Menschen machen Fehler und neigen dazu, diese zu wiederholen. Auch wenn diese Beobachtung nicht neu ist, gab sie dennoch in den 90er Jahren den Ausschlag dafür, die Wurzeln von Fehlverhalten genauer zu untersuchen. Auf diese Weise entstanden Retrospektiven und in einigen Projekten wurde damals damit begonnen, eine reflektierende systematische Rückschau einzuführen. Schließlich gelangte die Methode der Retrospektive 2001 mit dem Buch "Project Retrospectives" von Norman L. Kerth (K. L. Norman; 2001 und 2003) in das Bewusstsein vieler Projektleiter. Heute werden Retrospektiven in vielen Unternehmen erfolgreich eingesetzt, um die Qualität von Projekten zu erhöhen.

Dieser Beitrag erklärt, welchen Nutzen Projektretrospektiven für Folgeprojekte bringen können, welche Vorbereitungen dafür nötig sind und welche Kosten dabei anfallen (Teil 1). Anhand eines konkreten Beispiels erfahren Sie, wie die praktische Durchführung abläuft (Teil 2), wobei eine Checkliste Sie dabei unterstützt, eigene Retrospektiven durchzuführen.

Retrospektive versus Nachbesprechung

Retrospektiven werden z.B. nach abgeschlossenen Projekten oder Produkt-Releases durchgeführt. Dabei sollen Fragen beantwortet werden wie "Was haben wir gelernt?", "Was beschäftigt uns immer noch?", "Was ist gut gelaufen?" sowie "Was müssen wir unbedingt im nächsten Projekt anders machen?" Ziel ist es, aus dieser gesammelten Projekterfahrung Maßnahmen für die Zukunft abzuleiten.

Die Teilnehmer lassen dazu das Projekt nach dessen Abschluss noch einmal Revue passieren und werten die einzelnen Phasen konsequent und systematisch aus. "Konsequent" bedeutet dabei, durch die Wahl einer geeigneten Vorgehensweise sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte aus den wesentlichen Blickwinkeln beleuchtet und die Ergebnisse dokumentiert und weiterverfolgt werden. Der Schwerpunkt liegt dabei nicht auf einem Review der erzeugten Arbeitsergebnisse, sondern auf der Reflektion der abgelaufenen Prozesse.

Auch wenn eine Retrospektive im Vergleich zu einer klassischen Nachbesprechung mehr Aufwand bedeutet, bietet sie gegenüber dieser – unabhängig von Projektart und -größe – einige Vorteile. Während bei einer unmoderierten Nachbesprechung meist nur Punkte zur Diskussion kommen, die einzelne (meist dominante) Personen für wichtig halten, sorgt eine systematische Retrospektive dafür, dass alle Projektstimmen im gleichen Anteil gehört werden und damit die größtmögliche Anzahl von Sichtweisen und Meinungen einbezogen wird. Durch den systematischen Ablauf stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer das gesamte Projekt bewusst und vollständig Revue passieren lassen und alle relevanten Aspekte ansprechen, statt nur einzelne (willkürlich ausgewählte) Fragmente zu bearbeiten. Auch liegt der Fokus einer Retrospektive nicht auf den erzeugten Ergebnissen, sondern auf dem im Projekt gelebten Prozess. Solche Erfahrungen zum Projektvorgehen lassen sich am effektivsten in ein Folgeprojekt übertragen.

Retrospektiven bieten somit eine Lernchance und stellen einen Mehrwert für das Unternehmen dar – und zwar unabhängig davon, ob das betrachtete Projekt erfolgreich war oder nicht. Ohne Retrospektive bleiben die Ursachen für Erfolg oder Scheitern meistens im Unklaren und können nicht bewusst verstärkt oder verhindert werden. Retrospektiven lohnen sich somit auch für erfolgreiche Projekte, um Erfolgsrezepte zu erkennen, für die Zukunft zu sichern sowie auf andere Projekte zu übertragen und auf diese Weise deren Effizienz zu erhöhen.

Bild 1: Teilnehmer eines Retrospektive-Workshops notieren Konflikte, Erfolge sowie Misserfolge auf Moderationskarten und ordnen sie entlang einer Timeline.

Nutzen und Grenzen von Retrospektiven

Mit einer Retrospektive erreichen Sie Folgendes:

• Sie vermeiden es, die gleichen Fehler und Fehlentwicklungen in Folgeprojekten zu wiederholen.
• Sie sichern das methodische und organisatorische Projektwissen und leiten daraus Veränderungen für die Zukunft ab.
• Sie bauen eine bleibende Zuversicht bei den Beteiligten für weitere Projekte auf, indem Sie analysieren, warum bestimmte Dinge nicht geklappt haben bzw. was das Erfolgsgeheimnis war. Das Gefühl, Erfolgsrezepte erkannt zu haben, erzeugt bei den Beteiligten Optimismus im Hinblick auf kommende Projekte. Zudem werden Sachverhalte geklärt, die in der Projekthistorie evtl. einigen Projektbeteiligten noch unklar waren. Dadurch ist ein Lernen aus eigenen und fremden Erfahrungen möglich.
• Alle Beteiligten werden sich über die Zusammenhänge und Auswirkungen verschiedener Aspekte im Projekt bewusst. Beispielsweise erkennen sie, warum ein Projektartefakt mit einer bestimmten Qualität oder mit einem bestimmten Vorgehen erstellt wurde.
• Sofern das Projekt zu Missstimmungen und Konflikten geführt hat, sprechen sich die Beteiligten aus und reparieren ihre Beziehungen untereinander – zumindest bis zu einem Grad, der eine weitere konstruktive Zusammenarbeit ermöglicht.
• Und schließlich bilden Projektretrospektiven eine große Lernchance für alle Beteiligten und können somit einen Mehrwert unabhängig vom ursprünglichen Projekterfolg erzeugen.

Wenn Sie Retrospektiven regelmäßig durchführen, tragen Sie langfristig zur allgemeinen Agilisierung und Korrektur festgefahrener Prozesse in Ihrem Unternehmen bei. Denn das Feedback über einen bestimmten Prozess führt dazu, dass man die Probleme, die in Zusammenhang mit diesem Prozess existieren, beheben kann und damit in der nächsten Iteration bzw. im nächsten Projekt mit einem bereits deutlich verbesserten Prozess arbeiten kann. Führt man das Feedback bei jeder Iteration durch, wird der Prozess im Laufe der Iterationen agil, da er kontinuierlich zwangsverbessert wird und nicht "einrosten" kann.

Was eine Retrospektive nicht leisten kann: