Die Abrechnung per Aufwandsnachweis ist immer dann erforderlich, wenn die Vergütung eines Auftrags nicht per Festpreis, sondern nach Aufwand erfolgen soll. Dies ist unabhängig davon, ob ein Dienstleistungs- oder Werkvertrag geschlossen wurde.

Der Aufwandsnachweis umfasst alle Aufwände, die der Auftragnehmer mit dem Auftraggeber als fakturierbar vereinbart hat. Dazu zählen in erster Linie Arbeitszeiten, aber auch Materialkosten oder Abschreibungen auf eingesetzte Investitionsgüter.

Ebenso sollten die Vertragsparteien miteinander vereinbaren, wie und in welcher Detailliertheit der Aufwandsnachweis zu erfolgen hat. Zu klären ist insbesondere, wie genau die Zuordnung der Aufwände zu den erbrachten Leistungen erfolgen muss. Weiterhin ist die zeitliche Auflösung (z.B. Personentage oder Personenstunden) für den Arbeitszeitnachweis zu definieren.

Die seit 1.1.2009 ungültige DIN 69905 definierte Aufwandsnachweis als "Nachweis von im Rahmen einer Aufgabe entstandenem Aufwand".