Die "Business Coordination Software" (BCS) von Projektron ist für die Multiprojektumgebungen projektorientierter Unternehmen konzipiert und legt bei der Funktionalität den Schwerpunkt besonders auf die Bereiche Ressourcen und Finanzen. Viermal im Jahr aktualisiert Projektron seine Software, wobei neue Versionen neben Optimierungen im Bereich Bedienoberfläche und IT-Sicherheit vor allem einen kontinuierlichen Ausbau der Funktionalität nach dem Motto "Evolution statt Revolution" bringen. Auch der Blick auf die aktuelle Version 22.4 bestätigt dieses Muster. Bei den jüngsten Erweiterungen sind einige Funktionalitäten dabei, die insbesondere größere Unternehmen zu schätzen wissen dürften.

Die verschiedenen Arbeitsbereiche finden sich in der Kopfzeile des Programmfensters, etwa der Bereich "Projekte" für die Projektplanung und -steuerung, der Bereich "Intern" für die Verwaltung des eigenen Teams und "Mein Bereich" mit der persönlichen Übersicht für jedes Teammitglied. Jeder Bereich bietet mehrere Ansichten. Unter "Projekte" finden sich z.B. Ansichten für die Projektstammdaten, den Strukturplan, den Teamplan und den Projektplan mit einer Gantt-Terminansicht. Über die Navigationsleiste am linken Fensterrand ist ein schneller Wechsel zwischen verschiedenen Planungsobjekten möglich, wobei die vorher gewählte Ansicht beim Wechsel erhalten bleibt. So springt man z.B. schnell durch die Teamansicht für die diversen Arbeitspakete im Projekt.

Die Navigationsleiste verschwindet während der Arbeit in den Ansichten dezent und lässt so mehr Platz zum Arbeiten. Braucht man die Navigation wieder, bewegt man einfach die Maus an den linken Fensterrand und die Leiste erscheint wieder. Die Funktion ist neu und keine Revolution, sie zeigt aber, dass Projektron kontinuierlich daran arbeitet, die Bedienoberfläche behutsam weiterzuentwickeln. So wurden zuletzt auch die Dashboards mit neuen Grafiken ausgestattet. Statt Tortendiagramm-Darstellungen gibt es jetzt optisch leichter wirkende Donut-Diagramme sowie einen neuen interaktiven Diagrammtyp, das "Sonnenstrahl-Diagramm".

Je nach Benutzerrolle kann die Auswahlliste mit den verfügbaren Ansichten recht umfangreich sein (Bild 1). Häufig verwendete Ansichten lassen sich mit einem Sternchen als Favoriten markieren, was die Auswahl im Arbeitsalltag beschleunigt. Wer regelmäßig mit BCS arbeitet, wird sich schnell in den Ansichten zurechtfinden. Für die gelegentliche Nutzung gibt es Assistenten. Ein solcher Assistent führt z.B. durch die einzelnen Schritte zum Anlegen eines Projekts.

Methodenmix für die Projektplanung

BCS unterstützt verschiedene Planungsmethoden, zu denen natürlich auch das klassische Balkendiagramm zählt. Die neue Druckfunktion bringt dieses jetzt auch in verschiedenen Großformaten zu Papier oder speichert es als PDF-Datei ab. Zusätzlich gibt es eine Kalenderansicht für feste Projekttermine, wie z.B. die wöchentliche Statusbesprechung oder das tägliche Scrum Meeting. Eine Schnittstelle gleicht die Termine bei Bedarf mit Microsoft Exchange und Outlook oder mit dem Google Calendar ab. Die Termine fließen ebenso wie die Projektaktivitäten und Urlaube in die Auslastungsplanung der Beteiligten ein.

Für die agile Produktentwicklung gibt es einen Produktstrukturplan, der Produkte in einzelne Komponenten gliedert. Den Komponenten lassen sich Backlog-Elemente zuordnen, die BCS technisch als Tickets abbildet. Diese Backlog-Tickets ordnet man dann den entsprechenden Sprints zu, die im Terminplan als gleichmäßig lange Balken erscheinen.

Wer hybrid arbeiten will, kann die Backlog-Tickets beliebigen Projektstrukturelementen seiner Terminplanung zuordnen, z.B. einem einzelnen Arbeitspaket oder einem Gate-Meilenstein. Jede Aktivität im Terminplan, wie z.B. Sprint, Arbeitspaket oder Meilenstein, verfügt über ein eigenes Taskboard (Bild 2) mit den jeweils zugeordneten Backlog-Tickets. Mithilfe der Boards organisieren sich die Teams ihre Arbeit jeweils selbst. Die behutsame Bearbeitung der Bedienoberfläche macht sich auch bei den Boards bemerkbar – neu ist ein kleines Plus-Symbol, mit dem sich weitere Tickets gleich mit den passenden Attributen für die gewählte Spalte und Swimlane anlegen lassen.

Die Taskboards eignen sich damit sowohl für typische Sprint-Boards in Scrum-Projekten als auch als Werkzeug in hybriden Projekten, um die Detailaufgaben größerer Arbeitspakete im Blick zu behalten, ohne den Terminplan unnötig fein zu strukturieren. In sehr kleinen Projekten kann ein Taskboard auch als einzige Planungsansicht für alle Aufgaben im Projekt dienen. Durch diese verschiedenen Möglichkeiten lassen sich auch gemischte Portfolios aus klassischen und agilen Projekten unterschiedlichster Größe in BCS managen.

Ressourcen- und Finanzplanung auf ERP-Niveau

Für das Ressourcenmanagement bietet das Programm zahlreiche Möglichkeiten, von der einfachen Teamliste mit Projektbeteiligten und deren Rollen bis hin zur detaillierten Planung auf Aufgaben- oder sogar Terminebene. In frühen Projektphasen plant man typischerweise mit Platzhaltern z.B. für eine komplette Abteilung. Damit lässt sich der langfristige Ressourcenbedarf ermitteln und mit der verfügbaren Kapazität vergleichen. Rückt die Ausführung dann näher, ersetzt man die Platzhalter durch namentlich benannte Teammitglieder.