Die Geschwindigkeit und die Intensität, mit der sich in den vergangenen zwei Jahren neuartige Zustände in allen Lebensbereichen ergeben haben, zeigen teilweise dramatische Auswirkungen. Davon sind nicht nur die Wirtschaft, sondern höchstwahrscheinlich auch Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation, Ihr Projektumfeld und Ihr Projekt betroffen. 

Damit Projekte künftig erfolgreich umgesetzt werden können, braucht es mehr als ein hochwertiges Projektmanagement: Ebenso wichtig ist es, neben dem rapide einhergehenden und durchaus drastischen – externen – Change einen internen Change in unseren Organisationen zu vollziehen. 

Viele Faktoren entscheiden über den Erfolg von Projekten. Über den Erfolgsfaktor "Unterstützung durch das Topmanagement" habe ich in meinem letzten Artikel ausführlich berichtet (siehe auch "So holen Sie sich Rückendeckung vom Topmanagement"): Steht das Management hinter dem Projekt(-team), fühlt sich der Kunde in sicheren Händen und erlebt im Idealfall eine professionelle, durch das Management vorgelebte Projektkultur. Ebenso wird das Management durch das Entgegenbringen seines Vertrauens und des Teilens seiner Erfahrungen seiner Führungs- und Vorbildrolle gerecht. Die positive Wirkung eines solchen Verhaltens ist beträchtlich.

So holen Sie sich Rückendeckung vom Topmanagement

Sichern Sie sich mit drei Ansätzen einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt: die Unterstützung durch das Topmanagement. Mit Lösungsorientierung, Perspektivwechsel und Managementsprache gelingt Ihnen das Schritt für Schritt.

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Doch das reicht bei Weitem nicht. Das Agile Manifest betont den Wert von (Ver-)Änderungen und stellt diese über das strikte Befolgen eines Plans. Deshalb ist die Veränderung von Leistungsinhalt und -umfang in agilen Projekten integraler Bestandteil des Vorgehens. Doch auch in traditionellen Projekten kann sich der Fokus plötzlich ändern. Vielleicht kommt Ihnen das folgende Szenario bekannt vor.

Die Herausforderung Scope Change

Ihr Projekt ist aufgesetzt und genehmigt. Nun kann es so richtig losgehen, und schon liegt der erste Scope Change – also eine Änderung des Leistungsumfangs – auf Ihrem Tisch. Doch das ist nur der Anfang, es werden es immer mehr Anpassungen. Sie und Ihr Team haben mit Methoden wie z.B. der Zielhierarchie, der Zielmatrix oder der Balanced Scorecard die Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit sowie die Messbarkeit Ihrer Ziele bereits überprüft und eine Priorisierung durchgeführt. Zudem arbeiten Sie mit Lasten-/Pflichtenheft bzw. abhängig von Ihrer Methodik mit einem Product Backlog. Sie machen also methodisch alles richtig – und doch kommt es zu Veränderungen. Diese erreichen Sie teilweise sehr spät und sind zudem für Sie nur selten nachvollziehbar.

Vermutlich fragen Sie sich dann:

• Wie kann das passieren? 
• Was kann und sollte ich (künftig) tun, damit es nicht mehr passiert?! 

Dieser herausfordernde Zustand kann bei einem guten Start auch zu einem späteren Zeitpunkt eintreten oder im schlechtesten Fall den kompletten Projektlebenszyklus andauern. Der Wandel ist vielfältig und betrifft häufig nicht nur Inhalt und Umfang des Projekts, sondern oftmals auch die Ziele, die Anforderungen und die Erwartungen an die Projektleitenden sowie das Projektteam. Die Fragen sind also die Leitfragen für die folgenden Darstellungen.

Aus der Praxis: Wenn Ziele sich plötzlich ändern

"Rein in die Kartoffeln, raus aus den Kartoffeln." Diese Redewendung bringt auf den Punkt, was mit einem kompletten Portfolio aus ca. 80 Einzelprojekten – alle in der Umsetzungsphase – geschehen ist. Im Zeitraum von wenigen Monaten mussten 80 Bauvorhaben abgeschlossen und die technischen Großanlagen an zufriedene Kund:innen übergeben werden. Mitsamt der eng getakteten Produktion, der zugehörigen Infrastruktur vor Ort sowie der Logistikströme, Installationen und Inbetriebnahmen. Als Leiter der Projektteams verantwortete ich den Gesamterfolg aller Projekte.

Ziel, Anforderung und Erwartung an das Portfolio und somit an uns als das Projektmanagement-Team waren: Der Aufwand (Kosten) sollte minimiert und der Nutzen (Gewinn) maximiert werden. Und das natürlich unter Einhaltung der klassischen Messgrößen von Budget, Time, Scope und Quality.