So schreiben Sie einen Business Case

Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann. PM-Standards fordern die Erstellung eines Business Cases, geben aber keine konkrete Hilfestellung, wie er zu erstellen und zu dokumentieren ist. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter schließen mit der vorliegenden vierteiligen Artikelserie diese Lücke, indem sie die einzelnen Bestandteile eines dokumentierten Business Cases erläutern. Im ersten Teil geben sie einen Überblick über die Serie, beschreiben den formellen Rahmen wie z.B. die Titelwahl und erläutern die einführenden Elemente wie z.B. das Management SummaryManagement SummaryEin Management Summary ist die Zusammenfassung eines an Führungskräfte gerichteten Dokuments im Umfang von maximal einer Seite..

So schreiben Sie einen Business Case

Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann. PM-Standards fordern die Erstellung eines Business Cases, geben aber keine konkrete Hilfestellung, wie er zu erstellen und zu dokumentieren ist. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter schließen mit der vorliegenden vierteiligen Artikelserie diese Lücke, indem sie die einzelnen Bestandteile eines dokumentierten Business Cases erläutern. Im ersten Teil geben sie einen Überblick über die Serie, beschreiben den formellen Rahmen wie z.B. die Titelwahl und erläutern die einführenden Elemente wie z.B. das Management SummaryManagement SummaryEin Management Summary ist die Zusammenfassung eines an Führungskräfte gerichteten Dokuments im Umfang von maximal einer Seite..

Im Projektmanagement begründet ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument., warum eine OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems ein bestimmtes Projekt durchführen soll. In ihm werden Nutzen, Kosten und Risiken des betrachteten Projekts so dargestellt, dass der Adressat des Business Cases eine qualifizierte EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. über die Genehmigung oder Ablehnung des Projekts treffen kann. Die US-amerikanische PM-Norm (PMBOK® Guide) fordert für die Entwicklung des Projektauftrags einen Business Case, im britischen PM-System PRINCE2 ist der Business Case sogar das wichtigste Projektdokument. Für den Ersteller eines Business Cases (dies kann z.B. der künftige ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. sein oder der Initiator des Projekts) geben die Richtlinien allerdings keine konkrete Hilfestellung, wie ein Business Case zu erstellen und zu dokumentieren ist.

Diese Lücke schließt die vorliegende vierteilige Artikelserie, indem sie die einzelnen Bestandteile eines dokumentierten Business Cases erläutert. Im Folgenden wird der Business Case vor allem in seinen Funktionen als Informationsmedium und als Entscheidungsvorlage betrachtet. Ein "guter Business Case" im Sinne dieser Artikelserie ermöglicht es dem Adressaten, schnell die wesentlichen Informationen zu erfassen und effizient die richtige Entscheidung zu treffen.

Was gehört zu einem guten Business Case?

Ein guter Business Case ist eine vollständige, glaubwürdige und leicht verständliche Entscheidungsgrundlage für eine Investition. Aber was macht ihn dazu?

In gewisser Weise ähnelt ein Business Case, häufig auch Kosten-Nutzen-AnalyseKosten-Nutzen-AnalyseIm Gegensatz zu Rentabilitätsrechnungen ermittelt die Kosten-Nutzen-Analyse nicht den mit einer Maßnahme erzielbaren Gewinn, sondern vergleicht den monetär bewerteten Nutzen mit den Kosten der Maßnahme . genannt, dem Plädoyer eines Anwalts vor Gericht. Wer einen Business Case erstellen muss, hat – wie ein Anwalt – sehr viel Spielraum, was die Strukturierung seiner Argumente, die Auswahl der Beweise und die PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. seines Falls betrifft. Wie erfolgreich das Ergebnis sein wird, hängt in erster Linie davon ab, ob eine Geschichte vorgetragen wird, die durch unwiderlegbare Logik und Fakten überzeugt. Dorthin führen viele unterschiedliche Wege. Das "einzig richtige" Rahmenwerk gibt es nicht.

Aus langjährigen Erfahrungen mit Investitionsanalysen im Beratungsunternehmen Solution Matrix können wir jedoch festhalten, dass gute Business Cases viele Elemente teilen. Sie erklären beispielsweise, nach welchen Regeln die für die Analyse relevanten Daten bestimmt wurden. Das heißt: Ein guter Business Case beschreibt seine zugrundeliegende Methode und macht seine Ergebnisse dadurch nachvollziehbar. Für die künftigen Adressaten des Business Cases sind diese Informationen unverzichtbar. Denn nur so können sie sicher sein, dass alle relevanten Kosten und Nutzen auch tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. in den Business Case eingeflossen sind. Aufmerksame Entscheider bemerken Unklarheiten oder den Mangel an grundlegenden Informationen sofort. Die Folge: Der Business Case ist weniger glaubwürdig.

Eine allgemeingültige Inhaltsangabe oder Vorlage für alle Business Cases gibt es nicht. Aber es ist möglich, die grundlegend erforderlichen Bestandteile zu beschreiben. Wenn man als Ersteller diese in die jeweils angemessene Form und logische Struktur bringt, wird der so erstellte Business Case jeder Prüfung standhalten und ein nützlicher Leitfaden für das Management sein.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr.

Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …

Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …