Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für den Business Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument.
"Business Case" ist abzugrenzen von "Business-Plan" und "Business Model". Ein Business Case betrachtet lediglich die Auswirkungen eines abgegrenzten Investitionsvorhabens, während Business-Plan und Business Model die Wertschöpfung eines gesamten Unternehmens zum Inhalt haben.
Für den Begriff "Business Case" gibt es derzeit keine allgemein gebräuchliche, exakte deutsche Übersetzung. In unterschiedlichen Zusammenhängen wird "Geschäftsszenario" verwendet, allerdings wird dieser Begriff auch in abweichender Bedeutung bei der Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet. Die wörtliche Übersetzung "Geschäftsfall" (gleichbedeutend mit "Geschäftsvorfall") bezeichnet hingegen jegliches Ereignis, das von der Buchhaltung erfasst wird. "Geschäftsmodell" ist als Übersetzung von "Business Model" gebräuchlich und empfiehlt sich deshalb ebenfalls nicht als deutsche Entsprechung für "Business Case". Da der englische Begriff zudem beim deutschen Fachpublikum etabliert ist, empfiehlt es sich, ihn als Fachbegriff zu verwenden und von Übersetzungsversuchen abzusehen.
Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.
Das Szenario beschreibt im Wesentlichen alle erwarteten Auswirkungen der getätigten Investition auf das Unternehmen im Vergleich zu einer Fortschreibung des Status quo. Wichtige weitere Bestandteile des Szenarios sind die Benennung all seiner Annahmen (z.B. Rahmenbedingungen) und der mit ihm verbundenen Risiken. Ein umfangreicher Business Case kann mehrere Szenarien enthalten. Weitere mögliche Bestandteile eines Szenarios sind z.B. eine Sensitivitätsanalyse.
Die Prognose des erzielten Nutzens kann auf verschiedene Art erfolgen. In erster Linie werden hier die Methoden der Investitionsrechnung (Wirtschaftlichkeitsrechnung) angewandt, z.B. Kosten-Nutzen-Analyse, Kapitalwertmethode oder interne Zinsfußmethode. Das Szenario liefert die Eingangsgrößen für die Investitionsrechnung. Wenn die betrachtete Investition Teil eines größeren Investitionsprogramms ist, liefert der Gesamtnutzen des Programms die Rechtfertigung für die Einzelinvestition.
Im britischen Vorgehensmodell PRINCE2 (Projects in Controlled Environment) hat der Business Case eine zentrale Bedeutung – das Handbuch vergleicht ihn mit dem Motor, der das Projekt vorantreibt. Im Gegensatz zu anderen Vorgehensmodellen beschreibt PRINCE2 mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.
Verantwortlich für den Business Case ist bei PRINCE2 der Auftraggeber. Dieser kann die Erstellung und Pflege des Business Cases zwar an den Projektmanager delegieren, nicht aber die Verantwortung für ihn. Der Auftraggeber muss den Business Case deshalb auch formell am Ende der Initiierungsphase genehmigen.
PRINCE2 verwendet "Business Case" in einer erweiterten Bedeutung. So kann er, je nach Projektart, auch einen nicht-monetären Nutzen oder einen vermiedenen Schaden zum Inhalt haben.
Der Business Case ist Bestandteil des sogenannten dynamischen Teils der Projektleitdokumentation, d.h. er unterliegt der Überwachung des Konfigurationsmanagements und kann im Laufe des Projekts verändert werden. Änderungen des Business Cases, die dessen Toleranzen (Kosten, Nutzen, Termine, Risiko, Umfang, Qualität) verletzen, muss der Auftraggeber der Geschäftsführung zur Entscheidung vorlegen. Weder Auftraggeber noch Lenkungsausschuss dürfen die Toleranzen auf Projektebene eigenmächtig verletzen.
Während des Projektablaufs ist der Business Case der ausschlaggebende Maßstab für alle Projektentscheidungen. Beispielsweise müssen sämtliche Änderungsanträge hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den Business Case überprüft werden. Der Business Case wird mindestens zum Abschluss jeder Managementphase aktualisiert, um zu entscheiden, ob er weiterhin gültig ist und das Projekt fortgeführt werden soll. Wenn der prognostizierte Nutzen nicht mehr erfüllt werden kann, sollte das Projekt abgebrochen werden, bzw. der entsprechende Notfallplan ausgeführt werden.
Der Business Case hat über die Projektlaufzeit hinaus Relevanz. Er ist Ausgangspunkt des Nutzenrevisionsplans. Dieser wird in der Initiierungsphase erstellt und legt fest, wie der Erfolg des Projekts nach dessen Abschluss beurteilt wird.
Bei Projekten mit mehreren beteiligten Unternehmen gibt es auch mehrere Business Cases, die unter Umständen in Konflikt zueinander stehen.
Kernbestandteile eines jeden Business Cases sind die detaillierte Beschreibung des Szenarios und eine Prognose des erzielten Nutzens.
PRINCE2 beschreibt mit Hilfe des Business Cases explizit die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung bzw. Projektportfoliomanagement und dem Projekt.
Die Methode Business Case führt Sie Schritt für Schritt mit vielen Beispielen zum eigenen Business Case
