Definition Projekt

Nach der DIN-Norm 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Dazu zählen beispielsweise eine Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen sowie die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben. Darüber hinaus verfügt ein Projekt über eine projektspezifische Organisation.

Projekt-Definitionen im Vergleich

Es existieren viele unterschiedliche Definition für ein Projekt. So wird der Begriff nach dem Gabler Wirtschaftslexikon als zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität definiert, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.

PRINCE2 definiert ein Projekt als eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Nach der IPMA ICB 4.0 ist ein Projekt ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vordefinierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen.

Der Begriff lässt sich also durchaus verschiedenartig definieren und auffassen, jedoch weisen die unterschiedlichen Definitionen auch Gemeinsamkeiten auf.

Allgemeingültige Definition

Alle Definitionen verbindet die zeitliche Begrenzung: Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Ebenso stimmen die Definitionen dahingehend überein, dass ein Projekt ein einmaliger Vorgang ist, der ein vorab definiertes Ziel verfolgt. Das Projekt wird also nur ein einziges Mal in diesem Kontext oder Setting durchgeführt. Darüber hinaus muss ein Projekt mit begrenzten Ressourcen umgehen, z.B. im Hinblick auf das Personal oder die Finanzmittel.

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement dient der Überwachung, Steuerung und dem Abschluss des Projekts. Wie diese Tätigkeiten konkret durchzuführen sind, wird in unterschiedlichen Projektmanagementsystemen beschrieben. Ein Projektmanagementsystem besteht dabei in der Regel aus:

• Prozessbeschreibung
• Wissensgebieten
• Rollenbeschreibungen
• Methoden
• Vorlagen
• Weiteren Managementsystemen oder Verweisen auf anzuwendende Managementsysteme

Magisches Dreieck des Projektmanagements

Das womöglich bekannteste und prägendste Bild eines Projekts ist das magische Dreieck mit den drei Faktoren Kosten, Zeit und Leistung. Jedes Projekt befindet sich im Spannungsfeld zwischen diesen drei Faktoren. Soll es z.B. schnell gehen und wenig kosten? Dann muss vermutlich an der Leistung gespart werden.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der mit dem magischen Dreieck verbunden ist, ist die Kundenzufriedenheit! Durch unzufriedene Kunden kann Druck entstehen, der die Projektplanung gefährden kann. Neue oder veränderte Anforderungen vergrößern die Leistungsseite im magischen Dreieck – und ein verärgerter Kunde mag nicht mal bereit sein, dafür im Gegenzug das Budget gebührend zu erhöhen oder ein späteres Lieferdatum zu akzeptieren. Projektmanagement verlangt also eine transparente und wertschätzende Kundenkommunikation sowie Verhandlungsgeschick, um die Interessen der eigenen Organisation bzw. des Projekts zu schützen.

Merkmale von Projekten

Projekte besitzen feste Merkmale, die sie als Projekt auszeichnen:

Projektkriterien

Ein Kriterium, dass ein Projekt auszeichnet, ist vor allem ein vorab definiertes Ziel. Ebenso müssen Projekte neuartig sein, mit Zielen, die so noch nicht umgesetzt wurden. In der Regel hat jedes Projekt eine gewisse Komplexität, u.a. da für die Ergebnisse neuartige Lösungen erarbeitet werden müssen.

Zudem ist ein Projekt immer zeitlich begrenzt, es hat einen eindeutigen Start- und einen anvisierten Endtermin. Außerdem zeichnen sich Projekte durch ein gewisses Risiko oder zumindest Unsicherheiten aus; nicht für jedes Problem lassen sich Lösungen finden, die sich im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen umsetzen lassen. Schließlich sind Ressourcen wie Budget, Material und Projektmitarbeitende begrenzt. Organisiert wird ein Projekt über das Projektmanagement.

Projektphasen

Große Projekte werden immer in mehrere Projektphasen unterteilt. Bei einer Projektphase handelt es sich um eine zeitlich abgegrenzte Periode des Projektverlaufs. Die Projektphasen gliedern das Projekt in zeitliche Abschnitte, in denen bestimmte Ergebnisse erzielt werden sollen. Diese Phasen werden in der Regel mit einer Meilenstein- oder einer Gate-Entscheidung abgeschlossen. Die Phasen können dabei entweder nacheinander ablaufen oder sich überlappen.

Agile Projekte vs. statische Projekte

Im Projektmanagement wird heute zwischen agilen und traditionellen Projekten unterschieden. Agile Vorgehensweisen ermöglichen eine hohe Flexibilität, um Ziele oder Pläne an sich ändernde Anforderungen schnell und einfach anzupassen. Auftraggebenden werden dabei in relativ kurzen Abständen Zwischenergebnisse oder Zwischenprodukte vorgelegt. So kann das Produkt am Ende schnell in einem Markt eingeführt werden und wird Kunden- und Marktanforderungen in hohem Maße gerecht. Jedoch verringert sich bei dieser Vorgehensweise die Vorhersehbarkeit der letztendlichen Ergebnisse. Auch kann der Gesamtüberblick über die komplette Projektentwicklung schnell abreißen.

Diesem Ansatz stehen traditionelle Projekte gegenüber. Bei der klassischen Vorgehensweise erfolgen eine Vorabplanung und klare Vorgaben, wie welche Ziele erreicht werden sollen. Ressourcen werden klar zugeteilt und Kosten im Voraus möglichst genau abgeschätzt. Ebenso wird ein fester Termin festgelegt, welcher der Person, die das Projekt in Auftrag gegeben hat, Sicherheit gibt. Auf nicht vorhersehbare Ereignisse wird nicht eingegangen oder man versucht diese im Voraus zu minimieren.

Steigender Beliebtheit erfreuen sich hybride Ansätze, die das Beste aus den beiden Welten agil und traditionell verbinden sollen.

Ist das wirklich ein Projekt?

Ein in sich geschlossenes Projekt liegt immer vor, wenn es sich um ein einmaliges und zeitlich begrenztes Vorhaben handelt. Es muss einen Beginn und ein Ende haben, sowie ein konkretes Ziel und Schritte zur Erreichung des Ziels. Ebenso gilt es, Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Wenn diese Punkte zutreffen, dann handelt es sich um ein Projekt und es lassen sich die Instrumente des Projektmanagements einsetzen.

Projektcontrolling

Dazu wird ein Projektcontrolling etabliert Dieses umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über die gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es beinhaltet die Projektkalkulation, Terminierung, Kommunikation sowie Finanzierung. Weitere Teilaufgaben sind die Investitionsplanung, die Steuerung und auch die Abrechnung. Das Projektcontrolling ist ein Unterpunkt des Projektmanagements. Während das Projektmanagement vor allem auf die Zeiterfassung und Personalplanung abzielt, befasst sich das Controlling mit der Realisierung des Projektziels und der Nutzung der Ressourcen.

Unterschiedliche Projektarten

Es gibt verschiedene Arten von Projekten, nachfolgend eine Auswahl der wichtigsten.

Standardprojekte

Standardprojekte sind Projekte, die leicht und unkompliziert zu realisieren sind. Diese ähneln oft bereits durchgeführten Projekten und kommen häufiger vor. Trotz ihrer Einmaligkeit z.B. bezogen auf ihre Ziele können sie mit dem bisherigen Wissensstand und Erfahrungsschatz relativ problemlos umgesetzt werden.

Großprojekte

Großprojekte zeichnen sich durch eine lange Laufzeit und eine hohe Komplexität aus, denn sie bestehen in der Regel aus einer ganzen Reihe von Einzelprojekten, deren Ergebnisse aufeinander aufbauen. Häufig arbeiten in einem solchen Projekt mehrere Teil- und Projektleiter:innen, deren Aktivitäten von einer Gesamtprojektleitung koordiniert und gesteuert werden.

Die Projektleitung besteht im Minimalfall nur aus dem:der Projektleiter:in, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH).

Pilot- oder Forschungsprojekte

Bei Pilotprojekten steht die Neuartigkeit im Vordergrund. Diese Projektart wird vor allem in der Forschung umgesetzt. Heutzutage findet man sie aber auch im Unternehmensalltag, als Test mit einem unkomplizierten Aufbau und geringem Risiko. Solche Projekte sollen vor allem einen Überblick über Kosten, Ressourcenverbrauch, Aufwand sowie eine Einschätzung über die Akzeptanz der Ergebnisse liefern.

Pionierprojekte

Pionierprojekte haben einen besonders hohen Neuigkeitsgrad. Es sind Projekte, die so noch nie durchgeführt wurden und in der Regel bereichsübergreifend sowie risikoreich sind. Der Umfang des Projekts ist schwer zu überblicken und beinhaltet häufig neuartige Prozesse.

Beispiele für Projekte

Ein Beispiel für ein Projekt ist das Re-Design einer Website. Möchte man die Website innerhalb von drei Monaten umgestalten, muss das Projekt drei spezifische Anforderungen erfüllen: Zunächst die zeitliche Begrenzung, dann die Einmaligkeit, da dieses spezielle Design nur einmal umgesetzt wird und die Zielvorgabe, dass am Ende eine neu gestaltete Website online sein soll.

Kein Projekt ist dagegen die kontinuierliche Pflege einer Website, hier fehlt eine zeitliche Begrenzung und die Einmaligkeit des Vorhabens, weil eine Website stetig gepflegt wird. Ein Projekt wäre z.B. das Einbinden eines Onlineshops, da dieses Projekt mit dessen Live-Gang dadurch abgeschlossen ist. Die Pflege des Onlineshops ist somit kein Projekt mehr, sondern eine kontinuierliche Aufgabe.

Ein weiteres Beispiel für ein Projekt ist ein Hausbau. Hier gibt es ebenfalls ein klares Ziel: Ein schlüsselfertiges Haus. In der Regel gibt es mit dem geplanten Einzugstermin eine zeitliche Begrenzung. Zudem sind die Ressourcen fast immer begrenzt und es gibt eine projektspezifische Organisation. Insbesondere private Hausbauprojekte erfüllen eindeutig auch die Merkmale Einmalig- und Neuartigkeit, da die meisten Menschen nur einmal in ihrem Leben ein Haus bauen.

Und selbst für erfahrene Bauherr:innen, die häufig den gleichen Haus-Typ bauen, handelt es sich um einmalige Vorhaben, ergo Projekte, da sie immer eine andere Infrastruktur vorfinden, z.B. die Anschlüsse für Stromversorgung, Wasser, Abwasser. Auch bautechnische Unterschiede wie z.B. der Grundwasserspiegel sind hier zu erwähnen. Dazu müssen sie sich oft mit anderen kommunalen Verwaltungen arrangieren. Hinzu kommen wirtschaftliche Aspekte: Wer ist Bauträger? Wie ist die Finanzierung?