Was sind die Vorteile des A3-Reports?

Der A3-Report ist ein ganzheitliches Problemlösungs- und Kommunikationswerkzeug. Er stellt komplexe Themen und Prozesse übersichtlich auf einem DIN-A3-Blatt systematisch dar und integriert zugleich die zentralen Elemente von DMAIC und PDCA. Daraus ergeben sich die folgenden spezifischen Vorteile

• Universelle Anwendbarkeit: Ob in der Produktion, im Service oder in administrativen Bereichen – der A3 Report kann überall dort eingesetzt werden, wo es darum geht, Probleme systematisch zu analysieren und Lösungen zu entwickeln.
• Strukturierte Herangehensweise: Durch den A3 Report wird eine klare Struktur vorgegeben, in der Probleme und Lösungsansätze systematisch dargestellt werden.
• Förderung von Teamarbeit: Die klare Struktur und das übersichtliche Format erleichtern die gemeinsame Arbeit an Problemlösungen und fördern die Kommunikation im Team.

Die Los-Geht’s-Vorlage für den A3-Report

Eine Internetrecherche nach Vorlagen für den A3-Report wird Ihnen eine Unmenge unterschiedlicher Formate liefern. Allein diese Vielfalt sollte uns skeptisch machen, ob eine "One-Size-Fits-All"-Lösung in der Praxis wirklich umsetzbar ist. Meine Erfahrung zeigt, dass die Bearbeitung von A3-Reports so individuell ist wie die Menschen, die sie erstellen. Darüber hinaus variieren die Themen enorm und stammen aus vielfältigen Bereichen. Daher empfehle ich, die Vorlage so flexibel wie möglich zu gestalten, um den unterschiedlichen Anforderungen, Projekten und Aufgaben gerecht zu werden.

Elektronisches oder manuelles Ausfüllung des A3?

Der A3-Report entstand, als es noch keine Computer gab. Wenn Sie mit einem leeren DIN-A3-Blatt starten, haben Sie tatsächlich das originale Gefühl, sich im Team die einzelnen Abschnitte zu erarbeiten. Mittlerweile sind Textverarbeitungssysteme und insbesondere große Bildschirme selbstverständlich geworden. Das Pendant zum DIN-A3-Blatt Papier ist heute die entsprechend formatierte Seite im Textverarbeitungssystem, die bei Bedarf anschließend auf Papier oder elektronisch als PDF ausgedruckt wird. Ein weiterer Vorteil des digitalen Formats ist die leichtere Versionserstellung, um den Fortschritt mit allen seinen Entscheidungen besser und leichter zu dokumentieren.

Deshalb erhalten Sie hier als möglichst vielfältig gestaltbare Vorlage zwei Word-Dateien, in denen die Abschnitte des A3-Reports bereits eingetragen sind und für’s Auge mit passenden Symbolen versehen sind. Diese Vorlage als Startpunkt bietet Ihnen die Freiheit, den benötigten Platz für die verschiedenen Themen individuell zu gestalten.

Vorlagen mit Berechnungen und Eingabemasken können in bestimmten Kontexten hilfreich und zielführend sein. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie immer und überall Anwendung finden sollten. Denn wenn Sie immer die gleichen Vorlagen mit denselben Einschränkungen verwenden, werden Sie auch ähnliche Ergebnisse erzielen. Dies muss nicht immer eine kontinuierliche Verbesserung bedeuten, die der A3-Report eigentlich anstrebt. In diesem Sinne sind vorgefertigte Tools zwar großartige Hilfsmittel, für deren Entwicklung viele Menschen viel Zeit und Gedanken investiert haben. Aber es ist Ihre Verantwortung, das für Ihre aktuelle Anforderung am besten passende Format zu finden.

Die adaptierbare Word-Vorlage in zwei Versionen

Aus den obigen Überlegungen heraus erschien mir die beste Lösung für eine möglichst allgemein verwendbare Vorlage eine Wordvorlage mit einer variabel befüllbaren Tabelle. Dabei gab es eine wichtige Überlegung: Soll der A3-Report ausgedruckt werden, z.B. um im Projektbüro oder im Obeya an die Pinnwand gehängt zu werden? Und wenn ja: Gibt es einen A3-Drucker?

Ich habe deshalb die Vorlage in zwei Versionen erstellt: Einmal direkt im Format A3 – Bild 2 zeigt diese Vorlage bereits beispielhaft ausgefüllt. Und zum anderen die gleiche Vorlage aufgeteilt auf zwei A4-Seiten, die Sie nach dem Ausdrucken auf einem DIN-A4-Drucker nebeneinander hängen können (Bild 3).

In der Anleitung, die Sie mit der Vorlage zusammen herunterladen können, finden Sie weitere Hinweise, wie Sie die einzelnen Abschnitte befüllen können.

Wie wird ein A3-Report erstellt?

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung eines A3-Reports erhalten Sie in der Methodenbeschreibung A3-Report. Im Folgenden werden die in Bild 1 dargestellten Abschnitte im Prozesszusammenhang kurz beschrieben.

Schritt 1: Geben Sie Ihrem Projekt einen treffenden Namen!

Bei einem A3-Report handelt es sich nicht um ein simples Dokument, sondern um eine Darstellung des Teams-Engagements für Verbesserungen im Unternehmen. Hinter dem A3-Report steht somit ein Projekt, das einen guten Namen benötigt. Dieser ist gewissermaßen die Visitenkarte Ihres Projekts im Unternehmen.

Der A3-Report hat den Charakter eines Projektantrags, den Sie beim (Top-)Management einreichen. In einem Umfeld, in dem viele Ideen um Aufmerksamkeit konkurrieren, kann der richtige Name den Unterschied machen. Er hilft Entscheidungsträger:innen, Ihr Projekt von anderen zu unterscheiden und sofort zu erkennen, was Ihr Projekt besonders macht. Formulieren Sie deshalb einen prägnanten, einprägsamen und den Nutzen des Verbesserungsvorschlags transportierenden Namen.

Versionieren Sie Ihren A3-Report! Auf diese Weise halten Sie alle Veränderungen und Anpassungen fest. Es erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen und zeigt, wie sich Ihr Projekt entwickelt hat. Das schafft Transparenz und Vertrauen bei allen Beteiligten.

Schritt 2: Definieren Sie das tatsächliche Problem und seine Hintergründe!

Die Klarheit über das Problem und seinen Schwierigkeitsgrad sowie seine Hintergründe ist entscheidend, wenn Sie Verbesserungen anstoßen möchten.

Bevor Sie tief in die Analyse eintauchen, starten Sie mit einer klaren Problemdefinition. Das mag offensichtlich klingen, aber oftmals wird gerade dieser Schritt übersprungen. Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, den Kern des Problems zu erkennen:

• Warum ist dieses Problem gerade jetzt dringend?
• Welche Konsequenzen drohen, wenn es ignoriert wird?
• Wie wichtig ist es im Vergleich zu anderen Problemen?
• Was wissen Sie bereits über das Problem? Welche Fakten liegen vor?

Mit der Beantwortung dieser Fragen legen Sie den Rahmen fest und definieren, was Sie in Ihrem A3-Report angehen möchten.

Hierzu können Sie die Werkzeuge aus der Define-Phase des DMAIC-Cycles verwenden. In einer Lean-Kultur bzw. einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, aus der der A3-Report stammt, stellt zudem Verschwendung einen zentralen Fokus dar. Prüfen Sie, welchen Anteil die sieben Arten der Verschwendung (Muda) an Ihrem Problem haben (siehe hierzu auch: Hüsselmann, Erne, Langhardt: Das Ausmaß von Verschwendung in Projekten messen und minimieren).

Als Ergebnis dieses Schritts haben Sie ein scharfes Bild des Problems, seiner Hintergründe und der damit verbundenen Herausforderungen. Damit legen Sie ein solides Fundament für Ihren A3-Report und die folgenden Schritte zur Lösung.

Schritt 3: Beschreiben Sie den aktuellen Zustand!

Um das Problem umfassend zu verstehen, ist es hilfreich, direkt zum Ort des Geschehens zu gehen. In japanischen Ansätzen wird oft vom "Gemba Walk" oder "Genchi Genbutsu" gesprochen. Der Gemba-Walk bezieht sich auf den Gang zum tatsächlichen Ort, wo die Arbeit geschieht, um sich ein direktes Bild von der Situation zu machen. "Genchi Genbutsu" hingegen kann als "Gehe hin und sieh selbst" interpretiert werden und betont die Bedeutung, Dinge persönlich zu beobachten, was vom Schreibtisch aus nicht in gleicher Weise möglich wäre. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Beschreiben Sie zuerst die aktuelle Situation und was gerade tatsächlich passiert.
• Identifizieren Sie, wo das Problem seinen Ursprung hat. Analysieren Sie direkt "am Ort des Geschehens" und versuchen Sie herauszufinden, was den angestrebten Zustand verhindert.
• Zeichnen Sie ein klares Bild des aktuellen Zustands. Dies kann durch einfache, bildhafte Darstellungen erreicht werden.

Ein wesentlicher Punkt ist es, den Leser:innen des A3-Reports ein faktenbasiertes Verständnis für das Problem zu vermitteln. Dies gelingt besonders gut mit Grafiken, Diagrammen oder Tabellen, die quantifizierbare Messwerte enthalten. Heben Sie durch Markierungen, wie z.B. Blitze, Schlüsselfaktoren oder besonders wichtige Punkte hervor.

Schritt 4: Beschreiben Sie den Zielzustand!

Die detaillierte Beschreibung des aktuellen Zustands in Schritt 3 dient Ihnen als Basis für die Spezifikation des Zielzustands. Eine klare Vorstellung des Zielzustands führt zu zielgerichteteren Lösungen, während unklare oder vage Zieldefinitionen zu ineffektiven oder unerwünschten Ergebnissen führen können. Die genaue Spezifikation des Zielzustands bietet dabei drei wesentliche Vorteile:

• Ein klar definiertes idealisiertes Ziel ermöglicht ein "Rückwärtsdenken", das oft zu effizienteren Lösungen und Zielvereinbarungen führt.
• Jede vorgeschlagene Lösung kann als Experiment betrachtet werden, dessen Ergebnisse am Zielzustand gemessen werden können.
• Mit einem klar definierten Zielzustand können die Beteiligten während der Maßnahmenplanung überprüfen, ob die geplanten Aktionen zur Erreichung des Ziels beitragen.

Beim Erarbeiten des Zielzustands sollten Sie sich auch mit den folgenden Fragen auseinandersetzen:

• Wie können wir den Erfolg des Projekts messen?
• Welche Benchmarks oder Standards (z. B. Kennzahlen) verwenden Sie zum Vergleich?
• Aber auch: Welchen Schaden und Wechselwirkungen können mögliche Änderungen verursachen?

Schritt 5: Führen Sie die Root-Cause-Analyse durch!

Die Ursachenanalyse ist ein essenzieller Bestandteil des Problemlösungsprozesses. Die Identifizierung und das Verständnis der Kernursachen sind Voraussetzung dafür, um wirksame und nachhaltige Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln.

Ziel dieses Schrittes ist es, ein beobachtetes Problem in ein "statistisches Problem" zu verwandeln und die gesammelten Daten nach Mustern, Abweichungen und Anomalien zu durchsuchen.

Bewährte Qualitätswerkzeuge erleichtern die Aufbereitung der Daten. Darüber hinaus helfen sie, verborgene Informationen zu extrahieren und diese sinnvoll zu bewerten. Eine schrittweise Vorgehensweise, beginnend mit einer groben Übersicht, schafft den Blick fürs Wesentliche. Hierfür bieten sich einige Klassiker der Problemformulierung an:

• 5 Why / Fünf Warum: Dieses Vorgehen ergründet durch wiederholtes Fragen nach dem "Warum" die Kernursache eines Problems.
• Das Ishikawa-Diagramm – 7M-Methode (Fischgrätendiagramm) visualisiert und kategorisiert mögliche Problemursachen.
• Problembaum oder Prozessanalyse: Ein hierarchisches Tool, das ein Problem oder einen Prozess vom Überblick bis ins Detail darstellt.
• Für tiefergehende Analysen und komplexe Problemstellungen bieten Werkzeuge wie die Shainin-Methode, Design of Experiments (DoE), die Taguchi-Methode und die Kepner-Tregoe-Methode weiterführende Möglichkeiten. Beachten Sie, dass diese Werkzeuge eine intensivere Auseinandersetzung erfordern.

Ergebnis dieses Schritts:

Durch eine sorgfältige Ursachenanalyse erhalten Sie tiefere Einblicke in die Problemstellungen. Dies ermöglicht es Ihnen, fundierte Handlungsempfehlungen abzuleiten und gezielte Maßnahmen vorzuschlagen, die sich nicht nur an Symptomen, sondern insbesondere an den Kernursachen orientieren.

Die Verwendung von Qualitätswerkzeugen wie dem Ishikawa-Diagramm erleichtert nicht nur die Analyse, sondern auch die Darstellung im A3-Report. Die visuelle Aufbereitung mittels dieser Werkzeuge unterstützt das Verständnis und die effektive Kommunikation der Problemursachen.

Schritt 6: Entwickeln Sie die Gegenmaßnahmen!

Die Root-Cause-Analyse liefert Hypothesen, aber keine Lösungen. Einige der Daten waren vielleicht nicht perfekt und Sie mussten oftmals Vereinfachungen vornehmen. Deshalb sollten Sie die gewonnenen Erkenntnisse genauer überprüfen, beispielsweise mit Methoden der Versuchsplanung oder anderen Testdesigns wie Shainin. Im Idealfall können Sie dazu messbare, quantitative, stetige Daten zur Beschreibung der Informationen (KPI, Zielgrößen) erfassen.

Das Ziel ist, dass die Verbesserungsvorschläge sowohl solide als auch effizient sind. Hierfür sind präzise formulierte Hypothesen und passende Testmethoden notwendig. Binden Sie zu diesem Zweck unbedingt Expert:innen mit ein, die Sie bei der Formulierung und Prüfung der Hypothesen unterstützen können.

Insbesondere bei kritischen Entscheidungen, müssen Datensammlung und -analyse einem robusten und nachprüfbaren Prozess folgen. Erweiterte Analysemethoden können Ihnen hierbei helfen, vor allem bei softwaregestützte Effektanalysen und Toleranzbewertungen.

Wichtig ist hierbei, dass die geplanten Maßnahmen durch Ihr Ergebnis messbare Resultate erzielen, die nach der Abarbeitung diskutiert und bewertet werden können. Ggfs. ist es notwendig, die Maßnahmen zu gewichten und zu priorisieren z.B. mit der Pareto-Analyse.

Schritt 7: Planen Sie die Implementierung!

Planen Sie die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen, um die identifizierten Problemursachen zu beheben und das System zu optimieren. Beantworten Sie hierfür für jede Maßnahme die folgenden Fragen:

• Was: Welches (Teil-)Problem oder dessen Ursache wird durch die Maßnahme angesprochen?

• Wie: Welche Strategien oder Methoden werden eingesetzt, um das Problem zu lösen?

• Wer: Wer trägt die Hauptverantwortung für die Durchführung der Maßnahme?

• Wann: Zu welchem Zeitpunkt ist die Umsetzung geplant?

• Wo: An welchem Ort oder in welchem Kontext wird die Maßnahme umgesetzt?

Um sicherzustellen, dass diese Gegenmaßnahmen nicht nur effektiv, sondern auch transparent und nachvollziehbar sind, müssen diese klar und strukturiert definiert werden.

Planen Sie auch für Maßnahmen, deren langfristige Wirkung nicht vollständig vorhersehbar ist, regelmäßige Reflektionen und Kontrollen (Verifikationen) ein. Die Festlegung von Meilensteinen, bei denen Sie Teilergebnisse präsentieren, gibt Entscheidungsträger:innen die Chance, unverzüglich und flexibel auf Entwicklungen zu reagieren oder Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 8: Überprüfen Sie den Erfolg!

Das Ziel ist, eine klare Bewertung im A3-Report festzuhalten: Wurden die Ziele erreicht und sollten die Änderungen standardisiert werden? Ein Schlüsselaspekt Ihres A3-Reports ist deshalb die transparente Darstellung der erzielten Ergebnisse:

• Dokumentieren Sie die Effektivität der umgesetzten Maßnahmen in Form von quantifizierbaren Schlüsselkennzahlen oder KPIs.

• Visualisieren Sie mit einer intuitiv erfassbaren Grafik (z.B. Histogramme oder Box-Plots) die Situation vor und nach der Implementierung der Maßnahmen. Dies gibt den Betrachter:innen des A3-Reports einen schnellen und vertrauensbildenden Überblick über die erzielten Verbesserungen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr A3-Report alle wesentlichen Erkenntnisse aus der Control-Phase des DMAIC-Cycles enthält, ohne dabei in zu viele Details zu gehen.

Schritt 9: Reflektieren und standardisieren Sie den Prozess!

Im letzten Feld des A3-Reports wird die Standardisierung und kontinuierliche Überwachung des veränderten Prozesses fokussiert dargestellt. Dies kann u.a. durch folgende Punkte geschehen:

1. Standardisierung: Stellen Sie sicher, dass die erzielten Verbesserungen durch entsprechende Dokumente, wie Arbeits- und Prüfanweisungen, festgehalten und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.
2. Mitarbeiterschulung: Diese gewährleisten, dass die implementierten Veränderungen korrekt und konsequent umgesetzt werden.
3. Kontinuierliche Überwachung: Überwachen Sie die Qualität durch regelmäßige Prüfung der Kennzahlen, um den tatsächlichen Einfluss der Maßnahmen zu validieren.
4. Best Practice-Austausch: Ermutigen Sie zur Zusammenarbeit und Austausch mit anderen Projektbeteiligten, um einen einheitlichen und verbesserten Ansatz für den A3-Report zu entwickeln.
5. Visualisieren: Stellen Sie in Diagrammen und Schaubildern die zentralen Erkenntnisse für die weiterführenden Schritte der Standardisierung dar. Dadurch wird das Dokument zu einem wertvollen Nachschlagewerk für ähnliche Vorgehensweisen im Rahmen des Best-Practice-Ansatzes.

Evaluieren Sie zudem in einem Follow-up den A3-Report und den gesamten Prozess. Überlegen Sie sich:

• Wie kann die erzielte Verbesserung dauerhaft gesichert werden?

• Welche weiteren Bereiche könnten von dieser Verbesserung profitieren?

• Welche Maßnahmen drängen sich auf, sind nachhaltig und sollten adressiert werden auf Basis der Erkenntnisse?

• Wer sollte informiert werden, um das Wissen unternehmensweit zu verbreiten?

Hinweise für das Arbeiten mit dem A3-Report

Iteratives Vorgehen

Betrachten Sie den A3-Report nicht als statisches Dokument, das einmal ausgefüllt und dann nicht mehr angepasst wird. Stattdessen sollten Sie ihn als "lebendes" Dokument sehen, das im Laufe des Projekts immer wieder aktualisiert und verfeinert werden kann. Ein iteratives Vorgehen ermöglicht es Ihnen, auf neue Erkenntnisse und Veränderungen im Projektverlauf flexibel zu reagieren. Deshalb sollten Sie ihn auch unbedingt versionieren.

Mutiges Vorgehen

Haben Sie auch den Mut, wieder zu vorherigen Punkten zurückzuspringen, wenn Sie auf neue Erkenntnisse zurückgreifen können. Sprechen Sie die Datenlage und Informationen im Jour fixe durch und stimmen Sie dazu einen angepassten Plan gemeinsam ab. Halten Sie diese Erkenntnisse und Maßnahmen unbedingt in der Versionierung fest.

Teamarbeit und Feedback

Der erste Entwurf eines A3-Reports wird häufig von einer einzigen Person erstellt. Besprechen Sie diesen Entwurf im Team oder mit relevanten Interessengruppen. Dieser Austausch fördert nicht nur das gegenseitige Verständnis, sondern trägt auch zur Entwicklung einer gemeinsamen Sprache bei. Das Einholen von Feedback zu einem frühen Zeitpunkt kann die Qualität des Reports deutlich steigern. Zudem erhöht es die Bereitschaft des Teams, den Report als wichtiges Kommunikationsinstrument zu akzeptieren und zu nutzen.

Zeitmanagement

Die Komplexität eines A3-Reports kann dazu führen, dass man viel Zeit in Details bzw. einzelne Bereiche investiert und die Übersicht verliert. Setzen Sie daher von Anfang an Zeitlimits für das Ausfüllen der verschiedenen Abschnitte und für das gesamte Dokument. Dies zwingt Sie, sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren und verhindert, dass Sie sich in Nebensächlichkeiten verlieren.