Rolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann).
Zusätzlich kann in der Rollenbeschreibung enthalten sein, welche Qualifikationen oder anderen Eigenschaften notwendig sind, um sie zu übernehmen.
PMBOK Guide, PRINCE2 und ICB verwenden statt dem in der Organisationslehre üblichen Begriff "Funktion" den Begriff "Rolle". In der Soziologie bezeichnet "Rolle" auch die Art der Interaktion eines Individuums innerhalb eines sozialen Systems (z.B. "Mann" und "Frau" als geschlechtsspezifische Rollen), wodurch im allgemeinen Sprachgebrauch der Begriff "Rolle" mehrdeutig verwendet wird. Der Grund dafür, dass in der Projektorganisation üblicherweise von Rollen gesprochen wird, liegt vermutlich darin, dass der temporäre Charakter betont werden soll.
Zu den Rollen innerhalb einer Projektorganisation können unter anderem zählen:
Die Aufgaben einer Rolle werden definiert durch die Prozesse, für deren Durchführung eine Rolle zuständig ist. Z.B. hat der Projektmanager die Aufgabe, das Projekt zu überwachen und zu steuern.
Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Fifth Edition. Newton Square, Pennsylvania, USA, 2013Die Verantwortlichkeiten einer Rolle ergeben sich aus ihren Aufgaben und ihrer Einordnung in die Projektorganisation. Eine Verantwortlichkeit ist definiert durch die ausübende Rolle, das zu erzielende Ergebnis und die überwachende Rolle. Z.B. berichtet ein Teilprojektleiter (ausübende Rolle) an den Projektleiter (überwachende Rolle) über die Einhaltung eines Zwischentermins (Ergebnis).
Gemäß dem Kongruenzprinzip der Organisation muss eine Rolle mit den Befugnissen ausgestattet sein, die notwendig sind, um ihre Aufgaben durchzuführen und ihre Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Ein Teilprojektleiter muss deshalb z.B. die Befugnis haben, die zur Durchführung seines Teilprojekts benötigten Mitarbeiter entsprechend anzuweisen.
Es ist sinnvoll anzugeben, ob eine Rolle nur von einer einzigen Person innerhalb eines Projekts wahrgenommen werden darf, oder ob sich mehrere Personen diese Rolle teilen können. Üblicherweise dürfen die Rollen des Lenkungsausschussvorsitzenden und des Projektleiters nicht geteilt werden, wohl aber z.B. die Rolle eines Risikomanagers. Wenn, z.B. aufgrund der Projektgröße, Rollen geteilt werden, ist es wichtig, dass bei ihrer Zuweisung die Zuständigkeitsbereiche definiert werden. Z.B. kann ein Risikomanager für wirtschaftliche Risiken und ein zweiter für technische Risiken zuständig sein.
Da es innerhalb eines Projekts sehr viele Rollen geben kann, müssen innerhalb kleiner Projekte mehrere Rollen von einer Person ausgeübt werden. Z.B. kann der Projektleiter gleichzeitig die Rolle eines Teammitglieds haben, darf aber nicht zugleich sein eigener Auftraggeber sein.
Rollenbeschreibungen enthalten noch keine Zuweisungen an konkrete Personen. Dies geschieht erst bei der Zusammenstellung des Projektmanagementteams und der Ressourcenplanung. Hierbei ist es wichtig, dass die betroffenen Personen über ihre Rollenbeschreibungen informiert werden. PRINCE2 fordert sogar, dass die Teammitglieder ihre jeweilige Rollenbeschreibung(en) unterschreiben.
