Das Ausmaß von Verschwendung lässt sich mithilfe des Project Management Waste Index messen. Der PMWI misst das Ausmaß anhand von sieben Verschwendungsarten und zeigt damit Stellschrauben auf, um das jeweilige Projekt zu optimieren.
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Das Ausmaß von Verschwendung lässt sich mithilfe des Project Management Waste Index messen. Der PMWI misst das Ausmaß anhand von sieben Verschwendungsarten und zeigt damit Stellschrauben auf, um das jeweilige Projekt zu optimieren.
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Weiterhin bleiben viele Projekte in Sachen Effizienz und Effektivität hinter den Erwartungen zurück. Ein möglicher Grund hierfür ist Verschwendung. Das Ausmaß der Verschwendung ließ sich bisher allerdings im Tagesgeschäft schwer greifbar machen. Das war für uns Grund genug, die Aufgabe anzugehen, ganz unabhängig von Diskussionen zu Vorgehensmodellen und Methoden, im Projektmanagement Verschwendung messbar zu machen.
Den Schwerpunkt dieses Artikels stellt unsere Studie dar, in der wir die grundsätzlichen Verschwendungsarten in Projekten bzw. die Faktoren, die einem wertschöpfenden Arbeitsalltag entgegenstehen, zu Tage fördern und sie messbar machen.
Die Basis der Untersuchung sind Angaben von mehr als 200 Projektverantwortlichen oder -beteiligten aus unterschiedlichen Branchen im deutschsprachigen Raum im Zeitraum April bis Mai 2021.
Darauf aufbauend stellen wir Ihnen Ansätze vor, mit denen Sie Verschwendung in Ihren Projekten minimieren und den Lean-Gedanken umsetzen können.
Studien zur Erfolgs- und Misserfolgsquote von Projekten gibt es mehr als ausreichend, z.B. der berühmte CHAOS Report der Standish Group oder die Pulse of the Profession-Reihe des PMI. Der Erfolgsindikator, der für die meisten Studien herangezogen wird, ist die Plantreue des Projekts. Darunter ist die Differenz zwischen geplanten und erreichten Meilensteinterminen, Budgets und Qualitätsanforderungen zu verstehen. Misserfolge sind jedoch nicht gleichbedeutend mit Verschwendung in Projekten. Denn Verschwendung wird in Projekten meist eingeplant.
Unter Verschwendung in Projekten verstehen wir – in der Tradition des Lean Thinking (vgl. Ohno 1989; Womack und Jones 2003) − alle Aktivitäten, die keinen Wert oder Nutzen für Projektkund:innen (primär Nutzer:innen und Auftraggeber der Projektergebnisse) stiften. Es existieren sieben verschiedene Arten von Verschwendung in Projekten (siehe Bild 1).
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09.02.2022
Sehr geehrter Herr Kirchgeorg,
vielen Dank für Ihre Anmerkungen! Ich habe den Link im Fazit bereits angepasst und habe die Frage an die Autoren weitergeleitet.
Mit besten Grüßen
Sandra Gedig
10.02.2022
Guten Tag Herr Kirchgeorg,
danke für Ihre hilfreichen Fragen, die ich hier versuche, zu beantworten:
ad 1.) Das ist vollkommen richtig, dass sich die Antworten unterscheiden, je nachdem, welche Perspektive gefragt wird. Deshalb verfolgen wir den Ansatz eines "Triple Deckers": Es werden mindestens drei Rollen befragt: Der interne Auftraggeber und/oder externe Kunde des Projekts, der Projektleiter und der Projektmitarbeiter. Bei einer Online-Umfrage machen wir eine Vollerhebung. Im anschließenden Workshop sollen diese drei Rollen repräsentativ vertreten sein, um sich nochmals über Ihre Sichtweisen auf die Verschwendungsarten zu verständigen und um Ursachen zu identifizieren.
ad 2.) Der größte Nutzen der Erhebung eines PMWI mit anschließender Ursachenidentifikation und -minimierung ist sicherlich die Planungsphase eines Projekts, d.h. wenn das Projekt skizziert und in einer ersten Version geplant ist (je nach Vorgehensmodell). Existieren bei den Projektbeteiligten Erfahrungen aus vergangenen Projekten, lassen sich dann am ehesten Verschwendungen durch alternative Vorgehensweisen am ehesten gleich zu Anfang vermeiden. Nutzen ergibt sich aber auch, wenn die Erhebung und Analyse im Rahmen von "Lessons Learned" durchgeführt wird (mit Blick auf künftige Projekte) oder im Rahmen von Projektkrisen / Projekteskalationen in der Umsetzungsphase. Dann ist jedoch das Vermeidungspotenzial von Verschwendung nicht so hoch wie im ersten Fall.
ad 3.) Der exakte Link auf die Studie lautet: https://leanpm.net/ Der im Fazit angegebene Link funktioniert bei uns auch.
Wir hoffen, unsere Antworten helfen Ihnen weiter.
Freundliche Grüße
Rainer Erne
09.02.2022
"...keinen Wert oder Nutzen für Projektkund:innen (primär Nutzer:innen und Auftraggeber:innen der Projektergebnisse) stiften...."
Das wird ja langsam eine Zumutung für den Leser!
09.02.2022
vielen Dank für Ihr Feedback. Wir haben uns Anfang letzten Jahres für eine geschlechtergerechte Sprache entschieden und sind seither sehr bemüht die Lesbarkeit unserer Texte auf dem gewohnt hohen Niveau zu halten. Obwohl wir versuchen, einen Geschlechtsbezug durch Neutralisierung außen vor zu lassen, ist das leider nicht immer möglich. Wir nehmen Ihre Kritik ernst und haben Anpassungen am Text vorgenommen.
Mit besten Grüßen
Sandra Gedig
12.02.2022
Sehr interessanter und anregender Artikel, besten Dank!
Da die Fragen immer auch gewisse Antworten provozieren und eine Denkweise beinhalten und vermitteln können, überlege ich ob bei der Art "warten" der Fokus nicht zu fest auf Infos 'von oben' gerichtet ist. Wäre als Ausgleich nicht ein Punkt zu Selbstverantwortung / Empowerment förderlich? In der dritten Frage zu diesem Punkt ist das ansatzweise enthalten. Ich würde aber eine explizite Frage begrüssen, im Sinne von: "In unseren Projekten spüre ich kein Vertrauen, Sicherheit und Akzeptanz von eigenständigen Lösungen und Entscheidungen." oder "In unseren Projekten fehlt der Mut, die Kontrolle über technologische Entscheidungen an die Entwickler:innen abzugeben"
12.02.2022
Guten Tag Herr Rothenberger,
das ist ein guter Impuls für eine Verbesserung der Fragen in zukünftigen Einsätzen des Instruments. Danke dafür.
Wir haben übrigens Ihr Anliegen prominent aufgenommen im weiteren Schritt der Ursachenanalyse. Dort wird explizit danach gefragt, ob Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Befugnisse auf der niedrigst möglichen Organisationsebene angesiedelt sind. Das entspricht organisatorisch dem, was Sie Empowerment nennen. Es produziert Verschwendungsarten wie Warten.
Interessante Studie bzw…
09.02.2022
Interessante Studie bzw. Artikel. Es ergeben sich jedoch 1-2 Fragen für die praktische Anwendung, wenn man den PMWI für ein Projekt erstellen wollen würde:
1. An wen adressiere ich die Fragen, um die Verschwendung zu ermitteln? Den Projektleiter? Dem ganzen Team? Ich würde erwarten, dass sich die Arten der Verschwendung durchaus unterscheiden könnten, je nachdem, welche Rolle befragt wird.
2. Zu welchem Zeitpunkt innerhalb eines Projektes ergibt die Erfassung am meisten Sinn? Zum Ende, um Leasson Learned mitzunehmen oder fortlaufend ab Zeitpunkt X, um bereits während des Projektes eingreifen zu können?
Übrigens ist der Link im Fazit falsch gesetzt und sollte angepasst werden.