Im deutschen Sprachgebrauch des Projektmanagements wird Aufwand teilweise nur für den Arbeitsaufwand verwendet, teilweise werden auch nur mittelbar monetär quantifizierbare Größen, wie z.B. Zeit oder Wissen als Aufwand bezeichnet.
In den englischsprachigen Richtlinien gibt es keinen dem deutschen Wort "Aufwand" exakt entsprechenden Begriff, da "effort" nur im Sinne von "Arbeitsaufwand" verwendet wird. Je nach Kontext entsprechen "cost(s) and effort", "cost(s)" oder "resources" am ehesten der Bedeutung von "Aufwand".
Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" setzt Aufwand gleich mit den für ein Projekt eingesetzten Ressourcen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch des Projektmanagements werden die beiden Begriffe "Aufwand" und "Bedarf" häufig synonym verwendet. So wird z.B. bei der Aufwandsschätzung kein Aufwand, sondern ein Bedarf bestimmt. "Aufwand" im eigentlichen Sinne ist erst die Menge der tatsächlich eingesetzten Ressourcen, der bei der Aufwandserfassung gemessen wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist zu empfehlen, den Begriff Aufwand durch entsprechende Adjektive zu präzisieren und z.B. "geplanter Aufwand" oder "entstandener Aufwand" zu verwenden.
Häufig, vor allem in Projektarten mit geringem Sachkostenanteil, wird der Begriff "Aufwand" auf "Arbeitsaufwand" eingeengt verwendet. Dies ist nur dann ohne Gefahr von Missverständnissen möglich, wenn die gesamten Projektkosten direkt aus der projektbezogenen Arbeitszeiterfassung ermittelt werden und alle anderen Kostenarten in den abgerechneten Stundensätzen enthalten sind, z.B. durch Gemeinkosten.
Sobald neben Personalkosten auch Kosten für andere Ressourcen abgerechnet werden, ist dringend zu empfehlen, strikt zwischen "Aufwand" und "Arbeitsaufwand" begrifflich zu unterscheiden.
Die Bedeutung des Begriffs Aufwand im Projektmanagement ist ähnlich seiner Bedeutung in der Betriebswirtschaftslehre. Dort ist Aufwand ein Synonym für "Aufwendungen" bzw. "Kosten".
