Um aussagefähige Daten in der Projektkostenrechnung zu erhalten, ist eine Integration mit dem betrieblichen Rechnungswesen – insbesondere der betrieblichen Kostenrechnung – sinnvoll.

Erläuterungen und Kommentar

Zur Erfassung der Plan-und Istkosten für ein Projekt wird ein Buchungsobjekt benötigt. Idealerweise wird hierzu ein strukturierter Projektkostenträger verwendet, der neben den Plankosten mit allen projektbezogenen Bestellvorgängen, Rechnungen, und kalkulatorischen Gemeinkostenzuschlägen bebucht wird. Daten der Aufwandserfassung werden ebenfalls auf dieses Buchungsobjekt getätigt. Alternativ dazu ist der Einsatz einer Projektkostenstelle möglich.

Um eine optimale Unterstützung des Projektcontrollings zu erreichen, sollte die Projektkostenrechnung mit den verwendeten Projektstrukturen abgestimmt sein. Das bedeutet, dass die Struktur der verwendeten Projektkostenträger den im Unternehmen üblichen Planungseinheiten im Projekt (Projektstrukturplan PSP, Teilprojekte oder Arbeitspakete) entspricht.

Die Projektkostenrechnung liefert (zu Berichtszeitpunkten) eine automatisierte mitlaufende Kalkulation, die neben einer Gegenüberstellung der Plan- und Istkosten auch das projektbezogene Bestellobligo ausweist. Dieses Bestellobligo enthält die (verbindlichen) noch ausstehenden Rechnungswerte, was bei manuellen Aufstellungen nur mit hohem Aufwand zu ermitteln ist. Im Rahmen der Nachkalkulation ermittelt die Projektkostenrechnung den Projektdeckungsbeitrag, also die Differenz zwischen Erlösen und variablen Kosten des Projekts. Voraussetzung ist, dass alle dem Projekt zuordenbaren Kosten lückenlos auf den Kostenträger gebucht wurden.