Die Aussicht auf die nächste Sitzung des Lenkungsausschusses (nachfolgend abgekürzt mit LA) treibt manchmal selbst erfahrenen Projektleitungen den Schweiß auf die Stirn. Denn zum einen sitzen dort wichtige Menschen, bei denen Sie einen guten Eindruck machen wollen: Der LA ist in der Regel mit hochrangigen Führungskräften aus den vom Projekt betroffenen Abteilungen und Bereichen besetzt. Hinzu kommen die beteiligten Dienstleister sowie der:die Auftraggeber:in.

Zum anderen ist der LA eingesetzt, um das Projekt zu überwachen, steuernd einzugreifen und für dessen Erfolg zu sorgen. In der Regel fungiert der Ausschuss also als zentrales Entscheidungsgremium. Damit kommt dem erfolgreichen Ablauf der LA-Sitzung eine große Bedeutung zu. Die Verantwortung für die Vorbereitung liegt bei der Projektleitung. Es ist ihre Aufgabe, das Projekt und die Fortschritte oder Hindernisse in der Sitzung schlüssig zu präsentieren und bei allen Fragen Rede und Antwort zu stehen. Im Kern handelt es sich also um ein Meeting mit dem Topmanagement, um das Projekt zu präsentieren, Entscheidungen einzuholen sowie zu verabschieden und das weitere Vorgehen zu besprechen.

Leider geht es in vielen Organisationen weniger sachlich zu, als es hier klingt. Viele Projektleitungen gehen mit Magengrummeln in die LA-Sitzung, weil sie die Erfahrung gemacht haben, dass sie für jedes Problem im Projekt persönlich verantwortlich gemacht werden. So bekommt der LA den Charakter einer Mitarbeiterbeurteilung anstelle einer Projektbetrachtung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie durch souveränes Präsentieren und transparentes Kommunizieren dafür sorgen können, dass der Fokus in Ihren LA-Sitzungen voll auf Ihrem Projekt liegt.

Prägende Erfahrungen in verschiedenen Rollen

Ich habe in der Regel gute Erfahrungen mit dem LA gemacht: Mein erster LA war z.B. eine zweitägige Veranstaltung im Rahmen eines europaweiten SAP-Projekts. Der europäische Vorstand war eingeflogen, um gemeinsam mit der lokalen Geschäftsführung und dem Führungsteam des Projekts den Stand im Projekt zu begutachten und die Prioritäten für das weitere Vorgehen festzulegen. Als frisch eingesetzte Senior-Change-Agentin wurde ich umgehend damit beauftragt, die LA-Sitzung zu moderieren. Das war eine riesige Herausforderung, aber auch eine tolle Erfahrung. Die enge Zusammenarbeit mit den langjährigen Führungskräften und der professionelle Stil, in dem das Projekt beleuchtet wurde, haben mich geprägt.

Seither habe ich in verschiedenen Rollen an LA-Sitzungen teilgenommen: als Projektleiterin Bericht erstattet, als Beraterin für die Etablierung von Lenkungsausschüssen gesorgt und als Projektauftraggeberin der Sitzung vorgestanden. Heute bereite ich meine Coaching-Klient:innen auf ihre Führungskreise und LAs vor und zeige ihnen, wie sie mit der richtigen Haltung und Vorbereitung souverän mit dem Topmanagement umgehen können.

Reflektionsübung: Wie sehen Sie den LA? Als notwendiges Übel? Welche Gedanken haben Sie im Kopf, wenn Sie an die Teilnehmenden und die Sitzung selbst denken? Beispiel: "Die wollen ja eh nur hören, dass alles gut ist." Oder: "Ich hoffe, es geht glimpflich ab, ich habe keine Lust, schon wieder angebrüllt zu werden." Oder: "Hoffentlich redet der nicht wieder eine halbe Stunde – sonst komme ich mit meinem Status nicht durch. Die wollen sich doch nur selbst reden hören." Nehmen Sie sich 5-10 Minuten und notieren Sie Ihre Gedanken zum LA, wir kommen später darauf zurück.

Was will der Lenkungsausschuss von Ihnen?

Der LA ist eingesetzt, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen und es gegenüber der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand zu vertreten. Dadurch stehen die LA-Mitglieder, allen voran der:die Sponsor:in ebenso in der Verantwortung für den Projekterfolg wie Sie als Projektleitung.

Für viele Mitglieder des LA ist das Projekt wichtig, weil es Auswirkungen auf ihren Bereich oder ihre Abteilung hat. In der Regel haben Sie hier also Ihre Kundenvertreter:innen sitzen, die obersten Sprecher Ihrer User im Projekt.

Legitimes Bedürfnis nach Informationen

Versetzen Sie sich in die Lage der Teilnehmenden: Wenn Sie für den Erfolg mitverantwortlich wären, ohne selbst aktiv mitzuwirken, was würden Sie wollen? In erster Linie vermutlich Informationen. Zum einen darüber, wie das Projekt läuft. Und zum anderen solche über die Menschen, die das Projekt operativ betreiben – also die Projektleitung und das Team.

Die Projektleitung ist oft ein unbeschriebenes Blatt