"Ach ja, was ich dir noch sagen wollte, Matthias, nächsten Monat wird dein Projekt auditiert!" Bei der monatlichen Projektstatusbesprechung informierte mich mein Vorgesetzter, dass eine Auditorin mit mir ein Gespräch über mein Projekt führen würde. Ich leitete damals, vor gut zwanzig Jahren, ein kleines Web-Projekt, bei dem eine personalisierbare Startseite für ein Internet-Portal entwickelt wurde. Im Prinzip hatte ich nichts dagegen, jemandem zu zeigen, wie vorbildlich ich mein Projekt organisiert hatte. Aber ich wollte doch wissen, wie so ein Audit funktioniert. Ich erfuhr also, dass die Auditorin aus dem Zentralbereich für Qualitätsmanagement kam und mir Fragen zu den eingesetzten Methoden und Tools stellen würde. Auch würde sie überprüfen, ob ich die Vorgaben zum Projektvorgehen sowohl vom Kunden als auch von uns einhalte.

Audit? Was soll der Unsinn?

Ich war nicht begeistert von der Vorstellung, dass mir da jemand erklären wollte, wie ich zu arbeiten habe, obwohl sie selbst nicht in Projekten arbeitet, den Kunden nicht kennt und mehr an der Einhaltung formaler Regeln interessiert ist als am Projekterfolg. Meine zentrale Frage war: Wie komme ich aus der Nummer mit möglichst wenig Aufwand und Gesichtsverlust heraus? Aber je länger ich darüber nachdachte, desto zuversichtlicher wurde ich: "Bin ich nicht der beste Projektleiter in meiner Abteilung? Hat mein Projekt nicht den besten Deckungsbeitrag? Die soll ruhig kommen und ihre Fragen stellen. Von mir kann die noch was lernen! Ich habe mein Projekt schon in unserem PL-Zirkel vorgestellt und alle waren von meiner selbst gebauten Risikoliste begeistert. Mein Projekt wird das erste mit einem Auditergebnis von 100%!"

Das Audit verlief anfangs (ganz) gut. Die Auditorin war sehr interessiert am Projektinhalt, an der Beziehung zum Kunden und meiner Risikoliste. Die Atmosphäre war sehr offen und die Auditorin schien ehrlich beeindruckt von der Art, wie ich das Projekt angelegt hatte. Allerdings begann sie dann nach dokumentierten Nachweisen zu fragen. Ich reagierte zunehmend gereizt: "Wozu brauche ich denn eine Stakeholderliste? Die paar interessierten Parteien kenne ich alle, da brauche ich nichts aufschreiben. Und den Status der Maßnahmen zur Risikovermeidung habe ich im Kopf. Meine Auftraggeber interessieren sich ohnehin nicht für Risiken."

Entsprechend war ich vom Auditergebnis sehr enttäuscht. Mit 81% war es zwar noch knapp im grünen Bereich, aber es gab eine ganze Reihe von Verbesserungsvorschlägen. Die Diskussion mit der Auditorin über die Stakeholderliste hatte mir sogar eine Abweichung eingebracht, die ich nun innerhalb eines Berichtszeitraums beheben musste. Und das, obwohl ich mich immer noch im Recht sah!

In diesem Audit fand ich alle meine Befürchtungen bestätigt. Noch viele Jahre fragte ich mich, wer überhaupt irgendeinen Vorteil von solchen Audits hat. Das Projekt und die Projektleitenden ja ganz offensichtlich nicht. Oder kann man Audits etwa auch anders machen?

Das Audit als kostenlose Beratung

Ja, man kann! In dieser Artikelserie wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie als Projektleitung Audits aktiv nutzen können, um Ihr Projekt zu optimieren und sich persönlich weiterzuentwickeln. Mit der richtigen Einstellung und etwas Vorbereitung bekommen Sie mit dem Audit eine kostenlose PM-Beratung und tragen zugleich zum langfristigen Erfolg Ihrer Organisation bei. Ja, Audits können Spaß machen!

Bevor wir an einigen Beispielen zeigen, wie das geht und welche konkreten Vorteile Projekte und Organisationen aus Audits ziehen können, müssen wir die Art der in diesem Artikel betrachteten Audits etwas eingrenzen.

Unterschiedliche Auditarten

Es gibt zahlreiche Kriterien, nach denen man Audits unterscheiden kann. Wir betrachten hier den Auditgegenstand, den Zweck sowie das Ziel des Audits. Tabelle 1 gibt einen Überblick über die im Folgenden beschriebenen Auditarten.

Auditgegenstand

Der Prüfgegenstand des Audits kann ein einzelner Prozess (z.B. Beschaffungsprozess), ein Managementsystem (z.B. Risikomanagementsystem) oder ein Projekt (z.B. eine Produktentwicklung) sein.

Uns interessieren in diesem Artikel nur Projektaudits, bei denen ein einzelnes Projekt mit seiner Aufbau- und Ablauforganisation auditiert wird.

Zweck: intern oder extern?

Externe Audits haben zumeist den Auftrag, die Einhaltung vereinbarter oder vorgegebener Regeln zu überprüfen. Die Auditor:innen dürfen deshalb nicht der auditierten Organisation angehören. So überprüfen die Auditor:innen eines Kunden bei einem Lieferanten (Second-Party-Audit), ob dieser die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Regeln einhält.

Bei einem Zertifizierungs- bzw. Third-Party-Audit lässt sich ein Unternehmen von unabhängigen Auditor:innen im Auftrag einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft auf Einhaltung von Normvorgaben überprüfen. Ziel ist es, ein Zertifikat als Konformitätsnachweis der erfolgreichen Überprüfung zu erhalten.

Eine Sonderform bilden Behördenaudits, die durch die jeweils zuständige Behörde durchgeführt werden. Sie sind vor allem in stark regulierten Branchen wie der Luftfahrt- und Pharmaindustrie üblich.

Interne Audits werden auch als First-Party-Audits bezeichnet. Diese werden in der Regel durch interne Auditor:innen im Auftrag ihres Unternehmens durchgeführt. Die internen Audits sind an organisationsinternen Zielen und Vorgaben ausgerichtet.

In diesem Artikel betrachten wir nur interne Audits.

Ziel: Konformität oder Verbesserung?

Bei der Unterteilung nach Zielen kann man grundlegend zwischen den zwei Arten Verbesserungs- und Konformitätsprüfung unterscheiden.

Im Eingangsbeispiel handelte es sich um ein Konformitätsaudit, bei dem es darum ging, festzustellen, ob im Projekt alle vorgegebenen und selbstaufgestellten Regeln eingehalten werden. Dies sind vor allem Anforderungen nach normativen Vorgaben, wie sie sich z.B. aus der ISO 9001 ergeben. Auch im Rahmen eines Zertifizierungsaudit werden verschiedene Projekte durch externe Auditor:innen auf Konformität überprüft.

Im Gegensatz zum Konformitätsaudit ist ein Verbesserungsaudit wesentlich weniger formal und bietet in einem geschützten Rahmen Raum für einen kollegialen Erfahrungsaustausch. Im Fokus dieser Auditart steht die Verbesserung, um den Projekterfolg zu steigern. Dabei werden Risiken und Chancen im Projekt betrachtet, das Projektvorgehen in Abhängigkeit des jeweiligen Projektrahmens bewertet und Optimierungspotenziale besprochen. Außerdem bietet sie die Möglichkeit, sich über Best Practices auszutauschen. Zusätzlich können die Auditor:innen Feedback zu den internen Vorgaben der Organisation sammeln, sodass diese besser an die Anforderungen der Projekte angepasst und weiterentwickelt werden können.

Wenn Audits eine sehr hohe Akzeptanz bei der Projektleitung genießen und sich die Auditor:innen ihrer Rolle bewusst ist, ist es durchaus möglich, Verbesserungs- und Konformitätsaudits erfolgreich zu kombinieren. Immer mehr Organisationen verfolgen diesen Weg.

Tabelle 1: Ziele der verschiedenen Audittypen

In diesem Artikel fokussieren wir uns auf interne Projektaudits mit dem Ziel der Verbesserung. Auch aus den anderen Audits kann grundsätzlich ein Nutzen für die Organisation bzw. das einzelne Projekt und seine Mitarbeitenden abgeleitet werden. Mögliche Maßnahmen aus diesen Audits folgen aber eher formalen Vorgaben, lassen weniger Spielraum in der Regelauslegung zu und bieten selten den Raum, offen über mögliche Lösungsoptionen zu diskutieren.

Im Folgenden zeigen wir anhand von fünf Projektauditbeispielen, welche Art von Nutzen Mitarbeitende für ihre Projekte aus Audits ziehen können.

Beispiel 1: Audits sind kein Selbstzweck

In unserem ersten Beispiel geht es um ein Projekt, in dem eine bestehende Anwendung zur Abschätzung zukünftiger Gewährleistungskosten um neue Funktionalitäten weiterentwickelt wurde. Das Projekt wurde nach dem Standardvorgehensmodell des Auftraggebers abgewickelt, erweitert um einige ausgewählte Prozesse und Templates aus dem Standardvorgehensmodell des Auftragnehmers. Auditiert wurde das Projekt des Auftragnehmers ohne Einbeziehung des Kunden oder der Schnittstellenpartner.

So rächt sich vorauseilender Formalismus-Gehorsam