Beispielsweise zählt das vereinbarte Honorar für einen Unterauftragnehmer mit Abnahme seiner Leistungen bereits voll zu den Istkosten, auch wenn die Rechnung erst später bezahlt wird. Umgekehrt belasten Investitionsgüter das Projekt lediglich mir ihrer Abschreibung, auch wenn sie im Laufe des Projekts angeschafft wurden. Zu den Istkosten zählen ferner Gemeinkosten wie z.B. Raumkosten oder Verwaltungsumlagen, vorausgesetzt, dass dies in der Kalkulation entsprechend festgelegt wurde.

Die Istkosten sind aus der Buchhaltung in der Regel nur mit erheblicher Zeitverzögerung zu erhalten und dann auch oft mit einer nicht korrekten Zeitzuordnung, da der Buchungstag meist nicht Datum des Kostenanfalls ist. In der doppelten Buchführung zählt der Rechnungseingang als Datum des Kostenanfalls, bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung die tatsächliche Bezahlung, aus Projektsicht gilt aber das Datum der Leistungserbringung. Deshalb muss für ein effektives Projekt-Controlling eine mitlaufende Kalkulation geführt werden, in der die anfallenden Kosten nach den Anforderungen der Projektkostenträgerrechnung erfasst werden.

Die Istkosten sind wichtigste Datenbasis für alle Controlling-Methoden. Die einfachste ist die Überwachung des Budgetausschöpfungsgrades, was allerdings keine effektiven Steuerungsmaßnahmen zulässt. Am weitesten verbreitet ist in der europäischen Projektkultur der Soll-Ist-Vergleich bzw. Plan-Ist-Vergleich. International, vor allem in den USA, gehen die Istkosten unter der Bezeichnung "Actual Cost" in die Earned Value Analyse ein.