Die Aufgabenliste oder To-do-Liste ist die einfachste Form eines Plans. In ihr werden die durchzuführenden Aufgaben mindestens mit Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit aufgelistet.
Die Aufgabenliste oder To-do-Liste ist die einfachste Form eines Plans. In ihr werden die durchzuführenden Aufgaben mindestens mit Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit aufgelistet.
Eine ausführliche Aufgabenliste sollte folgende Angaben enthalten:
Je nach Einsatzzweck der Aufgabenliste kann sie auf nur wenige dieser Angaben verkürzt sein (z.B. nur Kurzbezeichnung und zuständige Person) oder um noch weitere Angaben ergänzt werden, z.B. um Ist-Werte für Arbeitsaufwand und Kosten.
Im Prozess "Define Activities" des PMBOK Guide wird die sogenannte "Activity List" (Vorgangsliste) erstellt. Sie ist eine Liste aller Vorgänge des Terminplans und stellt damit eine Form der Aufgabenliste dar. Allerdings stellt die Vorgangsliste im PMBOK Guide lediglich ein Zwischenergebnis auf dem Weg zum Terminplan dar und wird nicht weiter für Steuerung und Überwachung verwendet.
Das Standardwerk der GPM empfiehlt für die Terminplanung ebenfalls die Erstellung einer Vorgangsliste, die dort synonym auch "Vorgangssammelliste" genannt wird.
Das operative Arbeiten mit Aufgabenlisten wird dort ebenfalls nicht beschrieben.
Da bei PRINCE2 das Grundprinzip der Produktorientierung insbesondere bei der Erstellung von Plänen zum Tragen kommt, entsteht beim Planungsprozess gemäß PRINCE2 keine Vorgangsliste, sondern eine Produktliste.
Es ist auffällig, dass die Verwendung von Aufgabenlisten (bzw. To-do-Listen) für die Projektdurchführung von keiner Norm oder Richtlinie explizit benannt oder beschrieben wird, obwohl sie vermutlich die am häufigsten eingesetzte Methode zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten ist.
Ein Grund dafür könnte sein, dass alle Normen und Richtlinien erst den Terminplan in Netzplandarstellung als vollwertigen Projektplan anerkennen und die Aufgabenliste implizit als laienhaft abwerten.
Wesentlich Nachteile der Aufgabenliste scheinen dieser Bewertung zunächst recht zu geben:
Andererseits stellt eine Aufgabenliste eine Darstellungsform eines Plans dar, die jedem Mitarbeiter auch ohne Vorkenntnisse sofort verständlich ist.
Für einfache Projekte, bei denen der Projektleiter den vollständigen Überblick über alle durchzuführenden Aufgaben bewahren kann, kann daher die Aufgabenliste vollständig für Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts ausreichen.
Hinzu kommen die Möglichkeiten moderner Tabellenkalkulationsprogramme, die eine Aufgabenliste nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren können. Dadurch kann aus einer zunächst unübersichtlichen Aufgabenliste schnell eine individuelle Aufgabenliste für eine Person sortiert nach Fälligkeitsdatum und Priorität erstellt werden.
Aus diesen Überlegungen ergibt sich, dass die Führung einer Aufgabenliste innerhalb eines Projekts für alle Arbeiten sinnvoll ist, die innerhalb des Terminplans nicht weiter aufgegliedert sind. Wenn z.B. der Terminplan des Projekts lediglich die einzelnen Arbeitspakete enthält, dann sollte für jedes Arbeitspaket eine Aufgabenliste erstellt werden. Mit Hilfe einer solchen Aufgabenliste ist es dann z.B. möglich, den Fortschrittsgrad der Bearbeitung zuverlässig abzuschätzen, am einfachsten, indem man abzählt, wie viele Punkte der Aufgabenliste bereits erledigt sind.
