Seit Jahrzehnten gibt es im Projektmanagement vielfältige Bemühungen, das Managen von Projekten zu standardisieren, um den Projekterfolg zuverlässig sicherzustellen. Allerdings sind die Fortschritte enttäuschend, wie die CHAOS-Studien der Standish Group belegen: Trotz der Vielzahl an Standards, Methoden und Techniken hat sich beispielsweise die Erfolgsquote von IT-Projekten seit 30 Jahren nur etwas gesteigert: 1994 lag sie bei 16%, heute sind es, weiterhin niedrige 30%. (Bei den übrigen 70% der Projekte kam es zu Kosten- und/oder Zeitüberschreitungen, es wurde nicht der geplante Funktionsumfang erreicht oder sie wurden abgebrochen. Die Grundaussage der Berichte der Standish Group ist daher seit 30 Jahren die gleiche: Es gibt kaum ein Business, in dem so viel Geld investiert wird und in dem die Erfolgschancen nach vielen Jahren Erfahrung immer noch so gering sind. Warum ist das so?

Projekte haben für Firmen eine große Bedeutung – egal ob interne Projekte oder externe Kundenaufträge. Schließlich geht es um Geschäftserfolg, Wettbewerbsfähigkeit und Kundenvertrauen. Entsprechend dieser Wichtigkeit wollen Lenkungskreise und Kund:innen die Projekte in guten Händen wissen. Folglich stecken die Firmen viel Aufwand in die Ausbildung ihrer Projektleiter:innen, um diese gut auf die bevorstehenden Aufgaben vorzubereiten.

Durch Ausbildungen und Zertifikate können Projektleiter:innen seine:ihre Kenntnisse und Erfahrungen nachweisen. Die prominentesten Vertreter sind AXELOS, IPMA und PMI (für einen Überblick siehe "Wege zur Projektmanagement-Zertifizierung, Teil 1: Die Institutionen und ihre Standards"). Da das Bewusstsein über die Wichtigkeit von Projekten gewachsen ist, haben die Abschlüsse dieser Programme in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen (berichtet z.B. die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. in ihrer jüngsten Gehaltsstudie von 2020, siehe hier).

Viele Zertifizierungen sind verbunden mit einem standardisierten Vorgehensmodell (z.B. PRINCE2®, Scrum oder die skalierte Variante SAFe); in anderen Fällen wählen Firmen das Vorgehensmodell unabhängig von der Zertifizierung, das entscheidet sich oft über die Branchenzugehörigkeit oder den aktuelle Zeitgeist (siehe zur Auswahl "Wege zur Projektmanagement-Zertifizierung, Teil 2: Die Zertifizierungen im Detail mit Kosten und Anforderungen").

Die Unternehmen versuchen den Projekterfolg zu garantieren, mittels gut ausgebildeter und zertifizierter Projektleiter:innen und unter Zuhilfenahme eines standardisierten Vorgehensmodells. In staatlichen Ausschreibungen sind teilweise die Vorgehensmodelle vorgeschrieben (in der Schweiz z.B. meist HERMES), an die sich die anbietenden Firmen halten müssen, um den Zuschlag zu erhalten. In jedem Fall erwarten die Auftraggeber:innen und die Auftragnehmer:innen eine höhere Qualität und Nachvollziehbarkeit und damit eine höhere Wahrscheinlichkeit für den Projekterfolg. Dies ist sicherlich so, aber auch nur dann, wenn die Anwendung eines Standards hinterfragt und dieser dem Projekt entsprechend angepasst wird.

Darum gefährden Standards den Projekterfolg 

Ich besitze über zwei Jahrzehnte Erfahrung im Managen von Software-Entwicklungsprojekten. Als Assessor für die Zertifizierung bei der IMPA habe ich in den vergangenen 15 Jahren zusätzlich das Projektmanagement vieler Firmen aus verschiedenen Branchen kennengelernt. Sowohl in meinem beruflichen Umfeld als auch in den Interviews mit den Kandidat:innen im Zertifizierungsprozess fällt mir immer wieder auf, dass Projekte häufig mechanisch nach Lehrbuch – sprich nach einem standardisierten Prozess – abgewickelt werden.

Diejenigen, die so vorgehen, verstehen in den seltensten Fällen, welchen Nutzen die einzelnen Methoden, Prozessschritte, Artefakte usw. haben. Folglich fragen sie sich auch nicht, welche Schritte für ihr Projekt sinnvoll sind und welche eher nicht. Das führt die Intention derjenigen, die Standards und Methoden vorgeben, ad absurdum: Statt das Projektmanagement durch die Vorgaben zu erleichtern, wird es zu einem lästigen Zwang, dessen Bestandteile stur abgearbeitet werden. Das heißt, dass vor lauter Bäumen (Methoden) viele Projektleiter:innen den Wald (Projektnutzen) nicht mehr sehen.

Deswegen habe ich mich gefragt, was das Wesentliche im Projektmanagement ist? Was benötige ich, um ein Projekt zum Erfolg zu führen? Worauf kann und darf ich nicht verzichten? Wie können standardisierte Vorgehensmodelle meinem Projekt nutzen? Worauf muss ich dabei achten?

Meiner Meinung nach sollten Projektleiter:innen eine gesunde Portion Skepsis gegenüber den Vorgaben Ihrer Auftraggeber:innen und den vorgegebenen Vorgehensmodellen entwickeln, denn diese decken sich nur selten mit den Bedürfnissen eines Projekts. Am Beispiel der Prozessschritte "Risikomanagement" und "Planung" zeige ich Ihnen in diesem Artikel, warum es entscheidend ist, die Einmaligkeit seines Projekts zu erkennen und welchen Einfluss dies auf die Wahl des Vorgehensmodells hat.

Die Auswahl von Standards, respektive von Teilen daraus, erfolgt in erster Linie in der Vorprojektphase, denn in dieser Phase entsteht das eigene Projekt-Design, idealerweise basierend aus dem Besten aus verschiedenen Standards. Steht das eigene Projekt-Design fest, hält man während des gesamten Projekts daran fest.

Die Einmaligkeit macht den Unterschied