Projektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen.

Grundsätzlich ist die Projektkalkulation eine der schwierigsten Aufgaben bei der Projektplanung, da einerseits jedes Projekt seiner Definition nach einmalig und somit nicht im Voraus kalkulierbar ist. Andererseits sind die Ergebnisse der Projektkalkulation sowohl für die Erstellung eines Business Cases als auch für eine Angebotskalkulation unverzichtbar.

Genauigkeit der Projektkalkulation

Die Diskrepanz zwischen unsicherer Prognose und Anforderungen der Wirtschaftlichkeitsrechnung wird durch verschiedene Herangehensweisen berücksichtigt.

• Bei einer Bottom-Up-Planung versucht man, die Genauigkeit der Aufwandsschätzungen durch die Detaillierung der einzelnen Aufgaben möglichst groß zu machen. Durch Kombination verschiedener Methoden zur Aufwandsschätzung kann man versuchen, sowohl den wahrscheinlichen Aufwand als auch seine mögliche Variation zu ermitteln.
• Das frühzeitige Einholen verbindlicher Angebote noch vor Projektbeginn kann das Kostenrisiko auf die Zulieferer abwälzen. Dies ist setzt aber eine entsprechend starke Position des Ausschreibenden voraus. Aber auch wenn die Angebote unverbindlich erstellt werden, wird damit die Expertise der Lieferanten in die Kalkulation einbezogen.
• Das Einplanen finanzieller Puffer verringert einerseits das Risiko einer Kostenüberschreitung, lässt aber andererseits die Rentabilität des Projekts in einem schlechteren Licht erscheinen.
• Mit einer Risikoanalyse präzisiert man die möglichen Kostenüberschreitungen durch eintretende Risiken. Gleichzeitig versucht man, durch geeignete Gegenmaßnahmen, diese zu reduzieren.
• Umgekehrt kann man durch einen "Top-Down"-Prozess den erlaubten Kostenrahmen vorgeben, so dass die Projektplanung sich mit ihrem Ergebnis daran orientieren muss.

Bestandteile einer Projektkalkulation

Zu kalkulierende Bestandteile eines Projektbudgets sind mindestens:

• der geschätzte Aufwand für die Durchführung des Projekts
• das für die Finanzierung von Änderungsanträgen reservierte Änderungsbudget
• das für die Finanzierung von Risikomaßnahmen reservierte Risikobudget
• der finanzielle Puffer für das Projekt

Inhaltliche Strukturierung

Die Projektkalkulation muss sich an der Projektkostenstruktur orientieren. Typisch ist die Kostenträgerrechnung, d.h. die Kalkulation der Projektkosten nach Kostenträgern (Arbeitspaketen oder Teilleistungen). Bei kleinen Projekten kann auch eine pauschale, am Ergebnis orientierte Kalkulation nach Kostenarten (Personalkosten, Sachkosten, Abschreibung für Abnutzung usw.) sinnvoll sein.

Zeitliche Strukturierung

Die Projektkalkulation ist zunächst zeitunabhängig. In der Praxis wirkt sich jedoch der Zeitpunkt von Beschaffungen und Personaleinsatz häufig auf die Kosten aus. Wenn beispielsweise bei einem Straßenbauprojekt Nacht- und Wochenendarbeit anfällt, muss dies bereits in der Kalkulation berücksichtigt werden (Beschleunigungskosten).

Die Projektkalkulation ergibt zusammen mit dem Ablaufplan den Kostenplan des Projekts.

Projektkalkulation in den PM-Standards

Im PMBOK® Guide gibt es keinen, der Projektkalkulation genau entsprechenden Begriff. Die dort verwendeten Begriffe "Cost Estimating" und "Cost Budgeting" (Kostenschätzung und Kostenplanung) entsprechen gemeinsam in etwa dem Begriff der Projektkalkulation.

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" definiert Projektkalkulation im Sinne der Erstellung eines Kostenplans. In einer Anmerkung weist der Normtext darauf hin, dass die Projektkalkulation im Laufe des Projekts aktualisiert wird und am Ende des Projekts eine Nachkalkulation durchgeführt wird.

PRINCE2® beschreibt den planerischen Rahmen für die Projektkalkulation. So fordert es eine produktorientierte Vorgehensweise bei der Planung, empfiehlt das Ausweisen von Risiko- sowie Änderungsbudget und baut das Kosten-Controlling auf der Definition und Überwachung von Kosten-Toleranzen auf.