Projektmanager müssen bei den Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) hohe Erwartungen erfüllen. Als Arbeitgeber erwarten wir, dass diese eine formale Projektmanagement-Ausbildung mitbringen oder erwerben, möglichst IPMA-zertifiziert sind und unseren firmenspezifischen zweitägigen Kurs für Projektmanager absolvieren. Von den Lenkungsausschuss-Mitgliedern erwarten wir im Gegensatz dazu jedoch keine speziellen Vorkenntnisse in Projektmanagement. Die Linienorganisationen delegieren Vertreter in den Lenkungsausschuss (LA) nach eigenen Kriterien.

Damit die LA-Mitglieder ihre Aufgaben im Gremium überzeugend erfüllen können, sind jedoch relevante Projekterfahrungen von Vorteil. Es ist daher naheliegend, auch von den Linienkadern grundlegende Kenntnisse des Projektmanagements und des Projektmanagement-Regelwerks PPM (Professionelles Projektmanagement Personenverkehr) zu erwarten. Auf Grund dieser Überlegungen, unseren Beobachtungen in Lenkungsausschuss-Sitzungen und wiederholten Klagen von Projektmanagern haben wir – das PMO Personenverkehr (siehe Kasten) – einen klaren Handlungsbedarf festgestellt. So entstand die Idee, einen Kurs anzubieten, der sich an den Anforderungen der LA-Mitglieder orientiert. In der Folge präsentierten wir diese Idee unserer direkten Vorgesetzten und bekamen grünes Licht, einen entsprechenden Kurs zu konzipieren.

Konzeption und Rahmenbedingungen

Ziel des Kurses sollte nach unserer Definition sein, dass die Teilnehmer die Grundlagen des PPM und die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung ihrer Rolle als Lenkungsausschuss-Mitglied kennen. Zudem sollte nach dem Kurs auch das Standardreporting auf Basis von SAP PPM 6.1 bekannt sein.

Nach der Freigabe des Auftrags konzipierten wir den Kurs mit der offiziellen Bezeichnung "Projekte in P erfolgreich lenken" (P = SBB Personenverkehr). Dabei galten folgende Rahmenbedingungen:

• Sämtliche der rund 140 LA-Leiter und -Mitglieder der Division SBB Personenverkehr werden im Rahmen dieser Schulung ausgebildet. Davon ausgenommen sind Projektmanager, auch wenn diese ebenfalls zu den LA-Mitgliedern gehören. Die Namen der Schulungsteilnehmer entnahmen wir der "LA-Liste", die wir seit etwa einem Jahr führen und die sämtliche laufende Projekte mit den zugehörigen LA-Mitgliedern aufführt.
• Der Kurs sollte nicht mehr als einen halben Tag dauern.
• Es durften nur interne Ressourcen für Konzeption und Durchführung verwendet werden.

Mit diesen Rahmenbedingungen machten wir uns an die Arbeit. Ich muss vorausschicken, dass es im PMO zwar viel Erfahrung im Durchführen und Auffrischen von Kursen gab, jedoch nicht unbedingt in der Konzeption von etwas ganz Neuem. Rasch war uns klar, dass wir den Teilnehmern mehr bieten mussten als im PPM Grundkurs für Projektleitende & Controller. Schließlich waren für die Teilnahme primär Kollegen aus dem mittleren und dem Top-Kader vorgesehen. Der Kurs musste also noch lehrreicher, noch spannender und – ganz entscheidend – trotzdem kompakt gestaltet sein.

Wir entschieden uns für die in Tabelle 1 gezeigte Struktur. Der Fokus des Kurses liegt dabei auf der Rolle der LA-Mitglieder, um die Wichtigkeit und Verantwortung dieses Steuerungsgremiums für Projekte zu vermitteln. Die Teilnehmerzahl des Kurses legten wir auf mindestens acht bis maximal zehn fest. Um den Kurs gleichzeitig lehrreich und kompakt zu gestalten, entschieden wir uns, diesen mit zwei Moderatoren durchzuführen.