Kostenträger werden üblicherweise Produkten oder Projekten zugewiesen, um das Ergebnis der betrieblichen Leistungserstellung aufzuzeigen. Dazu werden neben den dadurch verursachten Kosten auch die erzielten Erlöse auf die Kostenträger gebucht und anhand der Nachkalkulation der erwirtschaftete Deckungsbeitrag errechnet. Die Erlöse aller Projektkostenträger einer Periode ergeben summiert den Gesamterlös des Projektgeschäfts eines Unternehmens, die Summe der Erlöse aller Kostenträger ergibt den Unternehmenserlös.

Einsatzmöglichkeiten

In Unternehmen mit Kostenträgerrechnung wird bei der Initiierung eines Projekts auch ein Projektkostenträger angelegt, häufig eine alphanumerische Bezeichnung. Der Projektkostenträger besteht idealerweise aus einer Struktur, die eine Buchung auf Teilprojekte oder sogar Arbeitspakete zulässt und Teilergebnisse abbildet. Dies bildet die Anforderungen für das Projektcontrolling bzw. die mitlaufende Kalkulation optimal ab und ermöglicht beispielsweise den Einsatz der Earned Value Analyse oder die Rechnungslegung nach IFRS nach der Percentage-of-Completion-Methode.

Üblicherweise wird auf diesem Projektkostenträger die Kosten- und Erlösplanung des Projekts abgebildet, so dass auch eine finanzielle Erfolgskontrolle gewährleistet ist. Während der Projektdurchführung werden die Istkosten, also alle direkten Projektkosten (etwa für Sachmittel, Dienstleistungen, Mieten oder Personalkosten) sowie ggf. Gemeinkosten (als Umlage aus der betrieblichen Leistungsverrechnung) auf den Kostenträger gebucht. Die Buchung der Erlöse folgt bei Rechnungsstellung.

Nach Abschluss des Projekts wird der Projektkostenträger nach einer im Unternehmen festgelegten Nachlaufzeit buchungstechnisch geschlossen und anhand einer Projektnachkalkulation der erwirtschaftete Deckungsbeitrag des Projekts ermittelt.

Im Gegensatz zu fest eingerichteten, statischen Kostenstellen, die am betrieblichen Leistungsprozess beteiligt sind (Vertrieb, Produktionsplanung, Fertigungsabteilungen oder einzelne Maschinen etc.), die in der Kostenrechnung langfristig beibehalten werden, werden Kostenträger dynamisch bei Bedarf neu angelegt, bleiben nur für die Lebensdauer von Produkten oder Projekten erhalten und werden wieder geschlossen. Weit verbreitet ist die alternative Verwendung einer Projektkostenstelle, wenn keine Kostenträgerrechnung etabliert ist.