Da eine "Vereinbarung" nicht den verbindlichen Charakter eines "Auftrags" oder "Vertrags" hat, wird in der Regel bei internen Projekten von "Projektvereinbarung" gesprochen. Eine Projektvereinbarung kann auch bei der Durchführung eines extern beauftragten Projekts zwischen der Geschäftsführung und dem Projektleiter getroffen werden. In beiden Fällen regelt sie das Zusammenspiel von Projekt- und Linienorganisation.

In einer Projektvereinbarung sollten die quantitativen und qualitativen Sachziele des Projekts, der Zeitrahmen, das Budget, die Rollen im Projekt (Projektaufbauorganisation) und die wesentlichen Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt werden.

Weitgehend synonym ist der Begriff "Projektauftrag", der in der deutschen Übersetzung des PMBOK(R) Guide für den dort definierten Begriff "Project Charter" verwendet wird. Für "Projektvereinbarung" gibt es keine den Bedeutungsabstufungen entsprechenden englischen Begriff.

Um Unsicherheiten zu vermeiden, sollte bei extern beauftragten Projekten nach Möglichkeit die Reihenfolge Ausschreibung mit Lastenheft - Angebot mit Pflichtenheft - Auftrag bzw. Vertrag eingehalten werden.