Reibungslose und effiziente Kommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt. Deshalb gilt es, bereits bei der Initiierung eines Projekts die Kommunikation zwischen allen Stakeholder:innen zu planen. Ergebnis ist der Kommunikationsplan, der auch Communications Management Plan oder Communication Management Approach genannt wird. Dieser regelt die Informationsverteilung innerhalb der Projektorganisation und die Kommunikation zum Projektumfeld.
Reibungslose und effiziente Kommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt. Deshalb gilt es, bereits bei der Initiierung eines Projekts die Kommunikation zwischen allen Stakeholder:innen zu planen. Ergebnis ist der Kommunikationsplan, der auch Communications Management Plan oder Communication Management Approach genannt wird. Dieser regelt die Informationsverteilung innerhalb der Projektorganisation und die Kommunikation zum Projektumfeld.
Kommunikationsplanung kann für Vorhaben aller Arten und Größen durchgeführt werden. Umfang und Aufwand der Kommunikationsplanung skaliert mit der Zahl der zu berücksichtigenden Stakeholder:innen, der Komplexität des Vorhabens und seinem Leistungsumfang. Für ein kleines Projekt kann es ausreichen, eine einfache Kommunikationsmatrix in weniger als einer Stunde zu erstellen. Für ein umfangreiches Projekt mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen kann ein Kommunikationsplan den Umfang eines ausführlichen Vertragswerks annehmen mit entsprechend hohem Erstellungsaufwand.
Vom Lenkungsausschuss freigegebener und mit den Stakeholder:innen abgestimmter Kommunikationsplan
Kommunikationsplanung ist Bestandteil aller Richtlinien für Projektmanagement. Zu Recht lässt sich sagen, dass ein Managementsystem ohne Kommunikationsplanung nicht ausreichend für das Managen von Projekten ist. Frameworks wie z.B. OKR oder Scrum geben zwar Elemente der Kommunikation vor, führen aber keine Kommunikationsplanung durch. Sie können deshalb zwar bei Bedarf in Projekten verwendet werden, reichen aber nicht aus, um diese zu managen.
Die hier beschriebene Vorgehensweise der Kommunikationsplanung orientiert sich an den drei international am weitesten verbreiteten Richtlinien für Projektmanagement: PMBOK® Guide, PRINCE2® und ICB 4 (siehe Abschnitt "Herkunft"). Grundsätzlich ist damit die hier beschriebene Vorgehensweise mit diesen und den meisten anderen Vorgehensmodellen vollständig kompatibel. Es können jedoch, insbesondere bei branchenspezifischen Modellen, spezielle Anforderungen bestehen, die hier nicht berücksichtigt sind. Prüfen Sie daher zunächst, welche spezifischen Anforderungen in Ihrem Projekt für die Kommunikationsplanung bestehen. Dies wird in Schritt 5 (s.u.) nochmals explizit thematisiert.
Die Kommunikationsplanung läuft integriert mit der Initiierung und Vorbereitung des Projekts sowie der unmittelbaren Planung von Umfang, Ressourcen und Ablauf ab. Die beiden zentralen Informationsquellen zum Erstellen eines Kommunikationsplans sind die Projektumfeldanalyse mit der Stakeholderanalyse und der Projektauftrag mit dem Business Case.
Die Analyse von Projektumfeld und Stakeholder:innen dient dazu, einerseits die Informationsbedürfnisse der Beteiligten zu identifizieren und andererseits die Strategie für die Projektkommunikation zu entwickeln. Beides geht direkt in die nächsten Schritte der Kommunikationsplanung ein.
Falls dies noch nicht geschehen ist, führen Sie eine Projektumfeldanalyse durch, dabei helfen Ihnen die Methoden Umfeldanalyse und Context Map.
Eng verknüpft mit der Projektumfeldanalyse bzw. sogar in sie integriert ist die Stakeholderanalyse. Hierbei helfen Ihnen die Methoden Stakeholdermanagement, Empathy Map, CATWOE und What I Need From You (WINFY) – Liberating Structures. Hilfreich ist dafür insbesondere die Excel-Vorlage Stakeholderanalyse des projektmagazins.
Wenn Sie mit der Kommunikationsplanung beginnen, liegen die meisten Projektdokumente vermutlich erst im Entwurf vor. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie stets die aktuellen Versionen als Informationsquellen verwenden.
Leiten Sie insbesondere aus Projektauftrag und Business Case sowie ggf. aus weiteren Projektdokumenten die Aufgaben für die Projektkommunikation ab. Setzen Sie diese Dokumente auch für die nächsten Schritte ein.
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