Projektcontrolling

Synonyme
Projektüberwachung
Projektcontrolling bezeichnet das Controlling innerhalb eines Projekts. Es ist eine der Kernaufgaben der ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH).. Das übergeordnete Controlling eines Projekts aus Unternehmenssicht hingegen ist Aufgabe des Programm- bzw. Portfoliomanagements und wird entsprechend als Programm- oder Projektportfolio-Controlling bezeichnet.

Projektcontrolling

Synonyme
Projektüberwachung
Projektcontrolling bezeichnet das Controlling innerhalb eines Projekts. Es ist eine der Kernaufgaben der ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH).. Das übergeordnete Controlling eines Projekts aus Unternehmenssicht hingegen ist Aufgabe des Programm- bzw. Portfoliomanagements und wird entsprechend als Programm- oder Projektportfolio-Controlling bezeichnet.

Das ZielZielZiel ist ein prognostizierter Zustand, der ein bestimmtes Handeln legitimiert. Um ein Ziel zu erreichen ist ein Plan erforderlich. Sowohl Ziel als auch Plan sind charakterischte Bestandteile eines Projekts . Siehe Projektziel . von Projektcontrolling ist es, den tatsächlichen ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit , Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. hinsichtlich Kosten, Terminen und Ergebnissen so gut wie möglich in Übereinstimmung mit dem geplanten Projektablauf zu halten. Projektcontrolling setzt ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. voraus, da ohne Projektplan keine Bezugsgrößen zum Vergleich mit den Ist-Daten existieren.

Projektcontrolling umfasst grundsätzlich die beiden Bereiche Überwachung und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet.. Allerdings werden die drei Begriffe "Controlling", "Überwachung" und "Steuerung" häufig unscharf oder mehrdeutig eingesetzt. Beispielsweise wird "Controlling" oft nur in der Bedeutung "Überwachung" verwendet. Der in englischsprachigen Standards verwendete Begriff "Control" wiederum wird meist nur mit "Steuerung" übersetzt. Unterschiedliche Abgrenzung erfährt der Begriff des Projektcontrollings hinsichtlich der AufwandserfassungAufwandserfassungBasis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen: Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter Verbrauchsmittel Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen Sachgemeinkosten Personalgemeinkosten Honorare und andere Zahlungen an Dritte Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.) und der Durchführung von Steuerungsmaßnahmen. Teils werden diese Bereiche noch dem Projektcontrolling zugeordnet, teils davon abgegrenzt.

Projektcontrolling gemäß DIN 69901:2009

Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" zählt zum Projektcontrolling alle Aufgaben des Projektmanagers zur Überwachung und Steuerung eines Projekts. Im Prozessmodell der DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 2: Prozesse, Prozessmodell" beschreibt die ProjektmanagementphaseProjektmanagementphaseDie DIN 69901-2:2009-1 führt den Begriff "Projektmanagementphase" neu ein und grenzt ihn vom Begriff der "Projektphase" ab. Projektmanagementphasen sind gemäß DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 2: Prozesse, Prozessmodell" nicht durch den Zeitverlauf, sondern durch die Aufgabenstellungen des Projektmanagements definiert. "Steuerung" das Projektcontrolling mit folgenden 15 Prozessen, wovon sechs Prozesse obligatorisch sind:

Projektcontrolling gemäß PMBOK GuidePMBOK GuidePMBOK Guide ist eine Abkürzung von Guide to the Project Management Body of Knowledge

Der PMBOK Guide 2008 verwendet statt "Controlling" den Begriff "Control". Dazu zählt er den Vergleich von erbrachter und geplanter Leistung, die Analyse von Abweichungen, die Beurteilung von Trends, die Bewertung von möglichen Alternativen und das Empfehlen von angemessenen Korrekturmaßnahmen. Das Prozessmodell des PMBOK Guide 2008 zählt in der Prozessgruppe "Monitoring and Controlling" die folgenden zehn Prozesse auf:

  • Monitor and Control Project Work
  • Perform Integrated Change Control
  • Verify Scope
  • Control Scope
  • Control Schedule
  • Control Costs
  • Perform Quality Control
  • Report Performance
  • Monitor and Control Risks
  • Administer Procurements

Projektcontrolling gemäß ICB 3.0 / PM3

Die ICB 3.0 beschreibt Projektcontrolling im Rahmen der technischen KompetenzKompetenzKompetenz ist kein eindeutiger Begriff. Er kann zum einen die Befugnis, zum anderen die Qualifikation bezeichnen, etwas zu tun. "Überwachung und Steuerung, Berichtswesen" (Control & Reports). Damit bezieht sie sowohl die Erfassung der Ist-Daten als auch die Durchführung der Korrekturmaßnahmen ins Projektcontrolling mit ein.

Das Handbuch PM3 gibt dem Kompetenzelement "Überwachung und Steuerung, Berichtswesen" explizit den Oberbegriff "Projektcontrolling" und klärt damit die Begrifflichkeit. Ergänzend zu den anderen Standards führt das PM3 das KonzeptKonzeptNach der Formulierung des Projektziels, das bewusst lösungsneutral gehalten werden soll, steht die Suche nach Lösungsmöglichkeiten für die Aufgabenstellung. Für die aussichtsreichsten Lösungen werden dann Konzepte entwickelt, die den konkreten Lösungsweg beschreiben. der Integration in das Projektcontrolling ein. Integration bedeutet in diesem Zusammenhang die umfassende Berücksichtigung aller Faktoren, die Einfluss auf die Erreichung der Projektziele und den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. haben.

PM3 benennt und erläutert als mögliche Steuerungsmaßnahmen in Projekten:

  • Veränderung der Ressourcen
  • Reduzierung des Aufwands
  • Erhöhung der Produktivität
  • Veränderung des Leistungsumfangs
  • Verbesserung der Prozessqualität

Projektcontrolling gemäß PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment".

PRINCE2 differenziert die Aufgabe des Projektcontrollings zusätzlich nach Managementebenen. Der LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt. trifft mit dem Prozess "Lenken eines Projekts" (Directing a Project) die richtungsgebenden Entscheidungen, z.B. FreigabeFreigabeFreigabe ist die Bestätigung eines geplanten Ereignisses durch eine dafür befugte Person. Dies kann die Freigabe eines Produkts zur weiteren Bearbeitung, die Freigabe von Finanzmitteln oder die Freigabe einer nächsten Tätigkeit (Projekt, Phase, Arbeitspaket) sein. von Phasen- oder Ausnahmeplan. Der Projektleiter führt mit den Prozessen "Steuern einer Phase" (Controlling a Stage) und "Managen der Phasenübergänge" (Managing Stage Boundaries) auf operativer Ebene die Überwachung und Steuerung durch.

In der Komponente "Steuerungsmittel" (Controls) zählte PRINCE2:2005 als Zweck von Projektcontrolling auf:

In der aktuellen Version PRINCE2:2009 tritt an Stelle der "Komponente Steuerungsmittel" das "Thema Fortschritt". ("Komponenten" bzw. "Themen" bezeichnen bei PRINCE2 die Wissensbereiche.)

Der spezifische Ansatz für Controlling ist bei PRINCE2 das Zusammenspiel von Toleranzen und Management by ExceptionManagement by ExceptionManagement by Exception (MbE, Managen nach dem Ausnahmeprinzip) ist ein Führungsmodell, bei dem alle Management-Ebenen eigenverantwortlich ohne Einfluss der jeweils höheren Management-Ebene arbeiten, solange das vereinbarte Ergebnis innerhalb der gesetzten Toleranzen z.B. für Kosten und Zeit nicht gefährdet ist. Führung findet nur bei der Zielvereinbarung und auf Anforderung der unteren Ebene statt. Dabei besteht eine Pflicht zur Eskalation sobald erkennbar ist, dass eine Toleranz voraussichtlich überschritten wird.. Für die sechs Dimensionen der ProjektsteuerungProjektsteuerungProjektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten. (Zeit, Kosten, Umfang, Risiken, Produktqualität, Nutzen) gibt eine Managementebene jeweils Toleranzen an die untergeordnete Managementebene an. Diese agiert solange autonom, wie sie die Aufgabe innerhalb dieser Toleranzen erfüllen kann. Sobald absehbar ist, dass eine Toleranz überschritten wird, muss ein sog. Ausnahmebericht an die nächst höhere Managementebene erstellt werden.

PRINCE2 stellt das Projektcontrolling in den Kontext der Führungsaufgaben innerhalb eines Projekts. Projektcontrolling soll gewährleisten, dass die jeweils nächst höhere Managementebene folgende Führungsaufgaben ausüben kann:

  • Fortschritt überwachen
  • Erbrachte Leistungen mit dem Plan vergleichen
  • Pläne und Optionen hinsichtlich zukünftiger Situationen überprüfen
  • Probleme erkennen und Risiken identifizieren
  • Korrekturmaßnahmen einleiten
  • Weitere Arbeiten genehmigen

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