Multiprojekt- und Portfoliomanagement ist anspruchsvoll. Es erfordert, Abhängigkeiten zwischen den Projekten zu berücksichtigen und den Status der einzelnen Projekte im Überblick zu behalten. Es müssen die passenden Teams eingeplant werden, was bei unterschiedlichen Verfügbarkeiten und parallelem Arbeiten in mehreren Projekten herausfordernd ist. Zudem ist es notwendig, die wirklich wichtigen Projekte zu erkennen und nach strategischen Gesichtspunkten auszuwählen, um die verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Und auch die Projekte selbst erfordern solide Planung und Steuerung, sonst verpuffen alle strategischen Überlegungen.

Die Software Blue Ant aus dem Hause Hypergene positioniert sich als integrierte Lösung für genau diese Aufgaben. Sie unterstützt die Planung und Umsetzung der einzelnen Projekte ebenso wie die Koordination des gesamten Projektportfolios. Blue Ant liefert mithilfe interaktiver Dashboards einen klaren Blick auf das Projektportfolio, unterstützt Projektantragsprozesse und ermöglicht eine realistische Ressourcenplanung. Zur Planung von einzelnen Projekten gibt es die klassische Terminplanung ebenso wie Funktionen für agile Vorgehensweisen. Nützliche Zusatzfunktionen, etwa zur Verwaltung von Reisekosten und für die Verrechnung von Projektdienstleistungen, runden die Software ab.

Zusätzliche Grafiken und flexiblere Dashboards

Die aktuelle Version verfügt über eine überarbeitete Bedienoberfläche sowie über erweiterte Dashboards, die jetzt zusätzliche Grafiken zur Verfügung stellen. Ein neues globales Suchfeld rechts oben in der Titelleiste erlaubt die Suche nach praktisch "allem" – z.B. Menüpunkte, Projekte, Portfolios, Tickets sowie Projektbeteiligte und Ressourcen.

Während die Menüleiste auf der linken Seite die diversen Ansichten und Funktionen der Software auflistet, wechselt man mit der neuen "Sidebar" auf der rechten Seite mit einem Klick zwischen Projekten oder Portfolios (Bild 1). Wählt man zum Beispiel in der Menüleiste das Portfolio-Dashboard aus, kann man sich anschließend in der Sidebar durch die Dashboards der einzelnen Portfolios klicken.

Die Dashboards werden kontinuierlich weiterentwickelt (Bild 2). Manche Elemente darin, sogenannte "Widgets", bieten inzwischen den Funktionsumfang vollwertiger Ansichten: Sie zeigen nicht nur Daten und Grafiken, sondern ermöglichen auch, direkt darin zu arbeiten. So kann man eine Liste von To-dos zum Beispiel filtern und sortieren oder bei Bedarf ein To-do direkt zur Bearbeitung öffnen.

Dashboards zu Projekten, Programmen oder Portfolios entwirft zunächst die Fachadministration. Anschließend passt man sie bei Bedarf an die individuellen Anforderungen an. Dazu zieht man einfach die Widgets mit der Maus aus einer Liste am rechten Fensterrand an die gewünschte Position auf das jeweilige Dashboard, sodass es die wichtigsten Daten zusammenfasst. Die aktuelle Version von Blue Ant bietet einige neue Widgets, wie eine Risikomatrix, die neue Ressourcenübersicht oder das Änderungsprotokoll für verbundene Jira-Systeme. Wer mit dem Mauszeiger über eine Grafik fährt, erhält in einem Pop-up-Fenster Details dazu angezeigt. Die Dashboards passen sich dem Kontext an: Ruft man ein Finanz-Dashboard für ein ganzes Programm auf, zeigt es die Gesamtwerte aller Projekte. Bei einem einzelnen Projekt aber nur dessen Teilbeträge.

Die Dashboards eigenen sich so als Portale, die den Projektbeteiligten je nach ihrer Rolle die notwendigen Informationen liefern. Teammitglieder finden hier ihre Projektaufgaben, Portfoliomanager sehen Übersichten über aktuelle Projekte und Projektanträge, Projekt-Controller die Auswertungen zu Finanzen und die Projektleitung kann z.B. die anstehenden Arbeitspakete und To-dos im Projekt anzeigen lassen. Weil man aus den Dashboards heraus auch direkt in die entsprechenden Projekte und Aktivitäten springen kann, ergänzen sie die Menüs um eine weitere, intuitive Navigation.

Auch in Tabellen unterstützen jetzt Grafiken bei der Datenanalyse. Die Spalten können nicht nur Zahlen und Texte, sondern auch Symbole und sogar grafische Auswertungen enthalten, etwa die Anzahl offener und erledigter Aufgaben als Tortendiagramm oder eine Kostenverlaufskurve.

Fundierte Portfolioentscheidungen

Alle Programmfunktionen sind in Blue Ant im Menü am linken Fensterrand verfügbar. Es gliedert die Software in unterschiedliche Bereiche, die in der neuen Version leicht angepasst wurden: Alle persönlichen Ansichten finden sich jetzt übersichtlich im Abschnitt "Mein Bereich". Die Abschnitte "Projekte", "Programm" und "Portfolio" folgen den Projektstrukturen, während "Ressourcen" und "Controlling" fachliche Rollen adressieren.

Portfolios dienen in Blue Ant zum einen dazu, Projekte zu gruppieren und auszuwerten. Im Portfoliomodul werden allerdings auch die Wechsel zwischen den Projektphasen gesteuert. Das Modul ist daher vor allem für das Project Management Office (PMO) wichtig. Mit einer Art Portfolio-Kanban-Board, das alle Projekte des Portfolios nach ihrer aktuellen Projektphase in Spalten einordnet (Bild 3), verdeutlicht die Software, welche Projekte und Ideen gerade anstehen und wie weit diese schon bearbeitet sind.

Für frühe Projektphasen reicht es meist aus, die grundsätzlichen Erfolgsaussichten eines Projekts anhand einer ersten, groben Bewertung einzuschätzen und erst später einen ausführlicheren Projektantrag auszuarbeiten. Hier hilft Blue Ant mit Risikoanalysen und Bewertungsmodellen für den Projektnutzen. Bei Kundenprojekten lassen sich auch Aufwand und Ertrag miteinander vergleichen. Zusammen mit weiteren Angaben zum Projekt, etwa einem Text zur Projektbegründung und den Projektzielen, kann Blue Ant so alle notwendigen Informationen für einen Projektantrag sammeln. Um über eine Projektidee entscheiden zu können, ist noch der Blick auf die verfügbaren Ressourcen entscheidend: Reichen diese für die Umsetzung aus?

Um diese Frage zu beantworten, wird der Personalbedarf des Projekts geschätzt und anschließend mit den zuständigen Fachvorgesetzten abgestimmt, die die entsprechenden Teammitglieder für das Projekt reservieren. Die Projektleitung plant sie schließlich für konkrete Aufgaben ein. Blue Ant dokumentiert diese Abstimmung oder unterstützt sie aktiv per Workflow.

Bei langfristigen Planungen vermerkt man eventuell auch nur eine generische Ressourcenzusage und die notwendigen Qualifikationen: "Es gibt 70 Tage aus der Testabteilung im nächsten Sommer". Wer aus der Testabteilung dann genau im Projekt mitarbeitet, wird zu gegebener Zeit präzisiert. Leistungsfähige Suchfunktionen helfen dabei, anhand von Fähigkeiten und Rollen passende Teammitglieder zu finden.

Dieses Vorgehen liefert verbindliche Ressourcenplanungen, ohne dass sich Fachvorgesetzte mit allen Details der Projekte befassen müssten. Wer will, kann die Software so konfigurieren, dass die Projektleitung auch ohne diesen Abstimmungsprozess Teammitglieder direkt im Projekt einplanen kann. Nutzt man aber die Anfrage nach Fähigkeiten und Rollen, kann Blue Ant sogar Zielprofile für Projektrollen mit den vorhandenen Skills der Teammitglieder vergleichen. Das zeigt drohende Engpässe auf und hilft dabei, in der langfristigen Personalplanung gegenzusteuern. Ob ein Projekt noch ins Portfolio passt, lässt sich also fundiert bewerten.

Wirksame Statusberichte erstellen

Realistische Entscheidungen erfordern klare Informationen. Dafür sind Statusberichte unverzichtbar. Sie fassen nicht nur Daten zusammen, sondern berücksichtigen auch die Einschätzung der Projektleitung. So entstehen Projektübersichten mit einem Informationsgehalt, der über den von bloßen Zahlen hinausgeht.

Für eine solche aktive Statusberichtserstellung stellt Blue Ant eine eigene Funktion bereit, die in der aktuellen Version noch einmal grundlegend überarbeitet wurde. Die Projektleitung erstellt den Statusbericht und ergänzt automatisch ermittelte Zahlen mit eigenen Kommentaren – etwa zu besonderen Ereignissen der aktuellen Berichtsperiode oder notwendigen Entscheidungen. Schließlich wird der Bericht an das PMO versendet und archiviert (Bild 4). Blättert man später durch die einzelnen Statusberichte des Projekts, wird der Projektverlauf deutlich.

Statusberichte liefern eine fundierte Zusammenfassung der Projektsituation, die auch für all jene gut verständlich ist, die nicht tagtäglich im Projekt unterwegs sind. Außerdem gibt das Erstellen des Statusberichts der Projektleitung einen Anlass, die Lage des Projekts zu rekapitulieren. Dabei helfen die nochmals verbesserten grafischen Auswertungen in Blue Ant, mit denen sich die Projektleitung schon beim Erstellen des Berichts wichtige Informationen wie den Meilensteinstatus, Fertigstellungsgrade und weitere Daten übersichtlich vor Augen führen kann.

Ressourcen und Budget simulieren

Die Frage, ob alle guten Projektideen mit den vorhandenen Mitteln umsetzbar sind, wird oft intensiv diskutiert. Entscheidungshilfe bietet Blue Ants neue Szenariofunktion, die Auswirkungen bestimmter Entscheidungen auf personelle und finanzielle Ressourcen verdeutlicht. Damit lassen sich Portfolios, Programme oder ganze Projektlandschaften betrachten und die Ressourcenbedarfe von laufenden Projekten und Projektideen bestimmen. Dabei berücksichtigt die Szenariofunktion auch Urlaube und Grundlasten, etwa für abteilungsinterne Tätigkeiten.

Um bestimmte Szenarien zu analysieren, werden zunächst die umzusetzenden Projekte ausgewählt, die zeitlich verschoben oder in der Rangfolge geändert werden können. Spontane Ideen ohne Projektantrag lassen sich ad hoc im Szenario ergänzen.

Für jedes Szenario prüft Blue Ant die verfügbaren Personalressourcen und vergleicht den Finanzbedarf mit dem vorhandenen Budget (Bild 5). Dabei signalisiert das Programm auch Detailprobleme, etwa wenn die Ressourcen einer Abteilung insgesamt zwar ausreichen, bei einzelnen Personen jedoch Terminkonflikte drohen. Wer will, kann die Auswertungen auch auf Engpassressourcen konzentrieren.

Mehrere Szenarien lassen sich miteinander vergleichen. So findet sich die zumindest theoretisch optimale Projektkombination. Die Szenarioplanungen wirken sich dabei nicht auf Projektanträge oder laufende Projekte aus. Experimente mit der Szenariofunktion führen dort also nicht zur Unruhe.

Entscheidet man sich schließlich für eines der Szenarien, müssen die in der Simulation getroffenen Annahmen noch in die Planung überführt werden. Blue Ant macht das auf Wunsch zwar auch automatisch, indem es z.B. Projektanträge als freigegeben kennzeichnet oder Projekten neue Termine vorgibt. In der Praxis funktioniert das allerdings selten ohne Gespräche. Deshalb fasst die Software mögliche Konflikte in einem Übernahmeprotokoll zusammen. Dieses zeigt z.B., wo die neuen Ressourcenbedarfe bei verschobenen Projekten nicht mehr zu den ursprünglichen Reservierungen passen. Gemeinsam mit den betroffenen Projektleitungen kann man dann die Annahmen der Simulation in eine realistische Projektplanung überführen.

Dass Blue Ant den Schwerpunkt im Bereich Ressourcenmanagement setzt, kommt nicht von ungefähr, denn traditionell liegen die Stärken des Programms im Bereich personalintensiver Dienstleistungsprojekte. Aus Projektplänen erstellt es komplette Angebote, aus den Rollen der Teammitglieder bestimmt es kunden- und projektspezifische Verrechnungssätze und aus den Ist-Zeiten des Projekts entstehen Abrechnungsvorschläge für die Rechnungsstellung. Die eingebaute Spesenabrechnung deckt sogar Genehmigungsprozesse für Dienstreisen ab und berechnet sie ggf. weiter. Für projektorientierte Dienstleister eignet sich die Software somit als Komplettlösung für das Projektgeschäft.

Agil oder klassisch? Warum nicht hybrid!

Die Terminplanung im obligatorischen Balkendiagramm ist zeitgemäß per interaktiver Bedienung möglich. Ein Rechtsklick auf einen Balken erlaubt z.B., Vorgänge und Abhängigkeiten zu bearbeiten oder Ressourcen hinzuzufügen. Blue Ant unterstützt auch agile und hybride Vorgehensweisen. Statt einer reinen Umsetzung von Scrum gibt es in diesem Bereich Funktionen, mit denen sich schlicht etwas "lockerer" planen lässt. Das entscheidende Werkzeug dafür sind To-dos, die Blue Ant als Liste oder im Kanban-Board darstellt. Bei kleineren Projekten kann ein solches Board ausreichen, um damit sämtliche Projektaktivitäten zu koordinieren (Bild 6). So bleibt der Planungsaufwand überschaubar, die Projektaufgaben sind klar geregelt, und das Projekt ist in der Software erfasst und auf dem Radar des PMO sichtbar.

Auch bei vielen To-dos bleibt das Kanban-Board durch die Filter- und Gruppierungsfunktion übersichtlich. Ordnet man die To-dos den Aktivitäten im Terminplan zu, zeigt Blue Ant für jede Aktivität ein eigenes Kanban-Board. So lassen sich auch größere Projekte hybrid oder agil umsetzen.

In hybriden Projekten hält man den Terminplan schlank, indem man das Projekt in wenige, eher umfangreiche Arbeitspakete aufteilt. Die Detailaufgaben zu jedem Arbeitspaket organisiert das jeweilige Arbeitspaketteam dann mit To-dos und einem Kanban-Board. Wer sich dagegen an Scrum orientiert, plant im Terminplan lediglich die immer gleich langen Sprints, beschreibt die User Storys mithilfe der To-dos und nutzt das Kanban-Board der einzelnen Sprint-"Vorgänge" als Sprintboard. Wird gar keine Terminplanung benötigt, bietet sich die periodische Planung an (Bild 7). Die Sprint-Teams werden dabei für feste Zeiträume eingeplant und die Teammitglieder auf diese Weise in der Gesamt-Ressourcenplanung aller Projekte berücksichtigt – egal ob diese agil, hybrid oder klassisch geplant sind.

Wer für agile Projekte Jira einsetzt, profitiert von Jira Connect. Blue Ants neue Standardschnittstelle ist im Atlassian Store verfügbar und tauscht Aktivitäten und Vorgänge zwischen Jira und Blue Ant aus. Sie kann auch in Jira erfasste Projektzeiten übernehmen. Blue Ant ermöglicht dann die Multiprojektsteuerung, die in Jira sonst oft fehlt. Das ist insbesondere in hybriden Portfolios aus agil und klassisch abgewickelten Projekten nützlich.

Mit Blue Ant kann die Projektleitung ihre Methodik also flexibel wählen und irgendwo zwischen klassischer Terminplanung und agilem Projektmanagement ansiedeln. In jedem Fall stehen die weitreichenden Funktionen der Software zur Verfügung, die ein unternehmensweites Portfolio- und Ressourcenmanagement sowie das Finanzcontrolling der Projekte erlauben.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Als webbasierte Software läuft Blue Ant auf allen gängigen Browsern. Die Software ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber auch auf eigenen Servern installiert werden. Über Blue Ants konfigurierbare "Konnektoren" werden Schnittstellen zu anderen Systemen konfiguriert, ohne dass eine Programmierung notwendig wäre. So lassen sich z.B. Ist-Kosten aus dem ERP-System einbinden oder eine CRM-Software mit aktuellen Informationen zu Kundenprojekten versorgen.

Blue Ant gibt es in den drei Editionen "Standard", "Enterprise" und "Cloud". Als Einstieg für kleine und mittelständische Unternehmen mit 50 bis 200 Anwendern enthält die Standard-Edition den Basisfunktionsumfang für 350 Euro pro Lizenz oder 10 Euro monatlich in der Cloud-Variante. Zusatzmodule wie "Projektportfolio-Management", "Projektprogramm-Management", das "Ticketsystem" und Schnittstellen (Konnektoren und Webservices) lassen sich optional hinzubuchen. Größeren Unternehmen bietet die Enterprise-Edition den vollen Funktionsumfang aller Blue-Ant-Module sowie die Schnittstellenfunktionen zur Integration in die bestehende IT-Landschaft für 455 Euro je Lizenz. Dazu kommen Freigabe- und Genehmigungsworkflows für die Einbindung in die Steuerungsprozesse des Unternehmens.

Wer Blue Ant ohne eigene Hardware-Infrastruktur nutzen möchte, wählt die Cloud-Version. Sie bietet die Funktionen der Standard-Edition sowie alle offenen Schnittstellen (Webservices) und kann ebenfalls modular erweitert werden.

Fazit

Mit den aufgefrischten, flexibel anpassbaren Dashboards der neuen Version bringt Blue Ant noch mehr Übersicht in das Projektportfolio. PMOs können sich so nicht nur selbst über den aktuellen Stand des Projektportfolios informieren, sondern auch den unterschiedlichen Stakeholdern maßgeschneiderte Liveinformationen liefern.

Auch im operativen Projektmanagement ist Blue Ant gut aufgestellt. Ob agil, hybrid oder klassisch – für jedes Projektprofil finden sich passende Funktionen. Dazu kommt ein leistungsfähiges Ressourcenmanagement, das sowohl der Projektleitung als auch den Ressourcenverantwortlichen in den Fachabteilungen jederzeit Klarheit bringt. Die Software bietet zudem alle notwendigen Funktionen, um realistische Portfolios zusammenzustellen, die mit den vorhandenen Teams umgesetzt werden können – oder um mittel- bis langfristig auftretenden Ressourcenengpässen rechtzeitig entgegenzusteuern. Verbunden mit Finanzfunktionen, die sogar Projektangebote und die Verrechnung von Projektleistungen abdecken, entsteht ein vollständiges Bild hybrider Projektportfolios.

Seit gut einem Jahr gehört Blue Ant zum Produktportfolio von Hypergene. Das Unternehmen bietet Lösungen für unternehmensweites Performancemanagement, bei dem definierte strategische Ziele über das Portfoliomanagement in operative Projekte übersetzt werden. Deren Umsetzung wird dann in Blue Ant koordiniert, die Fortschrittsinformationen aus den Projekten fließen zurück in die strategische Steuerung des Unternehmens. Auch wenn die Integration von Blue Ant derzeit noch nicht abgeschlossen ist, bleibt es doch spannend, wie sich die Software mit ihrer Funktionalität zukünftig integrieren wird.

Kontakt

Hypergene GmbH, Alte Jakobstraße 83/84, D-10179 Berlin, Tel.: +49 (0)30 4036493-79, Mail: kontakt@blueant.de, https://blueant.de