Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht von Auftraggebenden eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt Nutzen, Aufwand und Risiken eines Projekts. Er liefert damit dessen geschäftliche Rechtfertigung. Eigentümer:in des Business Cases ist die Person, die das Projekt in Auftrag gibt.
Im Glossar des projektmagazins finden Sie die ausführliche Definition des Begriffs "Business Case".
Business Case und Businessplan – zwei Worte, die zwar ähnlich klingen, aber grundsätzlich Verschiedenes meinen. Während ein Businessplan eine Geschäftsidee darstellt und beschreibt, wie diese in ein nachhaltiges Geschäftsmodell umgesetzt werden kann, rechtfertigt ein Business Case ein zeitlich befristetes Projekt, das eine nutzenstiftende Änderung herbeiführt.
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Businessplan |
Business Case |
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Inhalt |
Geschäftsidee / Geschäftsmodell |
Nutzen, Aufwand und Risiken eines Projekts |
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Zweck |
Aufbau eines Unternehmens |
geschäftliche Rechtfertigung des Projekts |
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Zeitliche Perspektive |
unbegrenzt |
begrenzt |
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Organisatorische Anbindung |
Unternehmen |
Projekt |
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Eigentümer:in |
die Person, die das Unternehmen gründet |
die Person, die das Projekt in Auftrag gibt |
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Zielgruppe |
Shareholder:innen |
Projektmanager:in und Unternehmensführung |
Für die Realisierung eines Businessplans können Projekte erforderlich sein. Diese haben jeweils einen Business Case, der begründet, warum dieses Projekt die Umsetzung des Businessplans unterstützt.
Beispiel: Ein Businessplan hat den Aufbau einer nachhaltigen, auf Verpackung verzichtenden Einzelhandelskette zum Inhalt. Ein Projekt hat den Aufbau eines Filialgeschäfts zum Gegenstand. Der Business Case dieses Projekts prognostiziert zum einen die Rentabilität dieser Investition und weist zum anderen nach, mit welchen Maßnahmen die Einrichtung der Filiale das Geschäftsmodell realisiert.
Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht von Auftraggebenden eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt Nutzen, Aufwand und Risiken eines Projekts. Er liefert damit dessen geschäftliche Rechtfertigung. Eigentümer:in des Business Cases ist die Person, die das Projekt in Auftrag gibt.
Im Glossar des projektmagazins finden Sie die ausführliche Definition des Begriffs "Business Case".
Business Case und Businessplan – zwei Worte, die zwar ähnlich klingen, aber grundsätzlich Verschiedenes meinen. Während ein Businessplan eine Geschäftsidee darstellt und beschreibt, wie diese in ein nachhaltiges Geschäftsmodell umgesetzt werden kann, rechtfertigt ein Business Case ein zeitlich befristetes Projekt, das eine nutzenstiftende Änderung herbeiführt.
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Businessplan |
Business Case |
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Inhalt |
Geschäftsidee / Geschäftsmodell |
Nutzen, Aufwand und Risiken eines Projekts |
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Zweck |
Aufbau eines Unternehmens |
geschäftliche Rechtfertigung des Projekts |
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Zeitliche Perspektive |
unbegrenzt |
begrenzt |
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Organisatorische Anbindung |
Unternehmen |
Projekt |
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Eigentümer:in |
die Person, die das Unternehmen gründet |
die Person, die das Projekt in Auftrag gibt |
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Zielgruppe |
Shareholder:innen |
Projektmanager:in und Unternehmensführung |
Für die Realisierung eines Businessplans können Projekte erforderlich sein. Diese haben jeweils einen Business Case, der begründet, warum dieses Projekt die Umsetzung des Businessplans unterstützt.
Beispiel: Ein Businessplan hat den Aufbau einer nachhaltigen, auf Verpackung verzichtenden Einzelhandelskette zum Inhalt. Ein Projekt hat den Aufbau eines Filialgeschäfts zum Gegenstand. Der Business Case dieses Projekts prognostiziert zum einen die Rentabilität dieser Investition und weist zum anderen nach, mit welchen Maßnahmen die Einrichtung der Filiale das Geschäftsmodell realisiert.
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie einen Business Case erstellen, erhalten Sie in der Methodenbeschreibung des projektmagazins ➜ Business Case.
Die Checkliste hilft Ihnen dabei, diese umfangreiche Arbeit zu strukturieren, zu koordinieren und zu überwachen. So können Sie z.B. im Team abstimmen, wer welche Punkte verantwortet. Darüber hinaus umfasst die Checkliste Aspekte, die über das unmittelbare Erstellen des Business Cases hinausgehen.
Diese Checkliste begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus Ihres Business Cases. Zur besseren Orientierung für die Arbeit mit der Checkliste haben wir diesen Lebenszyklus in fünf Abschnitte bzw. Aufgabenstellungen gegliedert.
Ausgehend von der Notwendigkeit für ein Projekt gelangen Sie über die Beurteilung verschiedener Handlungsoptionen zum ersten Business-Case-Entwurf, der die Planung des Projekts rechtfertigt.
Bei der Initiierung und Planung des Projekts arbeiten Sie den Business Case gemeinsam mit der auftraggebenden Person im Detail aus. Dies ist der aufwendigste Schritt, der bei umfangreichen Vorhaben sogar selbst den Charakter eines Projekts (Machbarkeitsstudie) annehmen kann.
Zweck des Business Cases ist die geschäftliche Rechtfertigung eines Projekts. Der Business Cases ist damit das wichtigste Projektdokument und Grundlage für zahlreiche Entscheidungen, wie z.B. die Genehmigung des Projekts, Freigaben von Projektphasen oder Änderungen. Je nach Zielgruppe und Situation gilt es, den Business Case den Entscheider:innen angemessen zu präsentieren.
Wenn das Budget genehmigt und das Projekt freigegeben wird, dient der Business Case als Referenz sowohl zur Beurteilung des Projektstatus als auch für alle Änderungsanträge. Sie aktualisieren den Business Case, wenn sich die ihm zugrundeliegenden Daten oder Annahmen ändern – im Positiven wie auch im Negativen. Dabei überprüfen Sie laufend, ob das Projekt weiterhin gerechtfertigt ist.
Nach dem Projekt unterstützt der Business Case das Nutzenmanagement, bei dem überprüft wird, ob der prognostizierte Nutzen des Projekts tatsächlich erzielt wird. Hierfür kann es einen eigenen, auf dem Business Case basierenden Plan für das Nutzenmanagement (Nutzenrevisionsplan) geben.
Die Inhalte eines Business Cases hängen von den Anforderungen der Anspruchsgruppen, dem Projekt und dem Projektumfeld ab. Auch das gewählte Vorgehensmodell kann Aufbau und Zusammensetzung des Business Cases beeinflussen. Diese Punkte klären Sie mithilfe der Checkliste im Abschnitt "Vorbereiten". Typische Elemente eines Business Cases sind:
Entscheider:innen haben keine Zeit. Sie brauchen auf einen Blick die wichtigsten Informationen. Insbesondere wenn Ihr Projekt im Vergleich zu anderen Projekten beurteilt wird, ist die prägnante Zusammenfassung gefragt.
Worin besteht die Herausforderung? Hier werden Wichtigkeit und Dringlichkeit des Projekts deutlich.
Warum genau dieses Projekt? Was passiert, wenn wir nichts tun? Machen Sie hier deutlich, warum Ihr Projekt die beste Wahl ist.
Dies ist die Kernaussage des Business Cases. Der Nutzen des Projekts ist das überzeugendste Argument für seine Genehmigung.
Projekte sind Investitionen. Die Höhe dieser Investition muss klar und nachvollziehbar benannt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, die Folgekosten zu kennen, die z.B. durch den Betrieb des Projektergebnisses entstehen werden.
Hier beantworten Sie die folgenden Fragen: Wann wird das Projekt seine Leistungen erbracht haben? Wann kommen diese zum Tragen? Wann wird der versprochene Nutzen realisiert?
Das ist gewissermaßen der "Beipackzettel" des Projekts. Das Projekt muss aussichtsreich sein und sollte an anderer Stelle keinen Schaden verursachen.
Beurteilen Sie unter Zusammenschau von Nutzen, Kosten, Nebenwirkungen, Zeitraum und Erfolgsaussichten: Ist das Projekt für die auftraggebende Person machbar, wünschenswert und erreichbar?
Projektart, Branche, Vorgehensmodell und Unternehmenskultur haben einen erheblichen Einfluss darauf, welche Aspekte eines Business Cases für die Projektbeteiligten am wichtigsten sind. Ein lukrativer Kundenauftrag benötigt keinen so umfangreichen Business Case wie die riskante Expansion eines Unternehmens in einen hart umkämpften Markt.
Die Checkliste zum Erstellen eines Business Cases umfasst bereits nahezu alle Anwendungsfälle und eine Vielzahl von möglichen Anforderungen. Im ersten Schritt sollten Sie daher überprüfen, welche dieser Punkte für Ihren Business Case relevant sind und alle anderen entfernen.
Gehen Sie anschließend die Checkliste durch und ergänzen Sie bei Bedarf spezifisch für Ihr Projekt erforderliche Punkte. Wiederholen Sie diesen Schritt insbesondere, nachdem Sie den ersten Teil "Vorbereiten" erledigt haben.
Wenn Sie eine neue Variante dieser Checkliste erstellt haben, benennen Sie diese entsprechend und speichern Sie sie als neue Vorlage ab. Auf diese Weise erhalten Sie eine Reihe von Checklisten für jeden Ihrer Einsatzzwecke.
(js, hb, ga)
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Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Der Business Case eines Projekts beschreibt Nutzen, Aufwand und Risiken eines Projekts. Er liefert damit dessen geschäftliche Rechtfertigung. Eigentümer:in des Business Cases ist die Person, die das Projekt in Auftrag gibt.
Ausgehend von der Notwendigkeit für ein Projekt gelangen Sie über die Beschreibung der Rahmenbedingungen und die Beurteilung verschiedener Handlungsoptionen zu einem ersten Entwurf. Bei der Initiierung und Planung des Projekts arbeiten Sie den Business Case gemeinsam mit der auftraggebenden Person im Detail aus. Eine ausführliche Anleitung, wie Sie einen Business Case erstellen, erhalten Sie in der Methodenbeschreibung des projektmagazins ➜ Business Case.
Ein Businessplan beschreibt eine Geschäftsidee und zeigt auf, wie diese in ein nachhaltiges Geschäftsmodell umgesetzt werden kann. Für die Realisierung eines Businessplans können Projekte erforderlich sein, die jeweils einen Business Case haben. Ein Business Case rechtfertigt ein zeitlich befristetes Projekt, das eine nutzenstiftende Veränderung herbeiführt. Hierzu stellt er die finanziellen und strategischen Auswirkungen des Projekts dar und wägt sie gegeneinander ab.
Kernbestandteile eines Business Cases sind eine detaillierte Beschreibung des Szenarios (Gründe, Annahmen, Kosten, Risiken, erwartete Auswirkungen im Vergleich zur Beibehaltung des Status quo, betrachtete Handlungsoptionen), eine Prognose des erzielten Nutzens sowie eine Zusammenfassung inklusive einer Empfehlung (Management Summary).
