Lange To-do-Listen, ein voller Terminkalender und ein überquellendes Postfach – kommt Ihnen das bekannt vor? Zu viele Aufgaben, die es zu erledigen gilt, aber zu wenig Zeit, um diese abzuarbeiten. Und wenn man dann mal einige Dinge abhaken konnte, warten bereits neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Die Fähigkeit, jeden Tag aufs Neue die wichtigste Aufgabe auszumachen und sofort zu erledigen, ist demzufolge ausschlaggebend für einen erfolgreichen Start in den Arbeitstag. Haben Sie sich einmal die Gewohnheit angeeignet, klare Prioritäten zu setzen und die wichtigste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages zu erledigen, kommen Sie schnell viel weiter, als jemand, der sich zum Arbeitsstart mit Kleinigkeiten aufhält.

Um die Fähigkeit, Wichtiges direkt zu erledigen, zu erlernen, hilft eine sehr einfache aber äußerst effektive Zeitmanagementmethode, die den lustigen und eingänglichen Namen "Eat that Frog" trägt. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen diese Methode vorstellen und Ihnen ein paar Tipps mit auf den Weg geben, um Ihr Zeitmanagement in Zukunft zu optimieren.

Was ein Frosch mit Ihrem Zeitmanagement zu tun hat

Ein altes amerikanisches Sprichwort besagt – frei übersetzt – Folgendes: "Wenn du jeden Morgen als Erstes einen lebendigen Frosch isst, wirst du das Schlimmste, was dich an diesem Tag erwarten könnte, bereits hinter dir haben."

Aber was hat dieses Sprichwort mit Ihrem Zeitmanagement zu tun? Der Amerikaner Brian Tracy entwickelte auf der übertragenen Bedeutung dieses Sprichworts basierend eine Zeitmanagementmethode, die besagt, dass man zu Beginn des Tages mit der größten, wichtigsten und vielleicht auch unangenehmsten Aufgabe starten soll, da das oft auch die ist, die man gerne mal aufschiebt. Der Frosch steht dabei symbolisch für diese Aufgabe.

Brian Tracy sagt zudem: "Wenn Sie einen lebenden Frosch essen müssen, bringt es Ihnen nichts, wenn Sie sich erst hinsetzen und ihn lange anstarren." (Tracy, 2019, S. 15) Es kommt also nicht nur darauf an, diese Aufgabe als Erstes zu erledigen, bevor Sie etwas anderes tun, sondern auch, ohne viel Zeit zu verschwenden und lange darüber nachzudenken. Damit diese Methode Erfolg hat, muss man sich dieses Vorgehen zur Gewohnheit machen – das ist der Schlüssel zu einem hohen Leistungs- und Produktivitätsniveau.

So essen Sie Ihren Frosch

Identifizieren Sie Ihren Frosch

Damit Sie gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages mit der wichtigsten Aufgabe starten können, empfiehlt es sich, diese schon am Abend zuvor zu identifizieren. Auf diese Weise gehen Sie direkt mit einem guten Gefühl in den Feierabend, genau diese Aufgabe gleich als Erstes am nächsten Tag zu erledigen. Ebenfalls ist es hilfreich, wenn Sie sich bereits alle benötigten Materialien und Informationen im Voraus zurechtlegen.

So gelingt effektives Zeitmanagement

Zeitmanagement-Tools funktionieren bei Ihnen nicht? Petra Schlerit und Susanne Fischer erklären anhand von sechs Schritten, was es für ein erfolgreiches Zeitmanagement braucht und wie Sie Ihr Team am besten in Ihr Zeitmanagement einbinden.

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Um herauszufinden, welche Aufgabe Ihr Frosch für den nächsten Tag ist, helfen folgende Leitfragen:

1. Welche Aufgabe ist gerade am wichtigsten für mein kurzfristiges Projektziel? Welche Aufgabe für mein langfristiges Projektziel??
2. Welche Aufgabe gehört wirklich zu meinem Job und was sind eher Nebenschauplätze, die mich oft ablenken?
3. Welche Aufgabe hat die höchste Auswirkung auf mein berufliches und auch persönliches Vorankommen?
4. Welche Aufgabe kann wirklich nur ich erledigen und was kann vielleicht ein anderes Teammitglied übernehmen?
5. Wie kann ich jetzt, in diesem Moment, meine Zeit am wertvollsten einsetzen?