Für die interne Kontrolle, ob der geplante Kostenrahmen eingehalten wurde, wird eine Kostenabrechnung im Projekt in Form eines Projektkostenberichts oder einer Projektnachkalkulation erstellt. Darin werden die tatsächlich angefallenen Projektkosten in aussagefähigen Einheiten (Projektphasen, Teilprojekte oder Arbeitspakete) verdichtet und den ursprünglich geplanten Kosten gegenübergestellt.
Eine Kostenabrechnung wird häufig von Fördergebern verlangt, um einen strukturierten Nachweis aller im Projekt ausgegebenen Beträge zu erhalten. Dabei werden die vom Fördergeber vorfinanzierten Kosten anhand der Abrechnung belegt. Meist wird dabei die Form vorgegeben, die sich an der Struktur des vorausgegangenen Förderantrags orientiert.
Der Begriff der Kostenabrechnung wird hauptsächlich in der öffentlichen Verwaltung verwendet und bezieht sich auf bereits geleistete Vorauszahlungen, die anhand der Kostenabrechnung belegt werden.
