Eine klare Abgrenzung gegenüber der Kosten-Nutzen-Analyse ist nicht möglich, zum Teil werden beide Begriffe auch synonym verwandt. Der Begriff "Vergleich" impliziert, dass es sich eher um eine grobe Gegenüberstellung als eine detailgenaue Kalkulation handelt.
Bei der Entscheidung über die Bewilligung eines Projekts ist ausschlaggebend, ob der erzielbare Nutzen die aufzubringenden Kosten rechtfertigt. Soweit der Nutzen in geldwerter Form messbar ist, z.B. durch Erträge aus dem Verkauf eines neuen Produkts, kann ein direkter Vergleich stattfinden. Gleiches gilt, wenn der Nutzen in Kosteneinsparungen besteht. Schwierig ist es, nicht-monetären Nutzen zu bewerten, wie z.B. den Image-Gewinn durch die Förderung eines Kulturprojekts.
Dem angestrebten Nutzen steht der geschätzte Aufwand gegenüber. Im einfachsten Fall ist dies das Projektbudget. Können Folgekosten wie z.B. Gewährleistungskosten eintreten, müssen auch diese hinzugerechnet werden.
Grundlage für die Bestimmung eines potentiellen Nutzens kann die Prognose über den weiteren Geschäftsverlauf sein, die in Form eines sogenannten Business Cases oder eines Business-Plans erstellt wird.Den nicht monetär bewertbaren Nutzen versucht die sogenannte Nutzwertanalyse zu erfassen.
