Beispiele für Gemeinkosten sind:

• Verwaltungskosten wie Personalverwaltung, Buchhaltung
• Kosten des Facility Managements wie Mieten oder Telefonkosten
• Nicht spezifische Sach- und Betriebsmittel (Papier, Lizenzen für Büro-Software)
• Nicht produktspezifische Werbemaßnahmen und Public Relations
• allgemeine Forschung- und Entwicklung
• Personalentwicklung (Fortbildung)
• Personalkosten für Führungskräfte

Gemeinkosten sind damit das Gegenteil von Einzelkosten, die spezifisch einem Kostenträger zugeordnet werden können. Unterschieden wird zwischen "echten Gemeinkosten" und "unechten Gemeinkosten". Während bei echten Gemeinkosten tatsächlich keine verursachergerechte Zuordnung möglich ist, findet diese Zuordnung bei unechten Gemeinkosten lediglich nicht statt, da der Aufwand dafür zu hoch wäre. Ein typisches Beispiel für unechte Gemeinkosten sind Kosten für Büromaterial, da die verursachergerechte Aufschlüsselung z.B. von Druckertinte einen unangemessen hohen Aufwand bedeuten würde.

Gemeinkosten werden den wertschöpfenden Prozessen über prozentuale Aufschläge auf die Einzelkosten, durch Pauschalen oder durch interne Leistungsverrechnung (sekundäre Gemeinkosten) zugeordnet.

Erläuterungen

Da es für die Kalkulation von Projekten keine Standards gibt, können Gemeinkosten auf unterschiedliche Art in die Projektkalkulation eingehen. Die einfachste Möglichkeit ist, die Gemeinkosten völlig außer Acht zu lassen. Dies kann bei rein internen Projekten aus Gründen der Einfachheit sinnvoll sein. Die zweite einfache Möglichkeit besteht darin, die spezifischen Kostensätze (Stundensätze für Personal und andere Ressourcen) so hoch anzusetzen, dass sie implizit bereits die Gemeinkosten abdecken. Dies ist weitgehend üblich bei Auftragsprojekten mit Dienstleistungscharakter (z.B. Beratung, Software-Entwicklung usw.).

Ist hingegen eine detaillierte Nachvollziehbarkeit der Projektkalkulation erforderlich, z.B. weil direkte Kosten und Gemeinkosten aus unterschiedlichen Quellen finanziert werden, sind grundsätzlich folgende Möglichkeiten der Gemeinkostenkalkulation möglich:

1. Prozentualer Gemeinkostenaufschlag auf die gesamten Projektkosten

Wenn alle Projekte einer Organisationseinheit eine sehr ähnliche interne Kostenstruktur aufweisen, können die Gemeinkosten durch einen prozentualen Aufschlag auf die Aufwandsschätzung ermittelt werden. Der Prozentsatz kann bestimmt werden, indem z.B. der Gemeinkostensatz des Unternehmens verwendet wird oder indem für einen Bezugszeitraum jeweils ein Gemeinkostensatz für Linienarbeit und Projektarbeit bestimmt wird.

2. Prozentuale Gemeinkostenaufschläge für unterschiedliche Projektkostenarten

Weisen die einzelnen Projekte eine unterschiedliche interne Kostenstruktur auf, so kann die Gemeinkostenkalkulation präzisiert werden, indem die einzelnen Kostenarten (Personalkosten, AfA, Materialkosten usw.) unterschiedliche prozentuale Aufschläge erhalten. So fallen z.B. für Personalkosten andere Gemeinkosten an als für Honorare an externe Mitarbeiter.

3. Laufzeitbezogene Gemeinkosten

Wenn Gemeinkosten unabhängig von den Einzelkosten sind, aber proportional zur Dauer eines Arbeitspakets, so müssen die Gemeinkosten abhängig vom Terminplan kalkuliert werden. Dies ist z.B. der Fall bei Raummieten. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Gemeinkosten nicht mehrmals in die Kalkulation eingehen, z.B. über die Gemeinkosten auf Personalkosten.

4. Produktbezogene Gemeinkosten

Erfolgt die Projektkalkulation produktbezogen, d.h. bezogen auf die Struktur des zu liefernden Produkts, so können Gemeinkosten auch durch prozentuale Aufschläge oder Pauschalen auf verschiedene Einzelleistungen kalkuliert werden. Beispielsweise können auf Dokumentationen Aufschläge für Bürokosten erhoben werden.