Die To-do-Liste oder Aufgabenliste ist die einfachste Form eines Plans. In ihr werden die durchzuführenden Aufgaben mindestens mit Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit aufgelistet.

Eine ausführliche To-do-Liste sollte folgende Angaben enthalten:

• Nummer der Aufgabe als eindeutige Kennzeichnung der Aufgabe
• Kurzbezeichnung der Aufgabe
• Aufgabenbeschreibung (ggf. mit Verweis auf ein ausführliches Dokument)
• Für die Erledigung der Aufgabe zuständige Person oder Organisationseinheit
• Fälligkeitsdatum
• Priorität der Bearbeitung
• Status der Bearbeitung. Typische Status sind: nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, abgenommen.
• Beginn der Bearbeitung
• geschätzter Aufwand für die Durchführung
• zur Abnahme des Ergebnisses befugte Person oder Organisationseinheit
• tatsächliches Datum der Erledigung
• Beschreibung des erzielten Ergebnisses

Je nach Einsatzzweck der To-do-Liste kann sie auf nur wenige dieser Angaben verkürzt sein (z.B. nur Kurzbezeichnung und zuständige Person) oder um noch weitere Angaben ergänzt werden, z.B. um Ist-Werte für Arbeitsaufwand und Kosten.

PMBOK Guide

Im Prozess "Define Activities" des PMBOK Guide wird die sogenannte "Activity List" (Vorgangsliste) erstellt. Sie ist eine Liste aller Vorgänge des Terminplans und stellt damit eine Form der To-do-Liste dar. Allerdings stellt die Vorgangsliste im PMBOK Guide lediglich ein Zwischenergebnis auf dem Weg zum Terminplan dar und wird nicht weiter für Steuerung und Überwachung verwendet.

Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)

Das Standardwerk der GPM empfiehlt für die Terminplanung ebenfalls die Erstellung einer Vorgangsliste, die dort synonym auch "Vorgangssammelliste" genannt wird.

Das operative Arbeiten mit To-do-Listen wird dort ebenfalls nicht beschrieben.

PRINCE2

Da bei PRINCE2 das Grundprinzip der Produktorientierung insbesondere bei der Erstellung von Plänen zum Tragen kommt, entsteht beim Planungsprozess gemäß PRINCE2 keine Vorgangsliste, sondern eine Produktliste.

Erläuterungen und Kommentar

Es ist auffällig, dass die Verwendung von To-do-Listen (bzw. Aufgabenlisten) für die Projektdurchführung von keiner Norm oder Richtlinie explizit benannt oder beschrieben wird, obwohl sie vermutlich die am häufigsten eingesetzte Methode zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten ist.

Ein Grund dafür könnte sein, dass alle Normen und Richtlinien erst den Terminplan in Netzplandarstellung als vollwertigen Projektplan anerkennen und die To-do-Liste implizit als laienhaft abwerten.

Wesentlich Nachteile der To-do-Liste scheinen dieser Bewertung zunächst recht zu geben:

• Aus der To-do-Liste lässt sich keine Prognose über die voraussichtliche Projektdauer ableiten.
• Eine einfache To-do-Liste erlaubt keine übersichtliche Strukturierung, z.B. nach Arbeitspaketen
• Die To-do-Liste kann Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben nicht ausreichend darstellen.

Andererseits stellt eine To-do-Liste eine Darstellungsform eines Plans dar, die jedem Mitarbeiter auch ohne Vorkenntnisse sofort verständlich ist.

Für einfache Projekte, bei denen der Projektleiter den vollständigen Überblick über alle durchzuführenden Aufgaben bewahren kann, kann daher die To-do-Liste vollständig für Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts ausreichen.

Hinzu kommen die Möglichkeiten moderner Tabellenkalkulationsprogramme, die eine To-do-Liste nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren können. Dadurch kann aus einer zunächst unübersichtlichen To-do-Liste schnell eine individuelle To-do-Liste für eine Person sortiert nach Fälligkeitsdatum und Priorität erstellt werden.

Aus diesen Überlegungen ergibt sich, dass die Führung einer To-do-Liste innerhalb eines Projekts für alle Arbeiten sinnvoll ist, die innerhalb des Terminplans nicht weiter aufgegliedert sind. Wenn z.B. der Terminplan des Projekts lediglich die einzelnen Arbeitspakete enthält, dann sollte für jedes Arbeitspaket eine To-do-Liste erstellt werden. Mit Hilfe einer solchen To-do-Liste ist es dann z.B. möglich, den Fortschrittsgrad der Bearbeitung zuverlässig abzuschätzen, am einfachsten, indem man abzählt, wie viele Punkte der To-do-Liste bereits erledigt sind.