So schreiben Sie einen Business Case

Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter beschreiben im zweiten Teil dieser Serie, wie Sie für die Leser eines Business Cases nachvollziehbar die Zuverlässigkeit der Daten sowie die Plausibilität der Prognosen begründen. Dies ist die Grundlage dafür, dass die im nächsten Teil der Serie behandelte PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse die Adressaten überzeugt.

So schreiben Sie einen Business Case

Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter beschreiben im zweiten Teil dieser Serie, wie Sie für die Leser eines Business Cases nachvollziehbar die Zuverlässigkeit der Daten sowie die Plausibilität der Prognosen begründen. Dies ist die Grundlage dafür, dass die im nächsten Teil der Serie behandelte PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse die Adressaten überzeugt.

Für die EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen., ob ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. genehmigt oder abgelehnt werden soll, sind vor allem die finanziellen Ergebnisse des Business Cases ausschlaggebend. Dessen Glaubwürdigkeit und damit seine Wirkung hängen aber sehr stark davon ab, ob der Autor einleuchtend erklären kann, woher die Daten und Ergebnisse stammen. Hierzu dient in erster Linie die Beschreibung der Annahmen und Methoden, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Die einzelnen hier beschriebenen Abschnitte dienen dazu, den Lesern des Business Cases nachvollziehbar offenzulegen, auf welche Weise die Ergebnisse und Empfehlungen zustande gekommen sind.

Außerdem lässt sich mit Hilfe der hier gegebenen Informationen später schnell überprüfen, ob der Business Case noch gültig ist: Wenn die angenommenen Entwicklungen eingetroffen sind bzw. die Annahmen weiterhin gültig sind, spricht alles dafür, dass der Business Case immer noch zutrifft. Falls hingegen die Entwicklungen anders verliefen als angenommen, ermöglicht es die DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . der Annahmen und Methoden, den Business Case mit neuen Daten zu aktualisieren und schnell eine aktuelle Entscheidungsgrundlage zu Fortführung oder Abbruch des Projekts zu erhalten.

Die Beschreibung der Annahmen und Methoden kann an verschiedenen Stellen im Business Case aufgeführt werden:

  • Die erste Möglichkeit ist unmittelbar nach der Einführung (Block A) und vor dem Abschnitt zu den finanziellen Ergebnissen und anderen betriebswirtschaftlichen Einflüssen (Block C) (vgl. Gliederung des Business Cases in Teil 1 dieser Serie).
  • Ist das Material allerdings sehr umfangreich, kann es in zwei Abschnitte geteilt werden: Ein wichtiger und kompakter Abschnitt, der "Hauptannahmen" und "Überblick über die Methodik" umfasst, kann vor den finanziellen Ergebnissen aufgeführt werden. Er übermittelt nur Informationen, die für das Verständnis der folgenden Blöcke erforderlich sind. Der andere Abschnitt, der z.B. genaue Definitionen der Daten für das Kostenmodell und ihre Quellen enthält, kann in einen Anhang ausgegliedert oder in die Kalkulationsdatei des Kostenmodells eingebunden werden.

Verwendete Finanzkennzahlen

Bevor sich die Leser die Finanzergebnisse ansehen, wollen sie wissen, auf welche Weise die betriebswirtschaftliche Analyse durchgeführt wurde und anhand welcher Kriterien die Ergebnisse zu beurteilen sind. Diese Frage wird zum Großteil durch die verwendeten Finanzkennzahlen (finanzielle Messgrößen) beantwortet. Es ist nicht besonders hilfreich, wenn lediglich gesagt wird, dass die Investitionsrechnung eine Analyse "aller Kosten und Nutzen" enthält, die mit dem Vorschlag verbunden sind. Die Autoren sollten die Leser am besten möglichst früh darüber informieren, dass Entscheidungen und Planungen, die aus den Ergebnissen des Business Cases resultieren, z.B. auf einer oder mehrerer der folgenden Kennzahlen basieren:

Eventuell haben Sie statt dieser gebräuchlichen Finanzkennzahlen auch spezifische Kennzahlen gebildet, die absolute Größen zueinander ins Verhältnis setzen, wie z.B.:

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann.

Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …

Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …