Zu den wichtigsten Aufgaben zu Projektbeginn gehört – neben dem Erfassen von Projektaufgaben und Terminen – die Kostenkalkulation. Für kleinere und mittlere Projekte muss dafür keine spezielle PM-Software zum Einsatz kommen, Microsoft Excel bietet alles, was für den Aufbau einer professionellen Projektkalkulation benötigt wird. Durch aktuelle Techniken wie intelligente Tabellen und dynamische Arrays ergeben sich neue Möglichkeiten für Analysen und das Projektreporting.

Die in diesem Beitrag vorgestellte Lösung stellt ein übersichtliches Dashboard mit PivotTables und PivotCharts für die Analyse und das Reporting der Projektkosten zur Verfügung sowie eine Was-wäre-wenn-Analyse, um unterschiedliche Szenarien per Knopfdruck durchzuspielen. Die errechneten Gesamtkosten können auf Wunsch mit dem Gesamtbudget abgeglichen werden, sodass eine Kostenplanung wahlweise nach dem "Bottom-up"- oder dem "Top-down"-Prinzip möglich ist. Die mitgelieferte Beispieldatei können Sie leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und so für Ihre eigene Planung verwenden

Basis einer gut organisierten Projektkalkulation ist die Aufteilung der Daten in Datenpools. Ähnlich wie im Sternschema einer Datenbank sollten die Tabellen "normalisiert" werden. Dazu werden Daten wie Projektaufgaben, Ressourcen und Budgets einfach nach ihrem Verwendungszweck getrennt (Bild 1).

Alle Daten sollten in Form einzelner Excel-Tabellen bereitgestellt werden. Externe Daten werden nicht kopiert, sondern mit dem in Excel integrierten Abfragewerkzeug Power Query importiert. Das ermöglicht es Ihnen, die Daten über ein Skript aufzubereiten und mit berechneten Spalten (Feldern) zu arbeiten. Besonders Ressourcendaten müssen nicht für jedes Projekt neu erfasst werden. Hier bietet sich eine dynamische Verknüpfung auf eine Datenbank mit Ressourcendaten an.

Um die Aktualität der Auswertungen sicherzustellen, ist es wichtig, tabellarische Daten ausschließlich in Form von "intelligenten" Tabellen zu halten. Absolute Zellbezüge ($A$1) auf Listen sind nicht dynamisch genug für Auswertungen mit Formeln und PivotTables. Externe Verknüpfungen liefern ihre Ergebnisse automatisch in Tabellenform. Das Ergebnis einer Power Query-Abfrage auf eine Datenbank ist zum Beispiel immer eine Tabelle.

Wenn die beteiligten Datenpools bereitstehen (siehe Tabelle 1), wird die Projektkalkulation aufgebaut. Bild 2 zeigt den Datenfluss von den Daten über die Ressourcenzuweisung zum Projektstrukturplan und den daraus erstellten Auswertungen über PivotTables und PivotCharts.

Das Projektdatenblatt

Alle globalen Parameter, die in den einzelnen Tabellen in Formeln, Textfeldern oder Grafiken verwendet werden, sind im Projektdatenblatt hinterlegt. Dazu gehören zum Beispiel das Datum des Projektbeginns, der Name des Projektleiters, die Kostenstelle, der Projektname und der Auftraggeber oder Kunde (Bild 3). Diese Werte werden nur einmal für das gesamte Projekt definiert. Ändern sich diese Werte, sollte sich das automatisch auf die gesamte Projektplanung und -auswertung auswirken. Das lässt sich am einfachsten mit globalen Bereichsnamen erreichen. Das Projektdatenblatt in unserem Beispiel ist in die Bereiche "Allgemeine Projektdaten", "Kostenarten" und "Monate" unterteilt.