Das Pflichtenheft ist der vom Auftragnehmer erstellte Projektplan, mit dem er das Lastenheft des Auftraggebers erfüllen möchte.
Der Begriff des "Pflichtenhefts" wird unterschiedlich ausgelegt. Grau und Eberhard beschreiben im PM3 das Pflichtenheft z.B. dahingehend, dass es "mögliche Lösungen (Lösungsraum) für die Aufgabenstellung im Lastenheft" aufzeigt (Grau, N. u. Eberhard, Th.: Projektanforderungen und Projektziele, in: PM3, 2009). Im allgemeinen Sprachgebrauch reichen die Interpretationen des Begriffs "Pflichtenheft" von einer einfachen Beschreibung der angebotenen Leistung bis hin zur ausführlichen Spezifikation des Lieferumfangs einschließlich der Vorgehensweise für seine Erbringung durch den Auftragnehmer. Selbst die Abgrenzung zwischen Lastenheft als Dokument des Auftraggebers und Pflichtenheft als Dokument des Auftragnehmers verschwimmt im allgemeinen Sprachgebrauch.
Die Begrifflichkeiten "Lastenheft" und "Pflichtenheft" sind spezifisch für den deutschsprachigen Raum. In den internationalen Normen PMBOK(R) Guide und PRINCE2 finden sich keine exakten Entsprechungen. In den vom PMBOK Guide beschriebenen Beschaffungsprozessen entspricht das "Statement of Work" (SOW) in etwa dem Lastenheft (in der deutschen Übersetzung des PMBOK Guides mit "Leistungsbeschreibung" bezeichnet) und das vom Auftragnehmer eingereichte "Proposal" in etwa dem Pflichtenheft (in der deutschen Übersetzung des PMBOK Guides mit "Angebot") übersetzt. Die in PRINCE2 definierten Dokumente weisen noch weniger Übereinstimmungen mit "Lastenheft" oder "Pflichtenheft" auf. Möglich wäre es, das Lastenheft mit dem "Projektmandat" und das Pflichtenheft mit der "Projektbeschreibung" gem. PRINCE2 zu vergleichen.
Hauptgrund für die mehrdeutige Verwendung des Begriffs "Pflichtenheft" ist sein Einsatz in unterschiedlichen Zusammenhängen. Einerseits wird es als Bestandteil des Ausschreibungs- und Vergabeprozesses betrachtet, andererseits als Dokumentation der Werksplanung (Spezifikation des Leistungsumfangs und Vorgehensweise seiner Erbringung).
Es erscheint deshalb konsequent, wenn die internationalen PM-Systeme von vornherein eine klare Trennung zwischen den Dokumenten des Beschaffungswesens (Statement of Work, Proposal) und der Projektplanung (Anforderungen, Project Scope Statement, Scope Baseline, Produktbeschreibungen) vollziehen. Diese Trennung erlaubt es insbesondere, das Änderungsmanagement während des Projekts unbeeinflusst vom Vertragsrecht durchzuführen, da Änderungen am Pflichtenheft als Bestandteil der Auftragserteilung letztendlich stets eine Änderung des Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wären.
Empfehlenswert erscheint es somit, Lastenheft und Pflichtenheft als Dokumente zu definieren, die zeitlich vor Erteilung des Projektauftrags erstellt werden und danach auch nicht mehr verändert werden. Als Konsequenz ergibt sich daraus, dass in Lasten- und Pflichtenheft festgelegt wird, welches Qualitätsmanagementsystem und welches Änderungssteuerungssystem für die Projektdurchführung gelten. Ebenso sollten vor Vertragsabschluss die zu erstellenden Dokumente für die Projektplanung (Inhalt, Zeit, Kosten) als Bestandteile des Leistungsumfangs vereinbart werden.
Da das Pflichtenheft beschreibt, welche Leistung der Auftragnehmer anbietet, sollte es mindestens den Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketen enthalten. Der Detailgrad der Projektstrukturierung muss dabei sinnvoll hinsichtlich Projektart, Komplexität der Aufgabe, Projektgröße und Branche gewählt werden. Ein ausführliches Pflichtenheft kann auch die vollständige Projektplanung umfassen, einschließlich Termin- und Ressourcenplänen. Dies gilt insbesondere bei Projekten, in denen bestimmte Termine zum bindenden Vertragsbestandteil gehören.
Darüber hinaus sollte das Pflichtenheft, sofern man der oben entwickelten Argumentation folgt, auch die auf das Projektmanagement bezogenen Leistungen des Auftragnehmers enthalten. Hierzu können z.B. sowohl die Leistungen für das eigene Projektmanagement (Änderungsmanagement, Berichtswesen usw.) als auch für das Qualitätsmanagement (z.B. Prüfmethoden) aufgeführt werden. Dies kann zu einer besseren Nachvollziehbarkeit der Kalkulation des Angebots führen, da keine versteckten Kosten enthalten sind. Darüber hinaus kann dies die Zusammenarbeit bei der Auftragsabwicklung verbessern, da dann auch die Managementaufgaben explizit abgerufen werden können.
In Konsequenz sind dann auch alle Produkte der Projektplanung, die erst nach Auftragserteilung entstehen, nicht dem Pflichtenheft dieses Projekts zuzurechnen. Wohl aber können im Rahmen von Beschaffungsvorgängen weitere Pflichtenhefte als Managementprodukte des Projekts entstehen, diese sind aber nicht Bestandteil des ursprünglichen Pflichtenhefts. Ebenso sind z.B. genehmigte Änderungsanträge, im Projekt ausgearbeitete Spezifikationen oder Produktbeschreibungen nicht Bestandteil des Pflichtenhefts.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte der Begriff "Pflichtenheft" nur im engen Sinne der vom Auftragnehmer angebotenen Leistungsbeschreibung vor der Auftragserteilung durch den Auftraggeber verwendet werden. Für die im Rahmen des Projekts erstellten Dokumente zur Spezifikation von Werken (Produkten) sollten die jeweils genaueren Begriffe verwendet werden.
Das Pflichtenheft sollte mindestens den Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketen enthalten. Ein ausführliches Pflichtenheft kann auch die vollständige Projektplanung umfassen, einschließlich Termin- und Ressourcenplänen.
Lastenheft und Pflichtenheft sollten Dokumente sein, die zeitlich vor Erteilung des Projektauftrags erstellt werden und danach auch nicht mehr verändert werden.
Der Anbieter stellt dar, wie er die im Lastenheft enthaltenen Anforderungen erfüllen will. Hierzu beschreibt er die Aufgabenstellung und den von ihm vorgeschlagenen Lösungsansatz.
