Spätestens, wenn die eigene Produktivität zum Engpass für andere Mitarbeitende im Unternehmen wird – ganz gleich, ob als Assistenz, als Projekt-, Team- oder Abteilungsleitung oder gar als Chef:in –, wird uns klar: "Ich muss etwas an meinem Zeitmanagement tun, um produktiver zu werden."

Zum Thema Produktivität gibt es mehr Tipps als Sand am Meer. Lassen Sie sich nicht verrückt machen! Sie können all die tollen Tipps nicht alle auf einmal umsetzen und nebenher auch noch arbeiten. Greifen Sie sich lieber die Empfehlungen heraus, die Ihnen wirklich weiterhelfen! Beachten Sie dabei: Es gibt ein paar "Evergreens" der Produktivität, die einfach nicht ins 21. Jahrhundert passen – oder zumindest nicht in jeden Job.

Im Folgenden benenne ich einige dieser Binsenweisheiten, die ins Archiv gehören, und zeige auf, warum produktiv sein nicht heißt, sich mehr zu organisieren. Lernen Sie stattdessen Gewohnheiten zu erkennen, die Ihnen nichts bringen, und halten Sie sich mit diesen nicht mehr unnötig auf. Dies steht ganz im Geiste des chinesischen "Managementberaters" Laozi, der schon im 6. Jahrhundert vor unserer Zeitrechnung feststellte, dass das Wesentliche, was man täte, dasjenige sei, was man sein lasse.

1. Ich muss meine Zeit besser managen.

Zeit managen, geht das? Zeit fließt einfach und fließt für alle gleich. Sie ist vergleichbar mit dem Wind. Ein US-Präsident, eine Nonne in Kalkutta und ein Glühbirnenerfinder stehen alle im selben Wind, im selben Zeitfluss. Der Wind kann nicht "gemanagt" werden, indem wir ihm Ziele vorgeben oder versuchen, ihn mithilfe von Skills und Benchmarks zu messen und zu optimieren. Was wir optimieren können, ist die Stellung der Segel. Und den Kurs unseres Bootes, sodass der Bug - so wir gegen den Wind kreuzen - zumindest ganz am Ende aufs Ziel weist. Irrtümer, um im Bild zu bleiben, sind hier Nebelschwaden, die es wegzupusten gilt.

Wir können unsere Zeit nicht managen! Was wir managen können, ist unser Fokus und die Klarheit, mit der wir auf unser Ziel zusteuern.

2. Es reicht, wenn ich Zeitfresser identifiziere und beseitige.

Bei manchen Coaches für Zeitmanagement hat man das Gefühl, als ob es nur darum ginge, die ominösen "Zeitfresser" zu beseitigen. An sich können Sie Zeit weder "fressen" noch sonst wie vernichten (siehe Punkt 1). Es ist natürlich möglich, Zeit zu verbringen und sich auf etwas zu fokussieren, das nachher kein Resultat (also kein Produkt) hervorbringt. Diese Zeit haben wir dann im wahrsten Sinne des Wortes "unproduktiv" verbracht.

Allerdings ist auch nicht immer ganz klar, was das Produkt sein soll. Was soll denn am Ende des Meetings "stehen"? Was am Ende des Mittagsschläfchens? Am Ende des Teamevents? Verschiedene Aktivitäten können ganz verschiedene Dinge "produzieren".

Wenn Sie Ihr Ziel definieren und den Weg dorthin planen, wenn Sie für diesen Weg dann Zeit vorsehen – also das "Segelmanagement im Zeitwind" im Griff haben – dann können Sie Ihre Zeit auch nicht "vernichten". Wenn Sie den Tag mit einem Achtel Rotwein im Sonnenuntergang beenden mit dem Ziel, sich zu entspannen – wer würde das "Zeitfresser" nennen?

Planen Sie, was die eingesetzte Zeit als Produkt ergeben soll. Sonst füttern Sie unbewusst das Zeitfresser-Monster. Beseitigen oder erschlagen lassen sich Zeitfresser nicht.

3. Ich hab das alles im Kopf.

Bei Vorträgen frage ich Leute oft, ob sie einen Kalender benutzen. Die meisten tun dies. Jedenfalls diejenigen, die Termine haben. Der Nutzen so einer Liste von Tagen und Stunden – nichts anderes ist ein Kalender – leuchtet ein: Wir können hier eintragen, was wann stattfinden wird, wo wir uns einzufinden haben oder wie das Link zum Online-Call lautet. Ohne einen Kalender wären wir oftmals aufgeschmissen: Wer merkt sich schon Teams- oder Zoom-Links, Adressen oder Raumnamen? Und wer weiß seinen nächsten Zahnarzttermin für die große Zahnreinigung in vier Monaten?

Sobald es aber um Aufgaben geht – also um Vereinbarungen mit anderen oder mit uns selbst, bis wann wir etwas liefern sollen – da vertrauen wir plötzlich auf unseren Kopf. Wer noch nie etwas vergessen hat, weil er oder sie es nicht aufgeschrieben hat, werfe den ersten Stein.

Seien Sie nett zu Ihrem zukünftigen Selbst

Jede:r von uns kennt den Vorwurf "Du wolltest doch noch…!" Mich mahnte mal jemand an: "Du wolltest mir noch ein Angebot für einen Kreativworkshop schicken. Und bitte erwähne deine guten Ideen aus unserem Telefonat von damals." Ich fragte hoffend nach: "Weißt du noch die eine oder andere Idee davon?" Nein, wusste mein Gegenüber nicht. Und bei mir waren sie auch weg. Keine Notizen – kein Auftrag.

Machen Sie sich aussagekräftige Notizen zu Ihren Aufgaben. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie in drei Wochen noch wissen, wer "PK" ist. Wem wollten Sie was weswegen senden? Wen wonach genau fragen? Was weswegen recherchieren? Wer hat Ihnen den Film, die Website oder das Buch in welchem Zusammenhang empfohlen? Letztere Notiz erleichtert Ihnen auch das Bedanken.

Schreiben Sie lieber etwas mehr auf als zu wenig. Stellen Sie sich einfach ein zukünftiges "Ich" vor, das nur noch ein Viertel so schlau ist, wie Sie in dem Moment, wo Sie etwas aufschreiben. Seien Sie nett zu Ihrem zukünftigen Selbst.

Eine Person übrigens habe ich getroffen, die sagte, sie habe keinen Kalender. Der betreffende Herr wurde sofort von seiner neben ihm sitzenden Partnerin zurechtgewiesen: "Klar, weil ich dich immer erinnere." Ich war erleichtert: "Sehen Sie, Sie haben doch einen Kalender."

4. Delegiertes brauche ich nicht nachzuverfolgen.