Das Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll.
Das Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll.
Unter einem Projektziel versteht man die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll. Zu Beginn eines jeden Projekts werden die Ziele klar definiert sowie ausgearbeitet. Sie sind von Anfang an Bestandteil des Plans, um aufzuzeigen, wohin das Projekt geht. Das Projektziel definiert das Endergebnis, dass im Rahmen eines Projekts erreicht werden soll.
Je klarer und detaillierter die Ziele formuliert sind, desto besser wissen alle Projektbeteiligten, was der Projektauftrag bezwecken soll. Zudem gibt es ohne ein Projektziel keine Möglichkeit zu prüfen, ob das Projekt erfolgreich beendet wurde oder Verbesserungen im nächsten Projekt implementiert werden können. Das Ziel oder die Ziele müssen daher eindeutig und vollständig formuliert und überprüfbar sein.
Zudem kann ein klar formuliertes Ziel die Motivation und das Engagement der Projektmitarbeiter:innen steigern. Wenn kein Konsens oder keine Vorstellung darüber vorhanden ist, was mit dem Projekt erreicht werden soll und wofür gearbeitet wird, kann das Team schnell seinen Fokus verlieren. Das sorgt am Ende für ein schlechteres Ergebnis.
Ein Projektziel gibt während des gesamten Vorhabens die Richtung vor, die ein Team einschlagen soll. Im besten Fall ist jedem einzelnen Teammitglied klar, inwiefern die individuelle Arbeit hilft, dieses Ziel zu erreichen. Am Ende des Tages sind diese Projektziele zudem Zwischenschritte, die auf übergeordnete Unternehmensziele hinarbeiten. Eine klare Zielformulierung innerhalb von Projekten sorgt also zusätzlich für eine bessere Identifikation mit der gesamten Organisation. Durch ein eindeutiges Projektziel können die Teammitglieder die eigenen Tätigkeiten einordnen und sich immer wieder anhand der Ziele ausrichten.
Um ein Projektziel zu formulieren und zu definieren, gibt es unterschiedliche Ansätze. So unterscheidet das magische Dreieck im Projektmanagement grundsätzlich zwischen den drei Zielfaktoren Zeit, Kosten und Leistung. In vielen Projekten sind diese Faktoren essenziell für die Ausarbeitung der Ziele, im magischen Dreieck sind genau dies die zentralen Einflüsse, die den Projekterfolg im Generellen bestimmen. Gerade zu Beginn von Projekten können die Ziele anhand dieser drei Parameter einfach bestimmt und festgelegt werden. Unter dem Faktor "Zeit" versteht man alle Meilensteine, Termine und Deadlines. Unter "Kosten" ist das zur Verfügung stehende Budget definiert und unter der "Leistung" sind die Ergebnisse zusammengefasst, die im Rahmen des Projekts erzielt werden sollen.
Die drei Faktoren stehen gemäß dem magischen Dreieck in Abhängigkeit zueinander: Verschiebt sich ein Faktor, müssen die anderen beiden angepasst werden, damit wieder ein Gleichgewicht hergestellt ist und das Ziel erreicht werden kann.
Zusätzlich gibt es ganz generelle Kriterien, die bei der Formulierung eines Projektziels beachtet werden sollten. Ganz wichtig ist es dabei, alle Stakeholder zu involvieren. Dies sorgt nicht nur für zusätzlichen Input, sondern durch die gemeinschaftliche Ausarbeitung erhalten auch alle Beteiligten ein gutes Verständnis von den Zielen. Sollten sich diese während des Projekts verschieben, kann das Projektteam auf diese Veränderungen reagieren.
Darüber hinaus sollten Ziele möglichst knapp und prägnant definiert sein und in ein bis zwei Sätzen auf den Punkt gebracht werden. Eine längere Formulierung kann zwar in der Projektbeschreibung folgen. Das sorgt im Rahmen der Zielsetzungen jedoch eher für Verwirrung. Durch die Reduzierung auf das Wesentliche sind die Ziele leicht verständlich und jeder kann nachvollziehen, worum es geht.
Gerade bei größeren oder längeren Projekten sollten die Ziele regelmäßig kontrolliert werden. Bei Veränderungen müssen sie aktualisiert werden. Und es gilt zu prüfen, ob sie noch den eigenen Vorstellungen entsprechen.
Ein weiterer Ansatz, um ein Projektziel zu definieren, ist die SMART-Methode. Diese hilft dabei, Ziele möglichst präzise zu formulieren. Nach der Methode müssen die Ziele spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein, also SMART. SMART ZieleSMART ZieleDas Akronym "SMART" steht für Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound. Dies gilt für Ziele aller Art, wie Projektziele, Organisationsziele oder persönliche Ziele. Zielvereinbarungssysteme wie Management by Objectives oder Objectives and Key Results (OKR) verwenden ebenfalls SMART Ziele, wobei es spezifische Anpassungen zu berücksichtigen gilt. können definiert werden, wenn bereits grobe Ziele feststehen, die detailliert geplant werden sollen. Die klare Definition hat den Vorteil, dass die KommunikationKommunikationIm Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung. im Projektteam und zwischen Stakeholdern vereinfacht wird. Missverständnissen kann dadurch vorgebeugt werden.
Gut formulierte Ziele sind positiv, beschreiben einen zukünftigen Wunschzustand und sind eindeutig und überprüfbar formuliert. Vor allem die Frage "Was wird bis wann erreicht?" wird durch die Formulierung beantwortet. Im Folgenden einige Beispiele für gute sowie schlechte Zielformulierungen.
Ein Unternehmen ist unzufrieden mit seiner Webseite und beschließt dieses im Rahmen eines Projekts zu überarbeiten. In vielen Unternehmen würde das Ziel schlicht formuliert werden, z.B. so: "Neue Homepage veröffentlichen". Diese Zielsetzung ist zwar realistisch, ausführbar und leicht überprüfbar, jedoch weder terminiert noch spezifisch – zwei wichtige Merkmale der SMART-Methode. Worauf soll sich das Umsetzungsteam bei der Neugestaltung fokussieren und zu wann soll die neue Homepage überhaupt veröffentlicht werden? Besser, weil präziser, ist also eine solche Formulierung: "Wir haben vier neue Texte für die Homepage mit Fokus auf vier Kundenstorys erstellt. Am Ende des dritten Quartals haben wir die aktualisierte und kundenorientierte Website veröffentlicht." Dieses Projektziel ist spezifisch und überprüfbar, sowohl gezogen auf den Umfang (neue Texte und Inhalte mit Fokus auf vier Storys) als auch auf den Endtermin (30. September).
Im zweiten Beispiel möchte ein Unternehmen nachhaltiger produzieren. Eine schlechte Zielformulierung wäre: "Nachhaltigkeit im Produktionsprozess um 10% steigern". Das Ziel ist zwar spezifisch, jedoch fehlen auch hier wichtige Faktoren. So ist weder klar definiert, was unter Nachhaltigkeit verstanden wird, noch gibt es eine Deadline. Daher kann weder beurteilt werden, ob das Ziel realistisch noch ausführbar ist. Besser ist die Definition: "Innerhalb der nächsten drei Monate haben wir die Betriebsabfälle um 10% reduziert und verwenden 20% mehr wiederverwertete Produkte". Um am Ende entscheiden zu können, ob das Projektziel erreicht wurde, muss es messbar sein, dafür sorgen die festgelegten Prozentangaben. Das Ziel kann als realistisch und ausführbar eingestuft werden.
Bei schlecht formulierten Zielen ist also unklar, welches Ergebnis durch das Projekt erreicht werden soll. Nach dem Abschluss des Projekts fehlt dann die Grundlage, um zu messen, ob und wie erfolgreich ein Projekt war.
Ein Projektziel ist der Soll-Zustand, der nach Abschluss eines Projekts erreicht sein soll. Die Ziele sollten eindeutig formuliert sowie vollständig und überprüfbar sein.
Anhand der definierten Ziele kann die Projektleitung während der Laufzeit des Projekts überprüfen, ob das Projekt auf Kurs ist und bei Bedarf nachsteuern. Zudem kann ein klar formuliertes Ziel die Fokussierung und die Motivation der Teammitglieder steigern.
Ein Projektziel kann auf unterschiedliche Arten definiert werden. Ein Ansatz ist die SMART-Methode: In diesem Rahmen wird das Ziel spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert definiert und festgelegt.
