Die Stellung eines Projektantrags ist typisch für interne Projekte oder öffentlich geförderte Projekte. Bei privatwirtschaftlichen Projekten im externen Auftragsverhältnis wird das Projekt in der Folge von Ausschreibung, Angebot und Auftrag gegründet.

Im Allgemeinen gehen einem Projektantrag Verhandlungen mit allen Projektbeteiligten voraus. Wenn mehrere natürliche oder juristische Personen einen Projektantrag stellen, wird in der Regel eine Person oder Institution federführend den Antrag stellen und vertreten. Die anderen Beteiligten binden sich an die Stellung des Antrages und seine anschließende Durchführung entweder durch Kooperationsverträge mit dem Antragsteller oder durch Absichtserklärungen, gemeinhin Letter of Intent (LOI) genannt.

Für eine erfolgreiche Antragstellung ist die eindeutige Klärung von Zuständigkeiten unbedingt erforderlich. Antragsteller und Entscheider müssen ihre Vertreter persönlich benennen, der Projektantrag selbst muss stets von der obersten Führungsperson der antragstellenden Organisationseinheit unterzeichnet werden.

Das Bewilligungs- / Genehmigungsverfahren besteht oftmals aus mehreren Stufen, zumindest jedoch aus einer inhaltlichen und einer wirtschaftlichen Projektanalyse, z.B. einer ausführlichen Nutzwertanalyse.

Mit dem Projektantrag beginnt der Projektlebenszyklus. Falls mehrere Projektanträge um begrenzte Mittel konkurrieren, ist es Aufgabe des Projektportfoliomanagements, diese zu bewerten und die im Sinne der Unternehmensstrategie wichtigsten Projekte zu identifizieren.