipp 2: Planen Sie Zeitblöcke ein

Zeitblöcke legen klare Start- und Endzeiten für Aufgaben fest und bringen so Struktur in Ihren Arbeitsalltag. So bleibt Raum, sich für eine definierte Zeit auf genau das vorgesehene To-do zu konzentrieren, ohne sich durch Unterbrechungen ablenken zu lassen. Es fällt leichter, sich auf genau eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn man weiß, dass die Dauer der Bearbeitung begrenzt ist. Natürlich sollten Sie nicht in Stress ausbrechen, wenn Sie länger brauchen. Legen Sie dann einfach für einen der nächsten Tage einen neuen Zeitblock fest.

Oftmals lassen sich auch ähnliche Aufgaben zusammenfassen und in einem Zeitblock abarbeiten. Auch das steigert die Produktivität und sorgt so für Effizienz. Manches geht einem zudem leichter von der Hand: Erledigen Sie daher das, was Ihren persönlichen Vorlieben entspricht, zuerst. Das steigert Ihre Motivation, sich um die Aufgaben zu kümmern, die Ihnen weniger leichtfallen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung außerdem die Tageszeit. Wer sich morgens ausgeruht den wichtigen Aufgaben widmet, wird schneller fertig sein, als wenn man direkt nach dem Mittagessen, wenn das "Schnitzelkoma" einsetzt, startet. Und: Nehmen Sie sich nicht ganz so wichtig und prüfen Sie, ob Sie wirklich alles persönlich bearbeiten müssen. Vielleicht können Sie manche To-dos delegieren?