Was ist die RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix ist ein leistungsstarkes Werkzeug für das Projektmanagement, das für Klarheit und Effizienz bei der Verteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben innerhalb von Projekten und Prozessen sorgt. Dafür werden Aufgaben den Projektbeteiligten in einer Tabelle gegenübergestellt. Die Tabellenzellen enthalten Kurzcodierungen, die über Art der Verantwortlichkeit und Befugnis informieren. Am weitesten verbreitet sind die vier Codes "R" für "

RACI steht für "Responsible", "Accountable", "Consulted" und "Informed" – vier Rollen, die klar definieren, wer für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich ist, wer die endgültige Verantwortung trägt, wer konsultiert werden muss, und wer informiert werden soll.

Rollen in der RACI-Formel

Verantwortliche (Responsible)

Dies sind die Personen oder Teams, die die Arbeit ausführen. Jede Aufgabe sollte mindestens eine:n Verantwortliche:n haben.

Rechenschaftspflichtige (Accountable)

Die Person, die dafür verantwortlich ist, dass die Aufgabe oder das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Es gibt typischerweise nur eine rechenschaftspflichtige Person pro Aufgabe, damit die Verantwortung klar zugewiesen werden kann.

Konsultierte (Consulted)

Dies sind die Fachleute oder Stakeholder:innen, deren Meinungen eingeholt werden. Sie sind an der Planung und Durchführung beteiligt und haben oft ein Mitspracherecht.

Informierte (Informed)

Personen, die über den Fortschritt und die Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten werden, jedoch nicht direkt an der Entscheidungsfindung oder Ausführung beteiligt sind, wie einflussreiche Stakeholder:innen oder der:die Auftrageber:in.

Die RACI-Matrix findet breite Anwendung in verschiedenen Projekten und Organisationsstrukturen. Von der Software-Entwicklung bis hin zur Eventplanung hilft sie, Missverständnisse zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten über ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten im Klaren sind.

Vor- und Nachteile sowie Kritik

Vorteile

Klare Verantwortlichkeiten: Die RACI-Matrix fördert Transparenz, indem sie Verantwortlichkeiten und Befugnisse klar darstellt. Dadurch können Entscheidungen schneller getroffen und die Verantwortung nicht einfach abgeschoben werden​​.

Engagement und Motivation: Eine deutliche Aufgabenverteilung steigert die Motivation der Teammitglieder, da sie genau wissen, was von ihnen erwartet wird​​.

Frühzeitige Erkennung von Überlastungen: Potenzielle Ressourcenengpässe können früh erkannt werden, was eine proaktive Planungsanpassung ermöglicht​​.

Grundlage für einen Kommunikationsplan: Die Mühe, die Sie in die Erstellung einer RACI-Matrix investieren, kann sich für sie doppelt auszahlen, indem Sie die Matrix als Grundlage für Ihren Kommunikationsplan verwenden. Da die Verantwortungen und Zuständigkeiten definiert, lassen sich aus ihr automatisch auch die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse ableiten, was für ein einfach Projekt bereits ausreichen kann (siehe dazu "Die RACI-Matrix als einfacher Kommunikationsplan").  

Nachteile

Komplexität bei großen Teams: Mit zunehmender Projektgröße kann die Matrix schnell unübersichtlich werden, was ihre Pflege erschwert​​.

Rollenklarheit erforderlich: Die Matrix ordnet Aufgaben zu, aber die genaue Ausgestaltung der Rolle muss oft zusätzlich in Form einer Rollenbeschreibung erfolgen​​.

Keine Lösung für Teamdysfunktionen: Bestehende Dysfunktionen im Team, wie mangelndes Vertrauen oder Scheu vor Verantwortung, werden durch die Matrix nicht adressiert​​.

Kritik

Kritiker:innen argumentieren, dass der Einsatz der RACI-Matrix einfache Prozesse verkompliziert und dass eine übermäßige Abhängigkeit von der Matrix Flexibilität und spontane Entscheidungsfindung hemmt. Zudem waren sie davor, zu viele Informierte ohne direkte Beteiligung zu erzeugen (dem begegnen die Formeln CAIRO / RACIO (siehe unten). 

Konkretes Beispiel für den Einsatz der RACI-Matrix

Stellen wir uns ein Software-Entwicklungsprojekt vor. Das Projekt umfasst Aufgaben wie Anforderungsanalyse, Design, Programmierung, Testing und Dokumentation. Für die Anforderungsanalyse könnte die RACI-Matrix wie folgt aussehen:

• Responsible (R): Business Analyst
• Accountable (A): Projektleitin
• Consulted (C): Stakeholder:innen, Produktmanager
• Informed (I): Entwicklungsteam, Qualitätssicherungs-Team

In diesem Szenario führt der Business Analyst die Anforderungsanalyse durch, während die Projektleiterin die endgültige Verantwortung trägt. Stakeholder:innen und der Produktmanager werden konsultiert, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsanforderungen berücksichtigt werden. Das Entwicklungsteam und das Team der Qualitätssicherung werden über die Ergebnisse informiert, um ihre nächsten Schritte entsprechend zu planen.

Erstellung einer RACI-Matrix in 6 Schritten

1. Arten und Codierungen der Verantwortlichkeiten definieren: Beginnen Sie mit der Festlegung der Verantwortlichkeiten, die in Ihrem Projekt Anwendung finden sollen. Nutzen Sie die traditionelle RACI-Codierung als Basis​​.
2. Projektaufgaben auflisten: Erstellen Sie eine Liste aller Projektaufgaben und ordnen Sie diese in einer Tabelle an​​.
3. Projektbeteiligte identifizieren: Fügen Sie die Namen oder Rollen der Projektbeteiligten als Spaltenüberschriften in Ihre Matrix ein​​.
4. Verantwortlichkeiten zuordnen: Gehen Sie jede Aufgabe durch und ordnen Sie die entsprechenden Verantwortlichkeiten (R, A, C, I) den Projektbeteiligten zu​​.
5. Ergebnis analysieren und optimieren: Überprüfen Sie die Matrix auf Vollständigkeit und Korrektheit. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe zugeordnet ist und keine Konflikte bestehen​​.
6. Stakeholder:innen über ihre Rollen informieren: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen und akzeptieren​​.

Verantwortlichkeitsmatrix - RACI-Matrix

Definieren Sie eindeutige Verantwortlichkeiten im Projekt einprägsam und klar verständlich! Geben Sie allen Stakeholdern einen schnellen Überblick, wer für was zuständig ist!

Zur Methode

Erweiterungen und Alternativen

Es gibt zahlreiche Erweiterungen der RACI-Matrix, nachfolgend stelle ich einige wichtige vor.

RASCI

Bei der RASCI-Formel gibt es mit Support (Unterstützung) eine zusätzliche Rolle, die bei der Aufgabenerfüllung unterstützt, ohne direkt verantwortlich zu sein​​.

CAIRO / RACIO

Die Varianten CAIRO und RACIO enthalten die gleichen Rollen, lediglich die Reihenfolge unterscheidet sich. Die im Vergleich zu RACI zusätzliche Rolle wird mit "Out of the Loop" (Außen vor) umschrieben. Damit sind Personen oder Gruppen gemeint, die bewusst aus der Kommunikation oder Entscheidungsfindung zu einer spezifischen Aufgabe ausgeschlossen sind. Der Zweck besteht darin, die Effizienz zu steigern, indem die Kommunikation auf diejenigen beschränkt wird, die direkt beteiligt sind oder Einfluss auf das Ergebnis haben.

Die Hinzufügung von "O" ermöglicht es Projektmanagern und Teams, explizit zu definieren, wer nicht in den Prozess oder die spezifische Aufgabe involviert werden muss. Dies kann die Klarheit innerhalb des Projekts erhöhen und die Kommunikation effektiver und zielgerichteter machen. Die Kontrolle der Information kann besonders in großen oder komplexen Projekten nützlich sein, um Überkommunikation zu vermeiden und die Effizienz zu steigern​​.

REWA-Formel

Die REWA-Formel ist eine Variante der Verantwortlichkeitsmatrix, die sich auf vier spezifische Rollen konzentriert:

Responsible (R): Wer besitzt die übergeordnete Verantwortung für die Aufgabe? Diese Rolle umfasst die Person oder das Team, das die Aufgabe ausführt oder sicherstellt, dass sie erledigt wird.

Expert (E): Wer ist Experte und kann zur Ausführung der Aufgabe befragt werden? Diese Rolle beinhaltet Personen, die aufgrund ihres Fachwissens oder ihrer Erfahrung konsultiert werden, um Input oder Beratung zur Aufgabenerfüllung zu geben.

Work (W): Wer erledigt die Aufgabe? Diese Rolle ist ähnlich der des Responsible, legt den Fokus jedoch speziell auf die tatsächliche Durchführung der Arbeitsaufgaben.

Approver (A): Wer trifft Entscheidungen und gibt Arbeitsergebnisse frei? Dies ist die Person oder Gruppe, die die Autorität hat, die Vollendung der Aufgabe zu bestätigen und ein Gewerk freizugeben.

Die Perspektive der REWA-Formel unterscheidet sich von der der RACI-Matrix: Während RACI breit angewendet wird, um Klarheit über Verantwortlichkeiten innerhalb von Projekten oder Prozessen zu schaffen, fokussiert REWA stärker auf die Expertise und die Genehmigungsprozesse. Die Expertenrolle (E) betont die Bedeutung von Fachwissen bei der Ausführung von Aufgaben, und die Approver-Rolle (A) hebt die Wichtigkeit der finalen Freigabe und Abnahme hervor.

Diese Variation kann besonders in Umgebungen nützlich sein, in denen die Qualität der Arbeit und die Einhaltung von Standards kritisch sind, und wo Expertenmeinungen und formale Genehmigungen eine zentrale Rolle spielen​​.

Rollen-Canvas 

Die RACI-Matrix kommt schnell an Grenzen, wenn viele Aufgaben in Kombination mit vielen Rollen dargestellt werden müssen. Die Tabellen werden einerseits schnell unübersichtlich, zum anderen nimmt der Abstimmungsprozess oft sehr viel Zeit in Anspruch. Darüberhinaus weist die RACI-Matrix eine steife Struktur auf. So kann z.B. die Interaktion zu anderen Rollen nur schwer dargestellt werden und zusätzliche Kategorien, wie z.B. "unterstützt bei" sind gar nicht vorgesehen. Hier kann das Rollen-Canvas als visuelle Alternative dienen.