• Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter
• Verbrauchsmittel
• Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen
• Sachgemeinkosten
• Personalgemeinkosten
• Honorare und andere Zahlungen an Dritte
• Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.)

Der Projektmanager steht dabei in der Regel vor vier zentralen Problemen:

1. Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein (möglichst tagesaktuell)
2. Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden
3. Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden
4. Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen.

Wesentlich ist hierfür die projektbezogene Arbeitszeiterfassung der Projektmitarbeiter. Dies kann über Stundenzettel erfolgen, immer mehr werden aber hierfür rechnergestützte Prozesse eingesetzt. Unter Umständen genügt bereits diese Zeiterfassung, wenn alle anderen Aufwände entweder pauschaliert oder proportional zur Arbeitszeit angesetzt werden können.

Für alle anderen Kosten muss der Projektmanager eine mitlaufende Kalkulation durchführen, in der er die bereits buchhalterisch erfassten Kosten, das Obligo und die weiteren geplanten Kosten erfasst. Mit diesen Daten kann er dann einen Vergleich der Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Kostenplan durchführen.