Unterschieden wird zwischen internem und externem Auftraggeber. Der interne Auftraggeber entstammt demselben Unternehmen wie der Auftragnehmer und ist damit in einer besonderen Verpflichtung gegenüber dem Projekt. Beispielsweise kann ein interner Auftraggeber keine Regressforderungen gegen den Auftragnehmer stellen, da beide zur selben juristischen Person gehören.

Ein externer Auftraggeber steht mit dem Auftragnehmer in einem gesetzlich geregelten Vertragsverhältnis, auf das die Regelungen des BGB und des HGB in vollem Umfang anzuwenden sind. Geregelt wird dieses Verhältnis durch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Vertragspartner und dem zwischen ihnen geschlossenen Vertrag.

Für ein Projekt ist die Anfertigung eines Lastenhefts und eines Pflichtenhefts dringend zu empfehlen, da nur so die vereinbarten Leistungen überprüfbar sind.

In jedem Fall ist der Auftraggeber Mitglied im Lenkungsausschuss des Projektes. Je nach Projektart hat er dort in der Regel die letzte Entscheidungsbefugnis.