Ein neues Projekt beginnt! Das Team formiert sich, Diskussionen zu Rollen, Räumen, Budgets und Rahmenbedingungen werden heiß geführt. Plötzlich geht alles ganz schnell, auch die Geschäftsführung macht schon Druck, lasst uns endlich loslegen. Wieso sollten wir jetzt noch eine Auftragsklärung durchführen? Der Vorstand hat doch überdeutlich klar gemacht, was er vom Projektleiter und seinem Team erwartet, die Ziele sind allen klar.

Aber: Nach wenigen Wochen Projektlaufzeit beschleicht den Projektleiter das mulmige Gefühl, dass die Schwerpunkte des Projekts doch irgendwie woanders hätten liegen müssen. Andere Themen erscheinen wichtiger als das, was mit dem Auftraggeber vereinbart wurde. Und nun? Während die einen den vereinbarten Kurs halten, weiter strukturiert die Planung abarbeiten und grausame Nächte haben, stellen die anderen alles in Frage und holen sich beim Vorschlag, das Projekt noch einmal neu aufzusetzen, einen ordentlichen Rüffel ab. Das alles hätte man sich von vornherein ersparen können: mit einer systemischen Auftragsklärung.

Warum eine systemische Auftragsklärung?

Großer Vorteil dieser Methode ist, dass die Beteiligten auch diejenigen Winkel des "Projekt-Systems" beleuchten, die ein Auftraggeber normalerweise nicht im Blick hat, da er ausschließlich auf sein Fachthema bzw. das Projektergebnis fokussiert ist. Systemisch ist diese Methode deshalb, weil hierbei möglichst viele verschiedene Aspekte des Projekts betrachtet werden.

So spielen z.B. der Faktor Mensch oder der Projektnutzen eine angemessene Rolle. Die Beteiligten beantworten Fragen, an die vorher vielleicht niemand gedacht hätte – und können so zukünftige Missverständnisse vermeiden. Am Ende herrscht nicht nur Klarheit über die Inhalte des Projekts, sondern es ist auch noch ein gemeinsames Bild darüber entstanden, wo das Hauptaugenmerk liegen sollte oder wo ggf. noch weiter Klärungsbedarf besteht.

Die systemische Auftragsklärung

Zentraler Bestandteil der systemischen Auftragsklärung ist ein Template (Bild 1). In einem eigens einberufenen Klärungsmeeting gehen die Beteiligten jeden einzelnen Punkt dieses Templates durch (s. auch Abschnitt "Ablauf"). Entscheidend hierbei ist die gemeinsame Arbeit an diesem Dokument, denn dadurch steigt die langfristige Akzeptanz der erarbeiteten Ergebnisse – die Teilnehmer werden sich noch lange Zeit später an die gemeinsam entwickelten Bilder und Texte erinnern.

Bild 1: Template für die systemische Auftragsklärung.
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Beschreibung der einzelnen Felder

Die einzelnen Felder der systemischen Auftragsklärung in Stichworten:

• Projekt: Projektname, Abteilung, ggf. Sponsor, Auftraggeber, Projektleitung
• Sinn: Was ist der Kern dieses Projekts? Warum wird es eigentlich durchgeführt? Wenn das der Sinn ist, stimmen dann noch die evtl. bereits besprochenen Arbeitsergebnisse und der Nutzen?
• Rahmenbedingungen: Zeiten, Versionen, Phasen, Budgets, Räume, Dokumente, Projektstruktur, klassische oder agile Vorgehensweise
• Kunden: interne/externe Kunden, Kundenkreis, Ansprechpartner, Hierarchien, Stimmungen, Erwartungen, Verhandlungen, Kommunikation zum Kunden
• Prozess: wesentliche Prozessschritte, Schnittstellen zu anderen Prozessen
• Team: Lenkungskreis, Kernteam, Motivationen, Verfügbarkeiten, realistische Verfügbarkeit
• Nutzen / Benefits: Was ist nach diesem Projekt wirklich besser? Woran merkt man, dass das Projekt erfolgreich war? Wie passt das zum Sinn des Projekts? Wirken die evtl. bereits besprochenen Arbeitsergebnisse gut zu diesem Nutzen?
• Arbeitsergebnisse / Deliverables: Was sind die einzelnen Teile/Werke/Arbeiten, die nach diesem Projekt fertiggestellt sind? Passen sie gut zum Nutzen und dem Sinn des Projekts?
• Historie: Vorgeschichte, alte Projekte mit Bezug zum aktuellen Projekt

Vor dem Meeting

Vorbereitung

Die Sichtbarkeit des Dokuments ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Methode. Bereiten Sie daher eine Moderationswand mit dem Template vor. Ein Flip-Chart ist erfahrungsgemäß zu klein, ein DIN-A4-Blatt viel zu klein. Wichtig ist viel Platz für die Eintragungen.

Vorteil einer Moderationswand ist zudem, dass die Teilnehmer mit Pinnadeln auch Dokumente anheften oder für erste Ideen kleine Bilder auf das Papier kritzeln können. Befindet sich im Besprechungsraum keine Moderationswand, bereiten Sie das Template vor und kleben Sie es mit Klebestreifen an eine Wand.

PDF-Datei zum Ausdrucken

Im Anhang zu diesem Beitrag finden Sie eine PDF-Datei mit dem Template zum Ausdrucken. Allerdings ist dieses nicht für den großformatigen Ausdruck geeignet, sondern dient Ihnen vielmehr als Vorlage. Außerdem können Sie darauf auch noch einmal die zentralen Arbeitsergebnisse einer durchgeführten Auftragsklärung festhalten.

Teilnehmer