Was ist Zeitmanagement?

Im Zeitmanagement werden konsequent und zielgerichtet Arbeitstechniken eingesetzt, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Diese werden auch als Zeitmanagementtechniken bezeichnet.

In Deutschland hat Lothar Seiwert mit seinem 1984 erschienen Buch "Das 1x1 des Zeitmanagements" das Thema bekannt gemacht. Neben den traditionellen Aspekten des Zeitmanagements, die die Produktivität der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen, werden heute unter dem Begriff Zeitmanagement auch Themen verstanden, die Zeitmanagement als eine Balance aus produktiver Arbeit und den dafür notwendigen Pausen und Auszeiten sehen.

Der effektive und effiziente Umgang mit der eigenen Arbeitszeit ist eine der größten Herausforderungen für alle Werktätigen. Deshalb haben sich immer wieder Menschen mit diesem Thema beschäftigt und Lösungen entwickelt, die helfen, mit der knappen Ressource Zeit gut umzugehen. Zeitmanagement bietet Hilfestellungen für die effektive und effiziente Organisation der eigenen Arbeit.

Die Technik des Zeitmanagements können Sie nur für Arbeiten einsetzen, die selbstbestimmt durchgeführt werden. Sie lässt sich nicht bei fremdbestimmten Tätigkeiten einsetzen, wie sie z.B. in der Produktion oder im Service anfallen.

Gutes Zeitmanagement setzt eine positive Spirale in Gang: Sie organisieren Ihre Arbeit besser und erledigen diese somit mit weniger Aufwand. Damit haben Sie weniger Hektik und Stress und machen weniger Fehler. Zudem sind Sie ausgeglichener und motivierter.

Warum lohnt es sich? 4 Vorteile

Die meisten Zeitmanagementtechniken wurden entwickelt, weil deren Erfinder:innen mit ihrer Arbeitsweise unzufrieden waren. Haben Sie ein gutes Zeitmanagement, ergeben sich folgende Vorteile:

• Sie arbeiten effektiver und effizienter: Mithilfe von Zeitmanagement vermeiden Sie, dass Sie sich in Ihrer Arbeit verzetteln und Sie konzentrieren Ihre Energie darauf, Ergebnisse zu erreichen.
• Ihre Arbeit wird qualitativ besser: Sie vermeiden Fehler, die dadurch entstehen, dass Sie mit Arbeiten unter Druck geraten. Ihre Ergebnisse werden mit der bestmöglichen Qualität zu den vereinbarten Terminen fertig.
• Sie haben weniger Stress: Stress entsteht, wenn Sie unter Druck geraten, weil Arbeiten nicht fertig werden und sich ein schlechtes Gewissen einschleicht, etwas nicht richtig erledigt zu haben. Mithilfe einer guten Arbeitsorganisation wirken Sie diesem Stress entgegen und sind entspannter.
• Sie gewinnen Zeit: Und zwar jene, die durch Leerzeiten und Ablenkungen entsteht. Diese können Sie für Ihre Weiterentwicklung nutzen und sich so besser in Ihrem Beruf positionieren.

Welchen Prinzipien folgt Zeitmanagement?

Zeitmanagement beruht auf Prinzipien, die sich für die Organisation von Arbeiten bewährt haben. Bild 1 gibt einen Überblick über die wichtigsten Prinzipien.

Bild 1: Die Prinzipien des Zeitmanagements

• Nicht Aktivitäten, sondern Ziele im Fokus haben: Durch dieses Prinzip konzentrieren wir unsere Arbeit auf die Ergebnisse. Es kommt nicht darauf an, dass wir beschäftigt sind, sondern darauf, dass wir etwas erreichen.

• Prioritäten setzen und delegieren: Mit diesem Prinzip trennt sich die Spreu vom Weizen. Priorität ist, die Aufgaben herauszufinden, die am meisten zur Erreichung des Ziels beitragen. Aufgaben, die nicht erledigt werden können, sollten wir delegieren – d.h. an andere Mitarbeitenden übertragen oder, wenn das nicht möglich ist, nicht erledigt werden.

• Aufgaben strukturieren: Dieses Prinzip ermöglicht, größere Aufgaben in kleine Einheiten zu unterteilen. Damit können wir die notwendige Zeit für die Aufgabe genauer schätzen und besser prüfen, ob sie erledigt wurde.

• Aufgaben planen: Mit diesem Prinzip werden zwei Dinge erreicht: einerseits die wichtigen Aufgaben erledigt und zweitens das Arbeitszeitpensum eingehalten. Am Ende des vorhergehenden Arbeitstages oder am Beginn des Arbeitstages werden dafür Tagespläne erstellt und die anstehende Arbeit über den Tag hinweg verteilt. Pausen-, Erholungs- und Zeiten für unvorhergesehenes werden dabei berücksichtigt. Im klassischen Zeitmanagement werden dabei Aufgaben geplant, im agilen Zeitmanagement Zeitfenster für die Arbeiten definiert (Timeboxing).

• Zeitverbrauch dokumentieren: Diese Dokumentation ermöglicht eine Analyse des eigenen Arbeitsverhaltens. Auf dieser Basis können wir die Arbeitsplanung optimieren und so langfristig die persönliche Produktivität steigern. Der Zeitverbrauch können wir mit einem Arbeitszeittagebuch oder einer Time Clock Software (z.B. hamster-time-tracker) dokumentieren.

• Stand der Arbeitserledigung festhalten: Dieses Prinzip ist die Grundlage dafür, dass Arbeiten abgeschlossen werden und damit aus dem Kopf sind. Nicht abgeschlossene Arbeiten ploppen immer wieder in unseren Köpfen hoch und verhindern das systematische Arbeiten.

• Fehler und Perfektion vermeiden: Dieses Prinzip besagt, dass man so viel Aufwand wie nötig betreiben muss, um Fehler zu vermeiden, anderseits aber nicht nach einer zu hohen Perfektion streben sollte. Beides verursacht unnötigen Aufwand: Fehler, weil Arbeiten nachgebessert werden müssen, Perfektion, weil der Aufwand für Arbeiten sich erhöht.

• Leistungsstarke Zeiten nutzen: Mit diesem Prinzip nutzen wir die eigenen leistungsstarken Zeiten für die wichtigen Aufgaben und erledigen weniger wichtige Aufgaben in leistungsschwachen Zeiten.

• Multitasking vermeiden: Es ist wichtig, sich immer nur auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Sogenanntes Multitasking, bei dem mehrere Arbeiten parallel erledigt werden, senkt die Produktivität (siehe auch "So steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit").

So etablieren Sie in 6 Schritten ein gutes Zeitmanagement!

Zeitmanagement kann man lernen. Es gibt Trainings, die den Teilnehmenden helfen, ihre Arbeit (und damit ihre Produktivität) mithilfe von Zeitmanagement zu verbessern. Aber auch unabhängig von Trainings kann jeder sein Zeitmanagement mit einer Änderung seines Arbeitsverhaltens verbessern. Die wichtigsten Schritte auf diesem Weg sind:

• Analyse der Arbeitssituation: Grundlage für eine effektives Zeitmanagement ist die Analyse der eigenen Arbeitssituation, um dabei insbesondere sogenannte Zeitdiebe zu identifizieren – Tätigkeiten, die nur wenig oder nichts zur Arbeitsproduktivität beitragen, wie zum Beispiel Störungen durch unerwünschte Besucher oder nicht zielgerichtetes Surfen im Internet.

• Ziele festlegen: Zeitmanagement geht von einer zielorientierten Arbeitsplanung aus. Dabei wird immer gefragt, was erreicht werden soll und nicht was erledigt werden muss.

• Prioritäten setzen: In der Regel sind meist mehr Aufgaben zu erledigen, als es in der zur Verfügung stehenden Zeit möglich ist. Indem wir Aufgaben priorisieren, wählen wir die Arbeiten aus, die am besten dazu beitragen, unser Ziel zu erreichen.

• Arbeiten planen: Mit der Planung werden die auszuführenden Arbeiten durchdacht und in eine zeitliche Reihenfolge gebracht. So erhalten wir ein Bild davon, wie wir Arbeiten durchführen können.

• Eigenes Zeitmanagement überprüfen: Es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagementtechniken. Nicht jede ist für jeden oder für jede Arbeitssituation geeignet. Immer wieder sollten Sie überprüfen, ob Ihr Umgang mit Ihrer Zeit noch Ihrer Arbeitssituation entspricht, und dann die Ihr Zeitmanagement anpassen. Sie wenden damit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess nach dem PDCA-ZyklusPDCA-ZyklusDer PDCA-Zyklus beschreibt den vierstufigen Regelkreis des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Plan, Do, Check, Act. Er wird auch als Deming-Kreis, Deming-Zyklus, Deming Cycle, Deming-Rad, Deming Wheel oder Shewhart Cycle bezeichnet. (siehe auch Plan-Do-Check-Act) an.

• Konsequente Arbeitsplanung: Wenden Sie die 18-Minuten-Regel von Peter Bergmann, einem US-amerikanischen Autor, an. Sie besagt, dass täglich 18 Minuten für die eigene Arbeitsplanung aufgewendet werden sollten. Dabei entfallen fünf Minuten auf die Tagesplanung, je eine Minute auf ein Innehalten nach jeder Arbeitsstunde und weitere fünf Minuten für die Reflexion des Arbeitstages.

Warum misslingt Zeitmanagement häufig?

Mit viel Enthusiasmus und der Hoffnung, die eigene Produktivität zu steigern, nehmen sich viele vor, ihre Arbeit mithilfe von Zeitmanagement besser in den Griff zu bekommen. Doch oft stellen sie nach einiger Zeit fest, dass sie wieder in den alten Rhythmus verfallen sind. Dafür gibt es im Wesentlichen drei Gründe:

1. Störungen, die Sie nicht beeinflussen können. Dazu gehören u.a., dass Sie ständig erreichbar sein müssen, ihre Arbeit von Führungskräften und Kollegen beeinflusst wird oder durch unstrukturierte Abläufe Wartezeiten entstehen.
2. Störungen, die Sie beeinflussen können. Dies sind die sogenannte Aufschieberitis, mit der unangenehme Arbeiten immer wieder verschoben werden, das Verzetteln in Detailarbeiten oder der Small Talk mit Kollegen.
3. Die eigene Persönlichkeit: Laut dem Anthropologe Edward T. Hall gibt es zwei Persönlichkeitstypen: die monochronen Persönlichkeiten, die strukturiert arbeiten und sich durch Pünktlichkeit und Fleiß auszeichnen, und die polychronen Persönlichkeiten, die sich gern verzetteln und den Zeitaufwand für Tätigkeiten immer zu optimistisch einschätzen. Letzteren fällt es in der Regel schwerer, sich an die Prinzipien des Zeitmanagements zu halten. Menschen mit einer polychronen Persönlichkeit sollten in kleinen Schritten mit dem Zeitmanagement beginnen, z.B. zunächst nur eine Aufgabenliste führen, bevor sie eine umfassende Zeitmanagementmethode wie die ALPEN-Methode anwenden.

Diese 20 Zeitmanagementtechniken sollten Sie kennen!

Ganzheitliche Methoden

ALPEN-Methode

Diese Methode definiert fünf Schritte, mit denen Sie systematisch zu einem Tagesplan kommen: Aufgaben zusammenstellen, Länge der Tätigkeiten schätzen, Pufferzeiten reservieren, Entscheidungen über Kürzungen und Streichungen treffen, Nachkontrolle und Übertragung der unerledigten Aufgaben (siehe auch "So planen Sie Ihren Tag mit der ALPEN-Methode").

Getting Things Done

Getting Things Done ist ein durchdachtes, strukturiertes & extrem populäres Zeitmanagementsystem des amerikanischen Autors und Zeitmanagementgurus David Allen. Es beruht auf dem Ansatz der verschiedenen "Workflows", die in einem intelligenten System gemanagt, zusammengeführt und nacheinander abgearbeitet werden (siehe auch "'Getting Things Done®' im Projektmanagement').

Personal Kanban

Kanban ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung und kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Die Idee wurde auf das persönliche Zeitmanagement übertragen. Dabei wird ein sogenanntes Kanban Board in drei Spalten unterteilt: "noch zu erledigen”, "in Arbeit” "erledigt”).

Technik zur Analyse des Arbeitsverhaltens

Zeitflussanalyse

Mit dieser Technik werden Zeitdiebe identifiziert. Zeitdiebe sind zum Beispiel unliebsame Besucher, Small Talk mit Kollegen oder die sofortige Beantwortung von Nachrichten auf dem Smartphone.

Methoden zur Priorisierung

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eine Entscheidungsfindungsmethode, mit der die zu erledigenden Arbeiten in drei Klassen eingeteilt werden (wichtig, weniger wichtig, unwichtig). Das hilft, den Blick auf das Wesentliche zu lenken, um Schwerpunkte für das weitere Vorgehen zu setzen. Ziel der Analyse ist es, die Dinge zu identifizieren, die zur Zielerreichung beitragen (siehe auch die Methode "ABC-Analyse").

Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel

Das Pareto-Prinzip (nach Vilfredo Pareto) besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% aller möglichen Ursachen erreicht werden. Das bedeutet umgekehrt, dass 80% des Gesamtaufwands aufgewendet werden müssen, um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erstellen (siehe auch "Pareto-Prinzip").

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip geht zurück auf den amerikanischen General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Es wird zur Priorisierung von Aufgaben genutzt. Als Vorlage dient eine Matrix aus vier Quadranten. Diese unterscheiden zwischen "wichtig" und "unwichtig" sowie "dringend" und "nicht dringend". Die anliegenden Aufgaben werden also lediglich nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit kategorisiert (siehe auch "Eisenhower-Prinzip" und die Methode "Eisenhower-Matrix").

High Value Activities

Mit High Value Activities wird langfristig der eigene Tätigkeitsbereich weitergebracht, z.B. das Gewinnen potenter Kunden. Bei dieser Priorisierungsmethode werden alle Tätigkeiten in eine fünfstufige Pyramide einsortiert. Diese Pyramide ist dann die Basis für die Priorisierung der Arbeiten.

Ivy-Lee-Methode

Mit der Ivy-Lee-Methode werden die Arbeitsaufgaben eines Arbeitstages priorisiert. Sie beruht auf dem Prinzip, dass nur die wichtigsten Aufgaben abgearbeitet werden, um so die größte Wirkung zu erzielen (siehe auch "Ivy-Lee-Methode").

Eat that frog

Eat that Frog gibt vor, die schwierigste und unangenehmste Aufgabe direkt zu Beginn des Tages zu erledigen, da man sonst den ganzen Tag daran denkt, dass sie noch erledigt werden muss. So hat man den Kopf frei für die weiteren Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen (siehe auch "Eat that Frog: Die Methode für besseres Zeitmanagement").

AHA-System

Das AHA-System ist eine Vorgehensweise für die systematische Bearbeitung von E-Mails. Sie wurde von Lothar Seiwert entwickelte. AHA steht dabei für "Abfall, Handeln, Ablage".

Methoden zur Arbeitsorganisation

One-Minute-To-do-List

Diese von Michael Linenberger entwickelte Methode nutzt die Methode des Personal Kanban, benennt jedoch die Spalten des Boards anders. Statt "offen", "in Bearbeitung", "erledigt" lauten hier die Spaltenüberschriften: "dringend heute", "möglich heute", "über dem Horizont".

Timeboxing

Beim Timeboxing wird der Terminplan in sogenannte Timeboxes unterteilt, in denen die Arbeiten durchgeführt werden. Eine Timebox steht für ein gedeckeltes Zeitbudget, was bedeutet, dass auf keinen Fall mehr Zeit benötigt werden darf als veranschlagt, weniger aber schon (siehe auch "Dank Timeboxing produktiv wie Elon Musk").

Techniken für die Balance zwischen Arbeit und Erholung

Pomodoro-Technik

Mit dieser Technik wird die Konzentrationsfähigkeit erhöht. Sie hilft, konsequent Pausen zu machen (siehe auch "Weniger Unterbrechungen – mehr produktive Zeit" und die Methode "Fokus und Pause").

60-60-30 Arbeitsrhythmus

Diese Formel gibt ein Arbeitsrhythmus vor, indem sich Anspannung und Entspannung abwechseln.

Energiekurve

Bei dieser Technik beobachtet man seine eigenen Hoch- und Tiefphasen während des Arbeitstages und plant die Arbeiten so, dass konzentrationsintensivere Tätigkeiten in den Hochphasen erledigt werden und Routinetätigkeiten in den Tiefphasen.

Weitere Methoden

SMART – Formel

Mit ihr werden Kriterien für eine gute Zielbeschreibung definiert. SMART steht für: spezifisch, machbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert.

Checklisten

Checklisten halten die aus der Erfahrung gewonnen wichtigen Punkte fest, um diese in einer neuen Situation wieder als Vorlage einsetzen und nach Erledigung abhaken zu können.

10-10-10-Methode

Bei dieser Methode werden die Konsequenzen einer Entscheidung hinterfragt. Die zu stellende Frage dazu lautet: "Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung … in 10 Minuten? / … in 10 Monaten? / … in 10 Jahren?"

Not-to-do-Liste

In eine Not-To-do-Liste werden Aufgaben und Gewohnheiten geschrieben, die man nicht mehr tun möchte. Damit macht man sich bewusst, was die unproduktiven Dinge sind, und konzentriert sich so besser auf die eigentlich zu erledigenden Arbeiten.

Zeitmanagementsoftware

In den Anfangszeiten des Zeitmanagements gab es sogenannte Zeitplaner, die in Papierform die Anwendung der Zeitmanagementtechniken unterstützten. Dabei handelte es sich um ein Ringbuch mit Vorlagen für die Aufnahme von Zielen, To-do-Listen und Arbeitsplänen.

Diese Funktionsweise haben heute Tools übernommen. Beispiele für solche Tools und Apps sind Microsoft Outlook oder Todoist.

Literatur

• Seiwert, Lothar: Das 1x1 des Zeitmanagements: Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance (GU Selbstmanagement), Gabal Verlag, Offenbach 2014