Aufgrund des universellen Charakters von Plan-Do-Check-Act lassen sich keine allgemeingültigen Aussagen über z.B. den Umfang oder die Ausprägung der einzelnen Schritte machen. In einem hochriskanten Umfeld kann das "Do" z.B. auch aus einer Simulation bestehen (z.B. chemische Prozesse). Im Rahmen eines Design-Thinking-Prozesses zur Produktentwicklung wird evtl. der Planungsschritt nahezu entfallen (vgl. "Build Measure Learn" im Abschnitt "Varianten"). In träge reagierenden Systemen kann sich der gesamte Zyklus über mehrere Wochen oder sogar Monate hinwegziehen (z.B. Suchmaschinenoptimierung einer Website).

Analysieren Sie also zunächst das System, bei dem Sie Plan-Do-Check-Act einsetzen und das Umfeld, in dem dieses System sich befindet. Berücksichtigen Sie dabei Kenngrößen wie Gefahrenpotential, Stabilität des Systems oder Reaktionszeiten.

Plan-Do-Check-Act im Projektmanagement

Plan-Do-Check-Act ist eine Methode des Qualitätsmanagements und dient dort der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung. Charakteristisch dafür ist die Trennung in das versuchsartige "Do" und das endgültige "Act". Daran schließt sich üblicherweise die Standardisierung der erkannten Verbesserung an – üblicherweise als "Standardize-Do-Check-Act" (SDCA) bezeichnet.

Die intuitive Projektsteuerung (Projektmanagement-Reifegrad 1) besteht lediglich in einem einfachen Regelkreis: Messen der Regelgröße (z.B. Fertigstellungsgrad), Stellgröße auf den neuen Stellwert setzen (z.B. Ressourceneinsatz um 10% erhöhen), erneutes Messen der Regelgröße usw. Dies entspricht einer beständigen Wiederholung der beiden Schritte "Check" und "Act".

Die Verwendung eines angepassten, vollständigen PDCA-Zyklus' im Projektmanagement bringt zwei wesentliche Vorteile: Mit den beiden Schritten "Plan" und "Do" wird gewährleistet, dass die Steuerungsmaßnahmen auch wirksam sind und vor allem die richtigen Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus werden die gewonnenen Erkenntnisse in Form von Lessons Learned erfasst und können so zur kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagementsystems selbst beitragen.