Was ist Timeboxing?

Der Begriff Timebox (zu Deutsch: Zeitschachtel) stammt aus der Frühzeit der agilen Software-Entwicklung und wurde 1991 von James Martin eingeführt. Eine Timebox ist eine Deckelung des Zeitbudgets, was bedeutet, dass auf keinen Fall mehr Zeit benötigt werden darf als veranschlagt (weniger aber schon). Timeboxing besteht darin, einen Terminplan in Timeboxes zu unterteilen, in denen die Arbeiten durchgeführt werden.

Eine Timebox ist damit in gewisser Weise das Gegenstück zum Arbeitspaket: Während bei letzterem die zu erbringende Leistung fixiert ist, wird bei einer Timebox die Dauer der Arbeit festgelegt.

Wie wird es im Projektmanagement verwendet?

Im klassischen Projektmanagement werden die durchzuführenden Arbeiten in Arbeitspaketen spezifiziert und es wird die dafür benötigte Zeit geschätzt. Beim Timeboxing wird der Zeitrahmen für die Arbeiten in Timeboxes zerlegt und Inhalt und Umfang der Timebox werden verändert, wenn der Zeitrahmen nicht eingehalten werden kann. Mit dem Ende der Timebox wird auch der Vorgang beendet, selbst wenn die Arbeiten nicht vollständig abgeschlossen sind. Nicht durchgeführte Arbeiten werden gestrichen oder in andere Timeboxes verschoben.

Mit Timeboxing wird das Planen eines Projekts möglich, auch wenn die Projektinhalte nicht genau spezifizierbar sind und oder das Umfeld des Projekts dynamisch ist und Änderungen im Inhalt und Umfang des Projekts erforderlich sind. Dabei werden dann zum festgelegten Termin der Inhalt und der Umfang realisiert, der in der geplanten Zeit möglich ist. Alle Aufgaben, die nicht realisiert werden konnten, werden in neue Timeboxes verschoben. 

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Im Gegensatz zur traditionellen Planung, bei der die Abfolge von Vorgängen geplant wird, plant man beim Timeboxing die Abfolge von Arbeitsabschnitten. Bei der traditionellen Vorgehensweise können sich die geplanten Zeiten für die Vorgänge verschieben, beim Timeboxing die geplanten Inhalte der Arbeitsabschnitte, beispielsweise indem man zu erledigende Dinge streicht oder die Qualität reduziert.

Timeboxing im traditionellen Projektmanagement 

Trotz seines agilen Ansatzes kann Timeboxing auch in nach traditionellen Methoden geleiteten Projekten verwendet werden. Dazu plant man das Projekt auf der oberen Ebene mit Arbeitspaketen und teilt die Arbeitspakete in Timeboxes auf. 

Alternativ kann man traditionelle Planung und Timeboxing in einer hybriden Planung kombinieren: Einen Teil der Aufgaben plant man traditionell mit Arbeitspaketen, einen anderen Teil mit Timeboxes. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, auch solche Projekte (traditionell) zu planen, die Vorgänge umfassen, deren Inhalt und Umfang sich zu Beginn der Planung nicht genau abschätzen lässt oder bei denen Änderungsanforderungen zu erwarten sind. 

Welchen Bezug hat Timeboxing zur Software-Entwicklung?

Wie bereits erwähnt, stammt die Technik aus der Software-Entwicklung, sie war 1991 initialer Teil des Rapid Software Development (RAD) von James Martin. Daneben wird Timeboxing bei den folgenden Software-Entwicklungsmethoden eingesetzt:

• Zeitplanung mit Kanban
• Extreme programming
• Dynamic systems development method (DSDM)

Welche Rolle spielt es in Scrum?

In Scrum-Projekten wird viel mit Timeboxing gearbeitet. Es wird z.B. häufig verwendet, um die im Backlog eingestellten User Storys abzuarbeiten. Die User Storys werden in Sprints mit einer festen Länge (meist 20 Arbeitstage) abgearbeitet. Im Sprint Planning wählt das Team die User Storys aus, die es in der aktuellen Timebox abarbeiten möchte. 

Auch für die fünf Scrum Events (Sprint, Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospektive und Daily Scrum) werden für gewöhnlich Timeboxes definiert. 

Für das Daily Scrum z.B. gilt normalerweise eine Dauer von 15 Minuten. Die Deckelung zwingt die Teammitglieder dazu, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren und ihre Redebeiträge kurz zu halten. Stellt sich im Daily heraus, dass ein Thema ausführlich diskutiert werden muss, wird dafür ein neues Meeting anberaumt, das wiederum "getimeboxed" (eingedeutschte Bezeichnung) werden kann. Auf diese Art wird mit Timeboxing verhindert, dass Meetings ausufern. 

Wie gelingt das persönliche Zeitmanagement mit Timeboxing?

Im Zeitmanagement wird Timeboxing eingesetzt, um die zu erledigenden Arbeiten effizienter durchzuführen. Die Arbeitsweise von Elon Musk steht exemplarisch für die erfolgreiche Anwendung von Timeboxing im Zeitmanagement. Dabei wird der Arbeitstag in Timeboxes eingeteilt. Die Zeit für die zu erledigenden Arbeiten wird geschätzt, anschließend werden diese auf die Timeboxes aufgeteilt. 

Durch einen Puffer wird sichergestellt, dass die Arbeiten tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Die Timeboxes werden dann nacheinander abgearbeitet. Wichtig dabei ist, dass die Zeitgrenzen eingehalten werden. Bild 1 zeigt, wie Arbeiten im Timeboxing in die Zeitblöcke aufgeteilt werden. 

Im Zeitmanagement wird auch der Begriff "Time blocking" verwendet. Hierbei wird jedoch nur ein Zeitabschnitt im Kalender für das Arbeiten an bestimmen Aufgaben reserviert. Im Unterschied zum Timeboxing muss das Ziel nicht darin bestehen, dass diese in der blockierten Zeit erledigt werden müssen.

Die Methode Fokus und Pause aus dem Zeitmanagement beruht ebenfalls auf dem Prinzip des Timeboxing. Hier wird ein Zeitrahmen von 25 Minuten definiert, in dem konzentriert gearbeitet wird. Danach wird eine 5-10-minütige Pause eingeschoben, bevor die nächste Arbeitsphase über 25 Minuten begonnen wird.  

Welche Vorteile hat Timeboxing?

Das Ziel des Timeboxing ist, die Arbeiten auf die zur Verfügung stehende Zeit zu konzentrieren. Durch die Konzentration erhält die Erledigung der Aufgaben eine hohe Dringlichkeit. Dadurch steigt die Produktivität in der Projektarbeit, denn durch die Konzentration auf die zur Verfügung stehende Zeit müssen die Arbeiten priorisiert werden. 

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Im Projektmanagement besteht der Vorteil darin, dass Arbeiten, die nicht exakt spezifiziert sind, ebenfalls geplant werden können. Dadurch wird auch ein schleichender Funktionszuwachs beim Projekt vermieden. Das Timeboxing wirkt zudem dem Parkinsons Gesetz entgegen, das besagt, dass Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht.

Was sind die Nachteile und Grenzen der Technik? 

• Timeboxing ist ungeeignet für eine Aufgabe mit einem definierten Umfang, die zu einer bestimmten Zeit erledigt werden muss, wie z.B. ein Umzug.
• Diese Methode eignet sich weniger für eine Aufgabe, an der kontinuierlich gearbeitet werden muss und für die kreative Phasen, wie z.B. ein Arbeitsflow, genutzt werden sollen. Timeboxing kann diese Phasen unterbrechen und es kann schwerfallen, in der nächsten Timebox daran wieder anzuknüpfen.
• Da es beim Timeboxing wichtig ist, dass die geplanten Arbeiten zum festgelegten Zeitpunkt erledigt sind, kann ein zeitlicher Druck entstehen, unter dem die Qualität der Arbeit leiden kann. Geschwindigkeit geht dann auf Kosten der Qualität. 
• Beim Timeboxing können traditionelle Methoden wie die Bottom-up-Aufwandsschätzung oder die Earned Value Analysis nicht eingesetzt werden. Das liegt daran, dass beide Methoden darauf beruhen, dass Inhalt und Umfang von Arbeitspaketen genau definiert sind und diesen ein fester Aufwand zugeordnet wird. Die Bottom-up-Aufwandsschätzung addiert die Aufwendungen der Arbeitspakete, um den Gesamtaufwand für ein Projekt zu ermitteln. Die Earned Value Analysis (EVA) wird mithilfe von Plan- und Ist-Daten-Kennzahlen berechnet, die den Projektfortschritt hinsichtlich Kosten, Zeit und Leistungsumfang bewerten.