Die ursprüngliche Projektkalkulation beruht auf Kostenschätzungen, vorläufigen Angeboten, Erfahrungswerten und Annahmen über den Projektverlauf. Die Projektkalkulation und der darauf basierende Kostenplan sind deshalb lediglich Prognosen und keine exakten, buchhalterischen Daten. Die tatsächlich eintretenden Kosten eines Projekts weichen in der Regel von der Kostenplanung ab. Die Aufgabe des Projektleiters ist es, durch Steuerungsmaßnahmen diese Abweichungen in einem akzeptablen Rahmen zu halten.

Um das Projekt wirtschaftlich steuern zu können, muss der Projektleiter deshalb vorausschauend die für das Projekt erforderlichen Ausgaben und Kosten auf dem aktuellen Stand halten. Die einfachste Methode hierfür ist die mitlaufende Kalkulation. Hierzu erstellt der Projektleiter eine Kopie der für das Projekt genehmigten Projektkalkulation, bzw. fügt in der Projektkalkulation eine weitere Spalte für die mitlaufende Kalkulation ein.

Die mitlaufende Kalkulation ist zunächst identisch mit der ursprünglichen Projektkalkulation. Nach und nach ersetzt der Projektleiter die einzelnen Positionen durch Ist-Werte oder durch verbesserte Prognosewerte. Es ist dabei nicht erforderlich, dass diese mitlaufende Kalkulation mit buchhalterischer Genauigkeit erfolgt, dies ist Aufgabe des Projekt-Controllings. Da Controlling aber immer erst im Nachhinein Abweichungen feststellen kann, ist es für eine erfolgreiche Projektsteuerung zu langsam.

Durch eine mitlaufende Kalkulation des Projekts versucht der Projektleiter daher, den jeweils aktuellen Erkenntnisstand (z.B. realisierte Preisnachlässe oder unvorhergesehene Mehraufwände) in seinen finanziellen Auswirkungen zu bewerten und frühzeitig wirksame Steuerungsmaßnahmen zu identifizieren, z.B. indem er den Umfang von Arbeitspaketen reduziert bevor sie beauftragt werden oder frühzeitig eine Erhöhung des Budgets beantragt.

Die einfachste Form der mitlaufenden Kalkulation unterscheidet nicht zwischen bereits angefallenen Kosten und geplanten Kosten. Wird zusätzlich diese Unterscheidung getroffen, muss geklärt werden, wie das Obligo, d.h. die bereits verbindlich für die Zukunft vereinbarten Ausgaben (z.B. beauftragte Lieferungen), in der mitlaufenden Kalkulation behandelt wird. Die zusätzliche Differenzierung nach Ist-Kosten und aktualisierten Kostenprognosen gibt dem Projektleiter zusätzliche Information über das noch nicht verwendete Projektbudget.

Die mitlaufende Kalkulation ist zu unterscheiden von der Zahlungsstromrechnung, die über die Liquidität und den Finanzmittelbedarf des Projekts Auskunft gibt.