Ursprünglich diente der Business-Plan als Hilfsmittel bei der Akquisition von privaten Investoren oder Wagniskapitalgebern (Venture Capital). Inzwischen ist seine Vorlage auch bei Geschäftspartnern üblich geworden. Nicht nur während der Unternehmensgründung übernimmt er eine wichtige Funktion, sondern auch später bei der Unternehmensführung.

Ein Business-Plan beschreibt im Detail das unternehmerische Gesamtkonzept für ein Geschäftsvorhaben. Er erfasst genau das wirtschaftliche Umfeld, die gesetzten Ziele und die aufzuwendenden Mittel. Der Business-Plan zwingt den Unternehmer, seine Geschäftsidee systematisch zu durchdenken, deckt Wissenslücken auf, verlangt Entscheidungen und fördert daher strukturiertes und fokussiertes Vorgehen. Insofern ist die Business-Plan-Erstellung ein wichtiges Instrument bei der Gründung eines Unternehmens. Probleme werden frühzeitig erkannt und können umgangen werden.

Die große Bedeutung, die dem Business-Plan beigemessen wird, kommt nicht von ungefähr. Mit dem Business-Plan wird dokumentiert, dass die Gründer fähig sind, die wesentlichen Aspekte einer Unternehmensgründung systematisch und analytisch aufzuarbeiten sowie klar, verständlich und überzeugend darzustellen.

In der Regel sollen mit dem Business-Plan Kapitalgeber von der wirtschaftlichen Tragfähigkeit eines (neuen) Unternehmens überzeugt werden. Das Geschäftsvorhaben, für das der Business-Plan geschrieben wird und der Zweck, für den er gedacht ist, haben einen entscheidenden Einfluss auf seine Gestaltung. Wird der Plan beispielsweise für eine Neugründung geschrieben, so sieht er anders aus als für ein Unternehmen, für das ein neues Geschäftsfeld aufgebaut werden soll.

Trotz aller Unterschiede weisen Businesspläne einige Gemeinsamkeiten auf: Sie sollen eine umfassende Einschätzung der Chancen und Risiken einer Geschäftstätigkeit ermöglichen und dabei übersichtlich bleiben.

Bestandteile eines Business-Plans sind meist:

• Beschreibung der Branche
• Charakterisierung des Marktes
• Beschreibung der Geschäftsidee
• Darstellung der Gründer (Kompetenzen, Erfahrungen)
• Marketingkonzept
• Investitionsplan
• Prognose über die Umsatzentwicklung der nächsten 3 bis 5 Jahre
• Cash-Flow-Analyse über den gleichen Zeitraum
• Finanzierungsplan

Der Business-Plan enthält nicht Nachweise der technischen Machbarkeit oder Unterlagen, wie sie für eine Patentanmeldung erforderlich sind. Wenn der Kapitalgeber (Bank, Venture Capitalist, Privatperson usw.) hierüber Nachweise erfordert, sind entprechende Gutachten separat zu erstellen.

Hilfestellung bei der Erstellung eines Business-Plans erfahren Unternehmensgründer zum einen bei den Industrie- und Handelskammern, zum anderen bei den sogenannten Business-Plan-Wettbewerben, bei denen Kapitalgeber, öffentliche Hand und Unternehmensberatungen gemeinsam die Teilnehmer bei der Ausarbeitung ihrer Geschäftsideen unterstützen.

So wie eine Unternehmensgründung ein Projekt darstellt, so kann unter gewissen Umständen auch ein Projekt wie ein Unternehmen betrachtet werden und die Erstellung eines Business-Plans sinnvoll sein. Dies trifft insbesondere für Projekte zu, die unmittelbar Erträge erzielen. In diesem Fall ist der Business-Plan Kernbestandteil des Projekthandbuchs.